Як цифрові технології зроблять вас кращими за конкурентів?

Чому електронні документи ефективніші за паперові, як правильно організувати документообіг понад ста компаній, де перевіряти контрагентів та як проходити податкові перевірки саме з електронними документами? Репортаж із відкритої лекції

Як цифрові технології зроблять вас кращими за конкурентів? Репортаж із відкритої лекції - фото

Лекція “Ефективна компанія: як цифрові технології зроблять вас кращими за конкурентів“ відбулася в компанії EVO на початку жовтня.

Функції сервісу електронного документообігу 

Владимир Онучак - фото Про паперові документи, які вже в минулому, та переваги електронних розповів Володимир Онучак, керівник відділу продажів та служби підтримки користувачів онлайн-сервісу обміну документами «Вчасно».


Він назвав основні
функції сервісів електронного документообігу, які здатні зробити роботу будь-якої компанії значно ефективнішою:

«Одна з найзручніших функцій – внутрішнє погодження документів. Адже майже у кожній компанії документ, перш ніж потрапити до контрагента, проходить процедуру погодження різними фахівцями: наприклад, менеджер його складає, юрист і бухгалтер мають затвердити, а керівник  – підписати. Цифрові технології значно спрощують і пришвидшують цей процес, адже наприклад у сервісі «Вчасно» це погодження можна запустити за секунду, всім потрібним працівникам прийде сповіщення, і вони дуже швидко дадуть своє «добро». Якщо ж щось треба уточнити чи роз’яснити, можна скористатися функцією коментування просто у сервісі.

У компаніях, де свої підписи на документах мають поставити кілька осіб, працює почергове і паралельне підписання. При паралельному свої електронні цифрові підписи працівники можуть залишати у будь-якому порядку. Якщо ж потрібно, щоби підписи ставилися відповідно до посади, застосовується почергове підписання. Таких функцій у сервісі електронного документообігу дуже багато, і всі вони значно скорочують час створення й опрацювання документів, не кажучи вже про папір та заощадження коштів на поштових послугах, які дає перехід на електронні документи».

Процес переходу на електронні документи  – швидкий і простий. А якщо обрати для обміну хмарний продукт, зникне ще й потреба встановлювати окреме програмне забезпечення, адже такими сервісами можна користуватися просто з браузера.

Найпрогресивніший український бізнес вже готовий до впровадження технологій, активно застосовує їх для оптимізації робочих процесів і активно користується перевагами, які дають ці технології. Наприклад, тільки через сервіс «Вчасно» електронними документами обмінюються понад 50 тисяч компаній.

«Першою компанією, яка відчула переваги електронного документообігу зокрема й у фінансовому еквіваленті, став торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua. За перший рік користування сервісом «Вчасно» вони відправили понад 300 тисяч документів і заощадили 5 млн грн. На прикладі «Нової пошти» можна оцінити економію часу. Якщо порахувати, що на один папірець витрачається 1 хвилина, то за весь час роботи з електронними документами вдалося заощадити 4,5 тисячі робочих годин»,  – розповів Володимир Онучак.

Робота бухгалтерів з електронними документами

Більша частина роботи з документами у компаніях покладається на бухгалтерів. Найпрогресивніші фахівці у цій сфері вже перейшли саме на електронні документи.

Владлена Телендий - фото Як за допомогою сервісу електронного документообігу бухгалтер може одночасно обслуговувати багато компаній, розповіла Владлена Телендій, бухгалтер в компанії “Бюро Бумажкін”.

Фахівчиня вже рік користується сервісом та одночасно веде електронний документообіг понад ста компаній.

«Я веду документи певної кількості компаній в  одному обліковому записі. У своїй роботі активно користуюся зокрема функцією коментування. Якщо, наприклад, контрагент надіслав акт, і він мене не влаштовує, я пишу коментар. Цей коментар відображається на сторінці документу, а також надходить контрагенту на e-mail. Коментарі між співробітниками бачать тільки співробітники. Наприклад, директор надсилає коментар бухгалтеру сплатити акт або сплатити рахунок.

Як для бухгалтера мені дуже важлива інтеграція з 1C. Раніше я формувала документи, завантажувала їх в папку, а потім із папки завантажувала у “Вчасно”, потім призначала контрагента і підписувала кожен документ. Таким чином на обробку 50 документів таким способом я витрачала близько години. Зараз, завдяки інтеграції з 1C, документи масово завантажуються і масово підписуються, і в мене цей процес займає 10 хвилин»,  – поділилася власним досвідом роботи з електронними документами Владлена Телендій.

Як перевірити контрагента

Ще одним важливим аспектом для бізнесу є довіра до партнерів, з якими доводиться працювати. І це стосується як нових, із яким співпраця тільки починається, так і вже наявних. Аби бути впевненим у їх надійності, можна скористатися продуктами, які дозволяють перевіряти своїх контрагентів.

Максим Боровик - фото Про один із таких розповів на лекції Максим Боровик, експерт з комплаєнс компанії YouControl.

«Не тільки вигоду, на яку ми всі очікуємо, а й ризики компанії можуть нести різні контрагенти – і нові, й навіть ті, кого ми знаємо не перший день. Тут варто виокремити два види таких ризиків  – фінансові та репутаційні. Чомусь більшість компаній в першу чергу звертають увагу на фінансові ризики, які може принести контрагент. Тобто чи не шахрай він, чи не заплатить, чи не поставить товар. Про репутаційні ризики забувають, або ж узагалі не звертають уваги на них. Проте саме репутаційні ризики можуть зіпсувати наші стосунки й з іншими компаніями. Попередити ці ризики можна за допомогою цифрових технологій, і таку можливість надає система YouControl».

Законність електронного документообігу

Якщо такі переваги електронних документів, як швидкість, зручність і значна економія ресурсів уже не викликають запитань у бізнесу, то запитання про законність іще виникають. 

Светлана Рудюк - фото На тому, що електронні документи дозволені чинним українським законодавством, на лекції наголосила Світлана Рудюк, юристка, яка спеціалізується на податковій практиці.

«На даний момент можливість використання і подання контролюючим органам саме електронних документів дозволена чинним законодавством. Безпосередньо під час перевірки документів електронний формат дає набагато більше додаткових можливостей подання документів, перевірки їх юридичної чинності. Під час перевірки електронні документи визнаються Державною фіскальною службою (ДФС) ще з моменту  вступу в дію Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Та й в низці листів, які надходять до головного офісу платників податків, йдеться про те, що регіональні відділення ДФС мають сприяти тому, щоб забезпечувався саме електронний документообіг».

Повний запис лекції доступний за посиланням https://youtu.be/L31Qjqy9lJA