Электронный документооборот завоевывает бизнес. На какие функции обратить внимание, выбирая сервис онлайн-обмена документами?
Компания, которая отказывается от бумажных документов и переходит на электронный документооборот, получает несколько существенных выгод.
Во-первых, это экономия денег, которые раньше тратились на распечатывание, подписание, упаковку и отправку документов. При больших объемах документации экономия может составлять миллионы гривен, как было у торговой площадки Zakupki.Prom.ua, которая за год использования сервиса онлайн-обмена документами сэкономила 5,057 млн грн.
Во-вторых, существенное ускорение подписания и обмена документами с партнерами.
В-третьих, освобождение сотрудников от рутины и возможность распределить их рабочее время на другие, более творческие задачи. В целом это дает увеличение эффективности работы, к чему стремятся в каждой успешной компании.
Удобство и скорость обмена электронными документами зависят от того, какие функции доступны в сервисе онлайн-документооборота. Важно, чтобы кроме стандартной возможности подписывать и обмениваться документами работали еще и те функции, которые сделают документооборот максимально быстрым и удобным для пользователей. На что обратить внимание?
Внутреннее согласование документа
Часто перед отправкой контрагентам документ документ еще согласовывается разными сотрудниками внутри одной компании. Удобно, когда это можно сделать непосредственно в сервисе для электронного документооборота: нужным сотрудниками приходит просьба согласовать уже сформированный документ, они делают это и ответственное лицо уже согласованный документ отправляет на подписание контрагенту.
Кейс «Новой почты»
Компания «Новая почта» согласовывает в сервисе «Вчасно» входящие акты выполненных работ от поставщиков. Сначала документы согласовывает менеджер, который занимается закупкой, после этого руководитель департамента накладывает свою электронно-цифровую подпись. Такой способ взаимодействия очень удобен для них, поскольку сотрудники находятся в распределенных офисах в разных городах.
Поочередное и параллельное подписание документов несколькими сотрудниками
Некоторые документы требуют не одной, а нескольких подписей от каждой из сторон. Например, первым должен подписать менеджер, потом бухгалтер и только потом – директор. Сервисы электронного документооборота позволяют это сделать в течение нескольких минут. Тому сотруднику, чья очередь подписывать, приходит оповещение.
Если нет разницы, кто из сотрудников компании должен подписать документ первым, они могут сделать это одновременно. В процессе подписания они не помешают друг другу.
Проверка, кто из контрагентов пользователя зарегистрирован в этом сервисе
Этот функционал очень важен для компаний, которые только перешли на электронный документооборот. Он позволяет проверить, кто из контрагентов компании работает именно в этом сервисе и с кем в первую очередь можно начать обмениваться электронными документами.
Моментальное приглашение незарегистрированных контрагентов в сервис
Если же сотрудник компании не нашел своих контрагентов в сервисе, он может пригласить в него всех, с кем он планирует обмениваться документами. Например, в сервисе «Вчасно» отправить приглашения всем компаниям-партнерам можно всего за 1 минуту в несколько кликов.
Создание локального архива подписанных документов
Многие компании уже поверили в электронный документооборот и отказались от бумажных архивов. Но всё же они чувствуют себя спокойнее, когда знают, что все документы хранятся на их компьютере или на другом носителе. Для таких пользователей доступна функция массового скачивания документов из личного кабинета компании.
Настройка прав доступа к документам разным сотрудникам компании
В крупных компаниях с документами работает много разных сотрудников. Иногда нужно, чтобы определенные специалисты имели доступ только к тем файлам, с которыми они непосредственно работают Для таких случаях в сервисах можно настраивать права доступа. Делать это могут администраторы компаний.
Выгрузка действий всех сотрудников за последние 30 дней
В любую минуту руководители компаний могут проверить, как их специалисты работают с документами. Для этого есть функция выгрузки всех действий сотрудников, которая доступна администраторам. Всё выгружается на компьютер в формате csv (текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных). Файл можно открыть, например, в excel, и уже в самой таблице сортировать данные по сотрудникам, типу действий, дате.
Перелинковка документов
Часто сделки между предприятиями – это не один, а много разных документов. И когда в сервисе есть возможность добавлять к главному документу дочерние, это очень упрощает жизнь компании. Ведь так все документы, которые подписываются в ходе выполнения сделки, собираются в одну группу, где их легко найти.
Обработка для 1С на управляемых формах
“Управляемые формы» – это новая версия платформы 1С, предназначенная для большей гибкости пользовательского интерфейса и работу через веб. Если сервис электронного документооборота, которым пользуется компания, не интегрирован с 1С, важно, чтобы документы из 1С все равно можно было выгрузить.
Возможность продолжить подписание в случае отключения интернета
Большие компании часто подписывают документы большими партиями – несколько тысяч, а иногда и десятки тысяч за один раз. В случае, если в ходе массового подписания документов во «Вчасно» прерывается интернет-соединение, то процесс подписания не прерывается, а всего лишь приостанавливается до момента, когда возобновится подключение. Это позволяет ставить на подписание любое количество документов и отвлечься на другую задачу.
За последние полтора года компаний, которые отказались от бумажного документооборота и начали обмениваться документами онлайн, стало значительно больше. Только в сервисе «Вчасно» на данный момент работает более 35 тысяч компаний, среди которых «Нова пошта», Work.ua, Укрпошта, группа компаний Деливери, Speak UP, Portmone и другие.
