Цифрова трансформація закупівель допомагає компанії зробити закупівельні процеси ефективнішими та заощадити час і кошти. Як це зробити?
Про те, як вдалося трансформувати закупівельний процес у великій фармацевтичній компанії, а також про труднощі та переваги електронних тендерів в своїй доповіді на Forum.Digital розповіла Світлана Погребна, керівник тендерного відділу ПАТ «Фармак».
Свого часу ми проаналізували наявний ринок і подумали, що закупівлі, а саме тендерну процедуру спробуємо проводити в електронному вигляді.
Ми співпрацюємо з майданчиком Zakupki.Prom.ua вже півтора роки. За цей час ми знайшли 192 нових постачальника і маємо 60 тис. потенційних учасників. Вони не завжди беруть участь у наших тендерах, але вони знають про компанію, її потреби, відслідковують, що оголошується, вчасно володіють інформацією. Дуже приємно, що компанії зацікавлені.
Але спочатку у нас були побоювання, що ми втратимо наших постійних надійних партнерів, якщо вони не зрозуміють, навіщо брати участь у тендері. Проте постачальники, що були зацікавлені у співпраці з нами, залишилися і працюють ще краще.
Що ж ми отримали з переходом на електронні закупівлі?
Розширення географії. «Фармак» розташований в Києві, і раніше 95% постачальників були компаніями з Києва. На сьогоднішній день маємо партнерів з усієї країни, а також є досвід роботи з іноземними контрагентами.
Конкуренцію в торгах. Коли ми починали, постачальників у тендери приходило небагато. Але зараз у нас в середньому 3-5 учасників у кожній закупівлі. Я вважаю, що це добра конкуренція, адже тендер, в якому беруть участь дві компанії, нас не зовсім задовольняє. Звісно, працюємо над тим, аби учасників було якомога більше.
Економію часу. Оголошення тендера займає 2-3 хвилини, якщо ми маємо підготовлений персонал. До того ж ми не друкуємо, не відправляємо, не отримуємо підписані комерційні пропозиції, позаяк довіряємо документам в системі. І економія часу передбачає проведення більшої кількості тендерів та відкриття більших можливості для компанії.
Заощадження коштів. Ми відразу вирішили перейти на Zakupki.Prom.ua, тому що власний електронний портал не задовольняв наших вимог. Ми не витратили жодної гривні на перехід, ніяких додаткових робочих місць створювати не довелося. Складностей не було, бо інтерфейс дуже простий і консультанти завжди можуть підказати чи поділитися досвідом. На сьогодні 89% торгів компанія проводить саме на цьому на електронному майданчику.
Працюємо далі!
Звісно є в нас і складнощі: наприклад, “торги після тендера”. Коли закупівельник гарно знає ринок, він розуміє, що навіть у відкритому тендері дали зависоку ціну. І цей досвід комунікації з постачальниками після проведення закупівлі негативно впливає на проведення електронного тендеру: учасник починає звикати до того, що йому потрібно вказати зависоку ціну, аби надати знижку після торгів. Ми прагнемо це побороти.
Інша ситуація, коли постачальник не хоче платити за участь в тендері. Десь раз на тиждень ми отримуємо дзвінок і нам пропонують відправити пропозицію на електронну пошту. Мене радує тільки те, що ми зараз відмовляємося від тих моментів, і таких учасників меншає. Я справді вважаю, що плата за участь у тендері не є високою.
Тому працюємо в напрямку прозорості. Електронні закупівлі вважаю дуже перспективним інструментом, який розвивається і допомагає нам досягти гарних результатів.
