Закупки в системе RIALTO: экономия, практичность и удобство. Кейс сети Watsons

Специалист отдела закупок Watsons Наталья Бутунец поделилась своим опытом проведения электронных закупок.

Быстрее, практичнее, экономнее

Система электронных тендеров – это реальный способ оптимизировать процесс закупок, привлечь как можно больше поставщиков. В основном мы пользуемся ею в том случае, когда всю закупку можно свести к единой цене на товар/услугу, по которой и будет проходить редукцион. Например – складская техника, канцтовары, торговое оборудование и т.д. Иногда закупаем продукты питания, различные услуги. По большей части, при закупке товаров из этих категорий главный фактор – это цена.

Такую цифру удалось подсчитать по результатам года. Бывают случаи, когда цена падает вдвое, а то и втрое. Например, по результатам электронных торгов на закупку стретч-пленки для склада было сэкономлено 18%, металлических стеллажей – 29%. Что примечательно, на качестве товара это не отразилось.

Конечно, бывают ситуации, когда за самую низкую цену предлагают товар, качество которого весьма сомнительно. Тогда приходится выбирать тех, кто на аукционе занял второе, третье место. Но мы стараемся избегать таких ситуаций. Тут важно правильно составить тендерную документацию и детально прописать все требования к товару или услуге. Тогда у поставщиков будет меньше возможностей предлагать некачественный товар.

В некоторых случаях мы проводим двухэтапные торги. Это позволяет нам сначала поближе «познакомиться» с товаром, просмотреть/протестировать возможные варианты, отсеять не соответствующие нашим требованиям предложения. И поставщиков, которые предоставили достаточно качественную продукцию, допускаем во второй этап, где они торгуются между собой. Таким способом мы проводили закупку пакетов для фасовки товаров в наших магазинах. На первом этапе мы запросили образцы, одному поставщику пришлось отказать. А поставщики, предоставившие качественные образцы, были допущены ко второму этапу.

Таким же образом сейчас планируем закупать кофе. Дело в том, что мы не определились с торговой маркой. Основной фактор для нас – это цена. Но жертвовать качеством мы тоже не можем. Потому вначале попросим прислать «пробники», посмотрим, протестируем, попробуем на вкус, и тогда уже будем проводить непосредственно торги.

Есть, конечно, некоторые категории товаров, которые мы не можем закупать через систему электронных торгов. Это может быть специфическое торговое оборудование, которое нам нужно тестировать на протяжении некоторого времени или делать на заказ. Есть некоторые закупки, где сложно определить итоговую стоимость, потому что важны неценовые факторы. В этой ситуации мы прибегаем к более традиционному способу – проводим переговоры и затем запрос коммерческих предложений.

Ещё один плюс электронных торгов  в том, что по некоторым категориям товаров/услуг мы проводим тендер один раз в год. То есть, если мы выбрали контрагента, у него оптимальное соотношение цены и качества, то мы закупаемся у него на протяжении года. Но бывают ситуации, когда поставщик решает повысить цену в период действия Договора и, соответственно, не выдерживает зафиксированную цену. В таком случае мы можем оперативно провести тендер на электронной площадке и выбрать нового поставщика. Это позволяет нам значительно сократить время на поиски другого контрагента не прерывая бизнес-процессов.

Прозрачность – важный фактор для международной компании

Открытость информации по неторговым закупкам и сама процедура их прохождения дает сразу несколько преимуществ для компании, особенно для международной.

Во-первых, вопрос коррупции (который может возникать и в коммерческих структурах) отпадает сам собой. Процедура предельно прозрачна, видно, как проходят торги (в т.ч. и редукцион), какие цены и предложения представлены.

Во-вторых, наш главный офис (в Гонконге) обращает внимание на то, как у нас проходят закупки. По результатам тендеров мы отправляем им отчеты, формируем общий отчет за год и т.д. Ключевыми показателями эффективности тендерных процедур нашей компании являются закупки при оптимальном соотношении качества и цены на основе конкурентного и прозрачного процесса отбора поставщиков.

На все наши электронные тендеры с удовольствием приглашаем и поставщиков, с которыми ранее не работали, и наших постоянных контрагентов.

Попробовать нужно обязательно!

Для нас очень важен широкий круг поставщиков. Потому необходимо, чтобы о наших закупках узнавало как можно большее количество контрагентов. Наши тендеры публикуются на нашем корпоративном сайте tender.watsons.ua и в системе RIALTO (мы работаем через площадку Zakupki.Prom.ua). Этого пока достаточно, чтобы достичь целей, которые поставлены перед отделом неторговых закупок: широкий круг поставщиков, экономия, прозрачность.

Лично я очень ценю площадку Zakupki.Prom.ua: у нее удобный интерфейс, оперативные уведомления. Например, если поставщик публикует вопрос, мне сразу же на почту приходит письмо: площадка уведомляет, что есть вопрос, на который мне необходимо ответить.

Очень удобно, что можно обращаться за консультацией к менеджеру площадки. Он оперативно ответит на любой вопрос, который возникает в процессе подготовки тендерной информации или непосредственно проведения торгов. Можно звонить практически в любое время – и всегда рассчитывать на конкретную помощь и практические советы.

У меня был опыт работы с ProZorro, когда систему только внедряли для госзакупок. Но работать с электронными коммерческими торгами тоже несложно. Нужно читать, смотреть, пробовать – и все получится.

Для поставщиков тоже есть совет: не бояться конкуренции и платы за участие в торгах. С помощью электронных закупок вы сможете найти новых партнеров, расширить бизнес и вывести на новый уровень.

Попробовать нужно обязательно – это 100%!