Электронные закупки: 6 советов новичкам

Первый шаг для любой компании, которая планирует участвовать в тендерах – выбрать электронную площадку. Они отличаются друг от друга интерфейсом, уровнем клиентской поддержки и диапазоном возможностей для пользователя. С некоторых можно участвовать, как в государственных, так и в коммерческих тендерах. Причем у поставщика будет один кабинет пользователя, в котором для удобства отображаются все закупки. Очень важна, особенно для новичков, помощь менеджера площадки. Специалист поможет зарегистрироваться, даст рекомендации по подготовке тендерного предложения и будет сопровождать компанию на каждом этапе.

Перед тем, как принимать участие в электронных закупках, необходимо определиться с направлением, в котором будет работать ваша компания. Важно выбрать сферу, в которой вы лучше всего разбираетесь и можете предложить хорошую цену. Помогут в этом поисковые инструменты, доступные на большинстве электронных площадок. Благодаря им вы сможете проанализировать тендеры в потенциальной категории или по избранному товару, посмотреть, кто заказчик, с какими ценами побеждают участники и т.д. Это даст возможность понять, в какие торги лучше идти.

Когда ниша определена – можно приступать к выбору тендера. Новичкам лучше начинать с закупок с небольшим бюджетом. Не пропустить потенциально интересные тендеры поможет сервис “подписка”. Он доступен на всех электронных площадках. Поставщик указывает свои предпочтения по закупкам и система будет отправлять ему письма с потенциально релевантными тендерами. Работает “подписка” по такому принципу: поставщик с помощью фильтров задает ключевые требования к тендеру: категория, размер бюджета, регион и т.д. В настройках можно поставить, чтобы уведомления о закупках приходили раз в день, или раз в неделю.

Интересная закупка найдена, что же делать дальше? Главное правило – подавать документацию нужно именно в том виде и объеме, в котором указал заказчик. Поэтому поставщику нужно внимательно изучить тендерную документацию и техническое задание. Например, когда нужна электронная подпись, то использовать следует именно ее, иначе это будет нарушением. Если заказчик прикрепил договор, важным будет изучить его, посмотреть условия оплаты и доставки и при необходимости предложить изменения. После выбора победителя поменять что-то в договоре очень сложно, а иногда и невозможно. Если у вас в компании нет юриста, то можно обратиться в юридическую поддержку, которую бесплатно предоставляют некоторые площадки. Специалисты помогут разобраться с документацией и дадут свои рекомендации.

После подачи предложения и преквалификации, участники закупки торгуются с понижением цены. Такой аукцион называется редукционом. Так как этот этап очень важен, к нему необходимо тщательно подготовиться. На некоторых площадках есть обучающие видео, где можно посмотреть, как обычно проходит редукцион, и какие у него этапы. Как вариант - подать предложение в тестовую закупку, чтобы попробовать поторговаться. Не менее важно для поставщика с самого начала определиться, насколько он может снизить цену, чтобы участие в тендере было выгодным для его компании. Это поможет в момент редукциона не поддаться азарту и вовремя остановиться.

Торги закончились, и именно ваша компания стала победителем. Поздравляем! Но расслабляться еще рано. Очень часто заказчики просят победителя заново подгрузить документы или какую-то их часть, например, справки. Для этого всегда есть четко определенный период, в который нужно уложиться. В противном случае победа участника может быть аннулирована. Чтобы этого не произошло, тщательно читайте тендерную документацию и ту часть, которая касается победителя.