Відділ закупівель у «Райфі» існує близько 15 років. За цей час у банку оновили нормативну базу, впровадили категорійний менеджмент, автоматизували низку бізнес-процесів та розробили систему управління відносинами з постачальниками. Про закупівлі та відносини з постачальниками розповіла Олександра Шеховцова, директорка із закупівель «Райфу».
Як змінюємо процес закупівель
Для закупівель використовуємо ERP-систему. І постійно покращуємо її. Цього року оновили форму заявки на закупівлю для випадків, коли у внутрішнього замовника недостатньо інформації. Бо у такій ситуації вимагати повного розуміння характеристик та вимог до предмету закупівлі — точно не те, що слід робити закупівельнику. Наша нова роль — спільна подорож із внутрішнім замовником для вивчення актуальних можливостей та пропозицій ринку.
Для цього існує безліч закупівельних інструментів, таких як White Paper, Proof of Concept, MVP, Pitching. Звісно, це здебільшого стосується закупівель, пов’язаних з новими технологіями та складними сервісами. Коли мова йде про стандартні товари чи послуги, ми віддаємо перевагу термінам поставки та ціні.
Проте, у часи активних змін не можна спочивати на лаврах. Останній рік працюємо над побудовою цілісного процесу Р2Р (procure to pay — від потреби до оплати). Для цього ми трансформуємо функції закупівельників, контракт-менеджерів і фахівців з оплати рахунків, впроваджуючи діджитал-інструменти. Наприклад, запроваджуємо віртуальний кабінет постачальника. Він дозволить побудувати ефективний та автоматизований маршрут замовлень і процесу їх погодження та оплати.
Також, звісно, з врахуванням досвіду, який бізнес отримав з приходом пандемії, ми працюємо над переходом на електронний документообіг, боротьбою з бюрократією та спрощеннями операційних процесів.
Що закуповуємо та як працюємо з партнерами
«Райф» — велика організація із мережею майже у 400 відділень та 6,5 тис. працівників. Тому спектр закупівель досить великий та різноманітний. Ми централізували 96% витрат банку на закупівлі та оперуємо 37 категоріями: від канцтоварів до високотехнологічного програмного забезпечення, від автомобілів до креативних послуг.
Безумовно, електронні редукціони, які ми використовуємо вже понад 10 років, дуже допомагають економити. Але їх теж потрібно використовувати обережно. Можуть траплятись випадки, коли постачальники знижують ціни в розпалі азарту, а проаналізувавши фінальні умови, відмовляються, бо така співпраця буде для них збитковою.
Щодо конкуренції — вона звісно залежить від ринку та обраної нами стратегії. Проте ми дотримуємося класичних принципів конкурентності та кворуму з трьох тендерних пропозицій. Щоб визначити учасників використовуємо моніторинг ринку та RFI (request for information — запит інформації), зокрема, через Zakupki.Prom.
Також публікуємо оголошення на сайті «Райфу», робимо розсилку серед зацікавлених компаній та запрошуємо партнерів, з якими нам сподобалося співпрацювати раніше. Зараз ми концентруємось на побудові з постачальниками довготривалих та стратегічних відносин. У нас просто не існує поняття «Віджати постачальника». Тільки формат Win-Win, який допоможе нашим партнерам розвивати їхній бізнес.
Поради тим, хто думає про діджиталізацію закупівель
1. Не недооцінюйте важливість закупівель в організації. Це важлива частина в управлінні витратами компанії, а значить і ключовий чинник її прибутковості.
2. Думайте про партнерів. Насамперед ви є представником інтересів вашої організації. Проте, якщо ви не будете враховувати інтереси постачальників, ваші цінові перемоги матимуть тимчасовий характер. Розвивайте ваших партнерів, щоб отримати довготривалу та якісну співпрацю, а також лояльність до вас, як до клієнта.
3. Максимально автоматизуйте. Складне — не завжди означає корисне або необхідне. Будуйте процес закупівель таким чином, щоб він був прозорим та зрозумілим. Дивіться на нього очима внутрішніх замовників та пам’ятайте про їх очікування щодо своєчасності та якості. Тому чим легше буде ваш багаж у вигляді громіздкої тендерної документації, великої кількості анкет, матеріалів та документів, багатьох етапів тендерного процесу, тим ефективніше стане закупівельний процес.
4. Діджитал — це не лише про зовнішні процеси. Критично подивіться на всі процеси, що пов’язані з закупівлями. Автоматизувати можна не тільки подання тендерних пропозицій, а й прийняття рішень щодо вибору постачальника, комплаєнс-перевірку, контрактинг та подальше адміністрування співпраці.
Читайте також: Як покращити співпрацю закупівельників та постачальників. Про що говорили на Forum Zakupki.
