Отказ от бумажных документов, переход на электронный документооборот, дающий экономию денег и ресурсов – путь, по которому идет ПАО «Укрпочта»
Счета, акты выполненных работ, списки сгруппированных отправлений (формы 103) и возвраты (формы 101) – все эти документы «Укрпочта» будет отправлять в электронном виде. Обеспечивать обмен документами онлайн для «Укрпочты» будет сервис «Вчасно».
 |
Как проходил процесс перехода к электронному документообороту, рассказывает Антон Скоков, руководитель команды по внедрению онлайн-сервиса «Вчасно». |
История нашего сотрудничества с «Укрпочтой» началась в 2017 году. Новое руководство компании заявило о глобальном обновлении бизнес-процессов, и вскоре речь зашла о переходе на современную форму электронного документооборота. У «Укрпочты» множество контрагентов, и команда «Вчасно» взялась за амбициозную задачу – предложить всем им удобный сервис, который помог бы упорядочить процесс обмена документами.
Первые шаги
Значимую часть бумажного документооборота занимала так называемая «Форма 103» – список сгруппированных отправлений. Компании, которые осуществляют регулярные отправки через «Укрпочту», привозят в пункт приема (ЦОКК) целые пачки таких бумаг. Эти документы сотрудники «Укрпочты» проверяют в ручном режиме, подписывают и передают в бумажный архив – огромное количество трудозатрат и бумаги.
Чтобы перейти на электронный вид этой формы, «Укрпочта» выбрала сервис «Вчасно». Это простое, интуитивно понятное IT-решение, работать c «Вчасно» можно в браузере, не устанавливая программное обеспечение на компьютеры. Кроме того, «Вчасно» – украинский продуктовый сервис, наша команда близко общается с клиентами и всегда учитывает их потребности; мы готовы оперативно реагировать на запросы клиентов, разрабатывая и внедряя дополнительные функции.
Изучив наш функционал, «Укрпочта» предложила своим клиентам отправлять Форму 103 через сервис «Вчасно». Первопроходцами стали компании «Леттер Пак» и «Франко Пак», они уже больше года отправляют Формы 103 в ЦОКК №5 в Киеве в электронном виде. Еще на старте сотрудничества в «Леттер Пак» оценили преимущества: утверждали, что обмен документами стал гораздо быстрее, ведь исчезла необходимость печатать, подписывать ручкой и ставить штампы вручную. А такое стремление «Укрпочты» работать с технологиями позволило «Леттер Пак» пользоваться удобными и комфортными сервисами.
Контроль процессов
Следующим этапом развития сотрудничества «Укрпочты» и «Вчасно» стал перевод в электронный вид документа-заявки в одном из самых прогрессивных подразделений компании – департаменте закупок.
После общения с сотрудниками этого департамента «Укрпочты» мы поняли, что самая актуальная проблема с этими документами – фиксация даты и времени, когда поставщик получил заявку на закупки. Мы решили эту боль клиента: во «Вчасно» есть возможность зафиксировать, когда документ (заявка) был получен поставщиком и когда он его просмотрел.
Эта информация помогла сотрудникам департамента закупок «Укрпочты» контролировать поставщиков, так что помимо экономии ресурсов переход на электронный документооборот помог решить проблему с нарушением сроков поставок.
Будущее без бумаги
Переход «Укрпочты» на электронные документы в работе с юрлицами стал логичным продолжением сотрудничества длиною в год. Теперь электронными стали Форма 103 (список сгруппированных отправлений), Форма 101 (реестр возвратов отправлений), Счет-фактура и Акт выполненных работ. Таким образом, по целому сегменту клиентов все документы «Укрпочты» в ближайшем будущем будут уже в электронном виде. Теперь клиентам не нужно везти с собой пачки, а иногда и целые коробки документов, чтобы отправить груз. И это существенно снижает затраты и увеличивает скорость обработки этих документов.
Отказ от бумажных документов в нашей стране становится всё более массовым. Электронными документами только через сервис «Вчасно» обмениваются уже 47 тысяч украинских компаний. И то, что такие огромные государственные компании как «Укрпочта» готовы использовать цифровые решения для упрощения процессов – для нас отличный знак. Не стоит бояться внедрения технологий, а нужно использовать их возможности по максимуму.
