Избавиться от бумажных договоров, сэкономить деньги, ресурсы и человеческие трудозатраты, значительно ускорить процесс обмена документами может электронный документооборот. Как внедрить его в своей компании?
За последние несколько лет технологии кардинально изменили нашу жизнь: мы не задумываясь оплачиваем коммунальные счета с мобильного по пути на работу, покупаем билеты на поезд в несколько кликов, меряем одежду в виртуальной примерочной и заказываем ее из любой точки земного шара. Но как только речь заходит о бизнес-процессах, на арену выходят горы бумаг, подписанных, проштампованных, запакованных в конверты и отправленных вручную. Однотипная механическая работа с документами — реалии 99% компаний в Украине. Огромное количество времени, денег и человеческих ресурсов расходуется впустую в то время, как для перехода на цифровые бизнес-процессы готово фактически все — от законодательной базы до специализированных сервисов, которые обеспечивают простой и удобный электронный документооборот.
 |
О нюансах перехода на электронный документооборот рассказывает Оксана Ферчук, руководитель сервиса «Вчасно» |
Аналоговые VS цифровые бизнес-процессы
Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи (ЭЦП). То есть это возможность подписывать, комментировать, отправлять и получать документы онлайн, а также хранить их в безопасном “облачном” архиве.
Поиск любого документа в “облачном архиве” занимает считанные секунды, его невозможно “изъять” или потерять, что помогает при любых проверках. И, что особенно важно для руководителя любого бизнеса, появляется возможность отследить любые действия сотрудников при работе с документами, что значительно снижает вероятность махинации с документами.
Удобно — ок. Законно ли?
С легкой руки ГФСУ (Государственная Фискальная Служба Украины) сегодня каждое предприятие в Украине уже использует ЭЦП. Обязав предприятия подавать отчетность в электронной форме, ГФСУ научила украинских бухгалтеров не бояться электронных документов и пользоваться ЭЦП. Правда, до сих пор многие предприниматели ошибочно полагают, что ЭЦП — это инструмент исключительно для налоговой. В то время как ЭЦП подходит для подписания всех документов — как при работе с бизнес-партнерами, так и при работе с госструктурами. Электронный документ, подписанный в соответствии с требованиями законодательства, имеет такую же значимость, что и бумажный с печатью и подписью. Согласно закону Украины “Про електронні документи та електронний документообіг” и закону “Про електронний цифровий підпис”, вся первичная документация может вестись и храниться в электронной форме.
Последний барьер на пути к тотальной оцифровке бизнес-процессов — проведение электронных проверок без выезда налоговиков на предприятие. Соответствующий регламент уже разрабатывается ГФСУ.
Ничего не мешает перевести бизнес-процессы в электронный вид на своем предприятии уже сейчас, тем более что это можно сделать меньше чем за один день. Это возможно благодаря появлению простых и удобных в использовании SaaS (software as a service) сервисов, которые стоят дешево и внедряются на предприятии быстро. Один из них — онлайн-сервис электронного документооборота “Вчасно”, который предназначен для обмена, подписания и хранения любых юридически значимых документов: договоров, актов выполненных работ, счетов. Он работает со всеми видами ЭЦП. Сегодня с сервисом уже работает более 5 тысяч украинских предприятий. Зарегистрировать компанию и начать работу можно за считанные минуты.
5 шагов к электронному обмену документами
Зарегистрироваться
Зарегистрировать компанию в сервисе занимает примерно столько же времени, сколько написание этого абзаца. Необходимо ввести реквизиты компании и контактные данные.
Все, первый шаг пройден. Вы готовы к работе.
Выбрать тарифный план
Следующий шаг займет еще меньше времени: нужно прикинуть, сколько документов вы отравляете ежегодно, и выбрать оптимальный тарифный план.
Чем больше документов вы отправляете, тем дешевле стоимость каждого отправленного документа. Первые 10 документов можно отправить бесплатно, и заодно протестировать сервис.
Удостовериться, что контрагенты готовы принять от вас документы в электронном виде
Убедитесь, что у вас есть корректные электронные адреса ваших контрагентов, и они ждут от вас документы онлайн. В вашей оферте должно быть указано, что стороны соглашаются на электронный обмен документами.
Как только вы отправите первый документ через онлайн-сервис конкретному контрагенту, он получает приглашение зарегистрироваться и уведомление о том, что от вас пришел документ, который нужно просмотреть и подписать.
Если контрагент уже есть в системе “Вчасно”, то он просто получит уведомление о новом документе. Использование сервиса для ваших контрагентов бесплатно.
Подготовить сотрудников
Чтобы исключить нежелательные сюрпризы в работе и повысить эффективность перехода на цифровые бизнес-процессы, стоит объяснить сотрудникам, почему принято такое решение и как работает сервис.
Сотрудники, которые работают с клиентами, должны увидеть все процессы хотя бы раз, чтобы они понимали, как это происходит, и могли ответить на вопросы клиентов, которые на первых этапах, как минимум, могут поинтересоваться деталями.
Бухгалтерам, которые будут непосредственно работать с сервисом, нужно помочь разобраться в том, как отправлять документы и подписывать их массово.
Начать полноценную работу с электронными документами
Получить-подписать-отправить — это, конечно, очень упрощенный сценарий работы. Все документы в системе на любом этапе до подписания можно комментировать. Преимущество этой опции в том, что компании не нужно увеличивать количество сотрудников, которые будут принимать звонки — общаться можно в чате.
Опыт внедрения системы электронного документооборота на предприятии: кейс Zakupki.Prom.ua
- Zakupki.Prom.ua – электронная торговая площадка, на которой проходят государственные и коммерческие тендеры, а также аукционы по продаже госимущества. Это проект группы компаний EVO, крупнейшая площадка-участник электронных систем ProZorro, ProZorro.Продажі и RIALTO.
- Более 10 тысяч активных контрагентов в год.
- Документооборот – до 20 тысяч документов в месяц.
- Время, затраченное на полный переход на электронный документооборот – 2 недели.
- Экономия 50 тысяч гривен в месяц только на почтовых расходах.
Самый трудоемкий этап при переходе на электронный документооборот — это синхронизация контактов, которая заняла примерно 2 недели. Например, оказалось, что не у всех из более чем 10 тысяч компаний-контрагентов были электронные адреса. Также бухгалтеры с опаской относились к массовой выгрузке и массовому подписанию документов. Однако система работала уже с первого дня.
Ключевые изменения, которые произошли после перехода на электронные документы:
- Улетучились запросы с просьбой прислать дубликаты документов и звонки с вопросом «когда будут мои документы почему их еще нет?». Все решается письменно в комментариях к документу.
- Скорость работы существенно возросла. Загрузить 1000 документов за отчетную неделю — это минуты, а не часы и дни, которые раньше уходили на распечатку, подписание, упаковку и отправку документов.
- Снижены затраты на закупку бумаги и конвертов. Даже при максимальном тарифе 2 грн за документ в сервисе «Вчасно» — это в 2,5 раза дешевле, чем отправка бумажного документа по почте. Казалось бы, мелочь, но таким образом удалось сэкономить десятки тысяч гривен.
- Обнулилось время ожидания и, как следствие, повысилась лояльность клиентов. Если раньше типовой документ можно было ждать неделями, то сейчас уведомления приходят моментально.
Электронный документообмен — повсеместная реальность завтрашнего дня. Чем быстрее вы это поймете и чем скорее воспользуетесь преимуществами электронного документооборота, тем больше выиграет ваша компания.
