Якщо бізнес зростає, з’являються наймані працівники, не вистачає часу вчасно обслуговувати клієнтів та стає все складніше тримати необхідну інформацію в голові або в зошитах — потрібно задуматися про встановлення системи обліку.
Як вибрати таку, що найбільше відповідає потребам, і які перші кроки необхідно зробити, розповів Андрій Конішевський, керівник із розвитку продукту Вчасно.POS.
Це матеріал із серії «Ведемо бізнес просто, швидко та вчасно» — підбірка порад, як вирішувати проблеми, з якими часто стикаються підприємці. З іншими статтями можете ознайомитися за посиланням.
Навіщо автоматизувати
Будь-який облік є необхідним, коли він фактично забезпечує життєдіяльність бізнесу. Уявіть, ви приходите у кав’ярню. Сідаєте за столик, замовляєте каву, круасан та омлет. І чекаєте. Далі є можливими два сценарії. Перший: офіціант лише натискає на кнопку в планшеті — і замовлення вже в роботі. На кухні та в барі є принтер, з якого працівники миттєво отримують папірець із замовленням. Другий: офіціант спочатку йде на кухню і передає замовлення на їжу, а потім у бар — на каву. Перший варіант — це лічені хвилини. Другий — скоріше за все чекати на свій сніданок, а потім і рахунок, ви будете довго. А це ймовірно зменшить ваше бажання коли-небудь сюди повернутися.
Така магія швидкої обробки замовлень можлива лише із системою обліку. Саме через це кав’ярні більш автоматизовані за магазини, наприклад.
А отже головна задача, яку вам вирішить система, — це якісне обслуговування клієнтів. Одним із основних маркерів, який має наштовхнути вас на роздуми про встановлення системи обліку, є поява найманих працівників — принаймні одного.
Як вибрати систему
На вибір рішення впливає, в першу чергу, специфіка вашої галузі. Чи маєте ви великий ресторан чи кав’ярню або фуд-корт. У вас магазин біля дому або ви маєте мережу пивних магазинів. У кожного з сегментів є свої особливості. Важливо вибрати систему, яка б усе це враховувала, і в якої є консультанти, які порадять, як краще налаштувати процеси з огляду на вашу специфіку.
Перший крок. Спочатку треба визначитися з базовими процесами і власною специфікою. Наприклад, ви продаєте м’ясо. Цей товар швидко псується, тому замовлення мають бути оперативними. Він ваговий, а отже необхідною є інтеграція системи з вагами. Постачання товару щоденне — треба контролювати залишки. А ще з м’яса стікає рідина, і коли товар доїде до замовника — вага зміниться. Це все важливо врахувати і відповідно налаштувати систему. Вибирайте таку, яка вирішує всі ваші потреби.
Другий крок. Після оцінки функціональності ви вже зможете викреслити те, що не підходить під ваші вимоги. Далі розрахуйте бюджет. Важливо врахувати як вартість запуску, так і вартість утримання. На цьому етапі необхідно визначитися, чи варто встановлювати систему на своєму боці або вигідніше залучати підрядника із SaaS-рішенням (програмне забезпечення як послуга, як правило, це хмарні рішення). Власний досвід та досвід наших клієнтів доводить, що лише великі мережеві ресторани або магазини можуть дозволити собі розробку власного рішення. Тому що це потребує занадто багато ресурсів: і на впровадження, і на підтримку. Значно вигідніше купити готове хмарне SaaS-рішення, яке не вимагає встановлення додаткового програмного забезпечення, а дозволяє працювати в онлайні.
Третій крок. Розпитайте колег по ринку, хто чим і як користується. Відгуки реальних користувачів містять багато цінної інформації. А ще в ідеалі спробувати власноруч. Деякі сервіси надають таку можливість. Наприклад, хмарна система обліку Вчасно.POS має безкоштовний тестовий період на 14 днів. Важливо переконатися, наскільки якісно працює служба підтримки. Від цього залежить, чи не залишитеся ви потім сам на сам із проблемами, які виникатимуть. Перевірте, чи система, яку вам пропонують, може працювати на вашому обладнанні — це критично важливо. Особливо, якщо ви маєте певну галузеву специфіку: принтери, сканери штрихкодів, ваги, програмна каса, тощо. Ідеально, якщо система вже інтегрована з цифровою касою — як, наприклад, Вчасно.POS. Так ви ще й заощадите на необхідності обслуговувати традиційні залізні касові апарати.
З чого почати запуск
Спочатку треба визначитися, що ви продаєте: меню (у випадку кав’ярні), номенклатура, ціни. Це важливо, тому що у кожного виду товару є своя специфіка. Наприклад, у супермаркеті на кожному товарі є штрихкод. На касі він зчитується. І у касира не виникає запитань, який товар і за яку ціну він має продати. В магазині взуття є штрихкод і ще потрібно вказувати розмір. А от крамниця розливного пива, приміром, працює інакше: там пиво на вагу, і пляшка може бути включеною до ціни або ні. І продавець має чітко знати, як йому рахувати. Такі на перший погляд дрібниці, але з ними треба визначитися на початку і відповідно налаштувати систему. Від цього залежатиме в подальшому швидкість обслуговування клієнтів.
Ви можете самі визначити, як це має бути. Або звернутися за порадою до фахівців обраного сервісу. У них вже мають бути напрацьовані практики. Це головне: визначитися, як працюватиме система — до деталей. Все заради швидкого та якісного обслуговування.
Після того, як визначилися з ідентифікацією товарів у системі, треба налаштувати, за якою ціною продавати: націнки, знижки, акції.
Що отримаєте
В першу чергу, якісна система обліку прискорює процеси та обмін інформацією. А отже й обслуговування клієнтів. Це чи не найголовніша мета автоматизації — задоволені покупці або відвідувачі, які ще не раз повернуться до вас.
Також ви зможете простіше замінювати персонал. Легше показати, на які кнопки натискати, ніж пояснювати заплутані схеми, що це рахуємо так, а це — інакше.
Дуже суттєвий результат від встановлення системи обліку — унеможливлення внутрішніх крадіжок. На жаль, бувають випадки, коли контроль за знижками та встановленням цін дозволив заробити більше при тому ж самому обсягу продажів, що й до автоматизації.
І, звичайно, ви отримаєте якісний облік. Ви знатимете точно, скільки і на чому ви заробляєте, що необхідно закупити.
Саме в такій послідовності й варто замислюватися про автоматизацію. Боротьба з крадіжками, ефективні закупівлі товарів — звісно, це важливо. Але якщо ваш клієнт прийшов і півгодини простояв у черзі або годину чекав рахунок, бізнес не виживе. Якісний конкурент швидко витисне з ринку.
