Онлайн-площадка для проведения государственных и коммерческих закупок Zakupki.Prom.ua перевела более 6 тыс. клиентов на электронный документообмен через сервис «Вчасно»
Электронная торговая площадка Zakupki.Prom.ua (участник систем ProZorro, ProZorro.Продажі, RIALTO), заменяет бумажный документооборот электронными документами с ЭЦП (электронно-цифровой подписью). Значительное количество клиентов площадки, 6 тыс. компаний, уже переведены на электронный документооборот через онлайн-сервіс «Вчасно». В планах компании со временем полностью отказаться от бумажных документов и перевести на электронный документооборот всех клиентов торговой площадки.
Николай Жандоров
Руководитель торговой площадки Zakupki.Prom.uaЕжемесячно мы подписываем и рассылаем контрагентам более 20 тыс. документов. Благодаря переходу на электронный документооборот мы каждый месяц экономим более 200 тыс. грн только на почтовых расходах. Кроме того, благодаря сервису электронного документооборота существенно снижается нагрузка на бухгалтеров.
Замена бумажного документооборота на электронный произошла за один день. Больше времени потребовала синхронизация всех контактов: в частности, выяснилось, что не у всех компаний-контрагентов были электронные адреса. Также пришлось столкнуться со страхом бухгалтеров перед опцией массовой загрузки и подписания документов, однако со временем они оценили удобство такой возможности. Сейчас контрагенты Zakupki.Prom.ua работают с сервисом бесперебойно.
Результаты перехода на электронный документооборот компания ощутила уже в первые недели работы. Исчезли просьбы прислать дубликаты документов и звонки с вопросом «Когда будут мои документы, почему их до сих пор нет?» Всё решается письменно, в комментариях к документу. Существенно выросла и скорость работы. «Загрузить 1000 документов за отчетную неделю сейчас занимает несколько минут, а не часов или дней, которые раньше тратили на печать, подписание, доставку. Обнулилось время ожидания, повысилась лояльность клиентов. Если раньше типовой документ можно было ждать неделями, теперь уведомления приходят за секунды», — объясняет преимущества электронного документооборота Николай Жандоров.
По словам руководителя онлайн-сервиса «Вчасно» Оксаны Ферчук, работа с таким мощным клиентом как Zakupki.Рrom.ua, очень интересна: с одной стороны, клиенты электронных торговых площадок хорошо разбираются в интернет-технологиях и активно пользуются ЭЦП. С другой, не все клиенты сразу осознают преимущества электронного документооборота, некоторые сомневаются в легальности такого способа обмена документами.
Оксана Ферчук
У нашего сервиса есть просветительская функция: научить украинские предприятия пользоваться электронными документами. На это потребуется некоторое время. Замена бумажной переписки на письма по электронной почте продолжалась десятилетие. Но я уверена, переход на электронный документооборот произойдёт значительно быстрее.
Чтобы облегчить клиентам переход на работу с электронными документами, «Вчасно» открыл телефонную горячую линию, регулярно проводит бесплатные семинары в разных городах Украины, проводит личные встречи, Skype-презентации и e-mail-консультации.
Онлайн-сервис «Вчасно» (проект группы компаний EVO) предназначен для обмена, подписания и сохранения любых юридически значимых документов: соглашений и договоров, актов выполненных работ, счетов и т. д. Сервис работает со всеми видами ключей ЭЦП. Онлайн-принцип работы сервиса не требует отдельного обучения или установки на компьютер дополнительного ПО: для начала электронного документооборота нужен только компьютер, подключенный к интернету.
