6 причин перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот уже оценили многие крупные компании Украины: он позволяет оптимизировать бизнес-процессы и существенно сэкономить. Как это работает?

Тамара Кучугурная, директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно».

Вопреки стереотипам, электронные документы имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные, поэтому не стоит бояться изменений. Уже есть опыт использования их в судебных делах и во время налоговых проверок.

Так что же представляет собой электронный документ? Это файл, который содержит те же реквизиты, что и бумажный, но в нем еще есть метка времени, которая показывает, когда документ был подписан. Когда он подписывается при помощи ЭЦП (электронной цифровой подписи), формируется определенный шифр, подтверждающий, что документ не был изменен после подписания.

К примеру, есть два партнера, которым нужно обмениваться документами. Один из них загружает файлы в сервис, указывает e-mail получателя, подписывает документы с помощью ЭЦП и отправляет контрагенту. В то же время, партнер получает приглашение в сервис электронного документооборота, проверяет документ и ставит свою электронную подпись. Документ завизирован у двоих партнеров в течение буквально пары минут!

В электронном виде можно обмениваться практически любыми документами, которые не заверяются у нотариуса. В основном это договоры, первичная документация, расходные накладные, заявки на перевозку грузов и т.д.

В чем же преимущества и почему стоит отказываться от бумажных документов в пользу электронных?

1

Это намного дешевле

Вам больше не нужно печатать документы, тратить деньги на конверты, бумагу и доставку. Мы посчитали, что в среднем отправка одного документа стоила нам 17 гривен. И на опыте Zakupki.Рrom.ua, где мы уже год используем сервис «Вчасно», мы сэкономили таким образом 5 млн гривен, отправив больше 300 тыс. документов.

2

Экономия времени

В сервисе электронного документооборота “Вчасно” есть возможность массовой подписи. Обработка тысяч файлов происходит буквально в несколько кликов. Больше нет стопок бумаг, которые вручную надо подписывать, а потом еще каждую упаковывать в конвертик. Документы моментально попадают к вашим партнерам, что ускоряет бизнес-процессы, а значит, сделки и оплаты происходят быстрее.

3

Скорость и сохранность

Можно моментально находить нужные документы без долгого копания в архивах. Кроме того, бумажные носители часто теряются, их можно повредить, электронные же находятся в независимых дата-центрах в трех экземплярах, вероятность того, что какой-то из них потеряется – практически нулевая.

4

Контроль статусов подписания

Благодаря этому процесс подписания становится полностью прозрачным для двух сторон. Вы в любой момент можете узнать, в каком статусе находится документ, видел ли его ваш партнер, оставил ли какие-то комментарии и т.д.

5

Доступ к документам 24/7

Вы можете работать с документами с мобильного телефона, компьютера, планшета, находясь даже за границей. Наш клиент «OLX» таким образом сэкономил 260 человеко-часов за 8 месяцев работы. И чем больше у вас документов, тем больше времени сотрудников вы сэкономите.

6

Гарантия подлинности

Нельзя подделать ЭПЦ, вы всегда будете знать, кто именно подписал тот или иной документ и когда. Файлы хранятся в течение указанного законодательством времени, но его, естественно, можно продлить при необходимости. Также можно организовывать собственные локальные архивы.

Что же нужно для перехода на электронный документооборот?

Для начала – прописать в учетной политике переход предприятия на такой документооборот. Затем выбрать сервис, в котором вам будет удобно это сделать. Далее – сообщить об этом партнерам, а лучше зафиксировать переход на электронный документооборот в допсоглашениях или публичной оферте. Вы можете начинать работать!