«100 відсотків життя» опікується людьми з ВІЛ-позитивним статусом та їхнім близьким оточенням. «100 відсотків життя» контрактує (надає субгранти) понад 60 організацій, серед яких 18 є її представництвами в регіонах України. Організації потрібно не тільки закуповувати медичні препарати для своїх клієнтів, а й звітувати перед донорами. Як їм допомагають в цьому електронні закупівлі, розповіла Євгенія Руденька, керівниця відділу закупівель.
Чим закупівлі у нас відрізняються від закупівель у звичайних компаніях
Ми купуємо товари відповідно до правил, які встановлені донорами. Процеси досить довготривалі, на відміну від бізнес-сектору, але дозволяють отримати якісні товари за кращими цінами.
Основні принципи, на яких базуються наші закупівлі, – це конкуренція, прозорість, рівні умови, економічна ефективність, запобігання змові, шахрайству.
Основна частина наших закупівель відбувається на закупівельному майданчику Zakupki.Prom. Публічність процесу закупівель дозволяє отримати найкращі ціни за рахунок конкуренції, а також проводити процедуру прозоро та зрозуміло для учасників торгів.
Майданчик також економить час працівника. З початку співпраці з Zakupki.Prom ми скасували процес публічного відкриття конвертів та реверсивного аукціону, що проводились очно в офісі. А це приблизно 2–6 годин роботи за кожною процедурою закупівлі, в залежності від складності торгів.
Як проводимо закупівлі
Необхідність у закупівлі того чи іншого товару формується безпосередньо співробітником, який здійснює програмну благодійну діяльність, але у співпраці із закупівельником. Закупівельники здійснюють попередній аналіз ринку.
При підготовці технічного завдання важливо, щоб товар був у наявності не в однієї компанії на ринку. Тож ми проводимо консультації з постачальниками до торгів. Процес дуже корисний, адже постачальники надають розгорнуту інформацію щодо товару, його специфіки, особливості виробництва, постачання. Така інформація зазвичай недоступна в інтернеті, тому закупівельник має можливість зануритись в предмет закупівлі та більш ефективно підготувати оголошення про закупівлю.
На рівні центрального офісу ми частіше за все купуємо ліки для ВІЛ-позитивних людей, людей хворих на туберкульоз, складне обладнання для діагностики, реагенти та лабораторні витратні матеріали, експрес-тести. З 2020 року активно купуємо товари для ковіду, в тому числі станції кисневого постачання. Крім медичних товарів, ми закуповуємо й інші категорії – програмне забезпечення, послуги конференц-сервісу, тренінги, дослідження, комп’ютерну техніку.
Як побудовані процеси всередині організації
Також з 2019 року в нас запрацювала система електронного погодження закупівель. На рівні центрального офісу їх досить багато, біля 250–300 на рік. Відповідно, система дозволяє відслідковувати етапи, зберігати всю документацію, що стосується закупівлі, фіксує дати погодження. Дуже зручний інструмент, особливо в умовах постійних аудитів від донорів, коли документація або погодження мають надаватись миттєво на запит.
Медичні закупівлі побудовані за принципом категорійності, тобто менеджер із медичних закупівель відповідає за певну групу товарів. Медичні закупівельники супроводжують процеси від моменту підготовки оголошення про закупівлю та проведення торгів до моменту супроводження імпорту, якщо необхідно, та поставки товару.
Немедичні закупівлі не поділяються на категорії. Щодо взаємодії працівників відділу з іншими департаментами, окрім допомоги у формуванні запиту на закупівлю, ми інформуємо колег про початок торгів, запрошуємо взяти участь у комітеті, де приймається рішення щодо переможця. Завдяки системі всередині організації та електронному майданчику, донор та замовник мають можливість подивитися, на якому етапі закупівля.
В минулому році ми діджиталізували процес підписання договорів. Тепер кожен договір, що підписується в результаті процедури закупівлі, завантажується в систему та проходить погодження юристів та бухгалтерії. Доволі зручне рішення, адже дозволяє пришвидшити процеси узгодження договорів. Система фіксує терміни, зміни, блокує можливості використання непогоджених версій угод.
Де знаходимо постачальників та як їх перевіряємо
Постачальників переважно знаходимо через відкриті конкурси. Для цього використовуємо інтернет, майданчик Zakupki.Prom, а для медичних виробів — реєстр Держлікінспекції.
Обов’язково проводимо юридичну та фінансову перевірку потенційного контрагента. Ми активно користуємось системою YouСontrol та відкритими державними реєстрами. Інколи виявляємо проблемні організації. Наприклад, які мають великі податкові борги, або судові справи, де постачальник є обвинуваченою стороною. Такі випадки бувають, і не один раз на рік.
Траплялись і ситуації, коли компанія пройшла процедуру перевірки (тобто і з точки зору фінансів, і з точки зору судових справ чи боргів ніяких проблем не виявлено), але під час співпраці ми зрозуміли, що вона не може виконати обов’язки. Такі компанії потрапляють в чорний список.
Як закупівлі допомагають заощаджувати кошти
Одне із «релаксуючих» занять — спостерігати, як знижується вартість під час аукціону. Насправді, майже кожна закупівля через майданчик проходить з економією. Наприклад, лише на швидких тестах на ВІЛ вдалось зекономити понад 150 тис. доларів. І ці кошти були перепрофілійовані на інші закупівлі для ВІЛ-позитивних людей.
Єдине, що допомагає знизити вартість на якісні товари – це конкуренція. При наявності відкритого ринку, конкуренцію забезпечують лише дві складові – розголос та гарно прописана технічна специфікація. Якщо один із компонентів страждає, закупівля ніколи не буде ефективною.
Читайте також: 5 років Prozorro. «Найбільше, що мене вразило, коли я приєднався до Prozorro, — люди». Інтерв’ю з Василем Задворним.
