Как работает отдел закупок крупнейшей фармацевтической компании Украины. Кейс «Дарницы»

«Дарница» — одна из крупнейших фармацевтических компаний в Украине, она производит более 260 наименований лекарств.

Директор по закупкам «Дарницы» Наталия Недлинская рассказала EVO.business, Как создание единой политики и регламента помогло начать экономить на закупках, как и зачем компания строит партнерские отношения с поставщиками, а также поделилась интересными кейсами.


Как менялся процесс закупок

Я стала частью команды «Дарницы» в 2016 году. На тот момент в компании было 16 закупочных центров, то есть каждое подразделение самостоятельно занималось закупкой необходимых ему товаров и услуг. Не было единых подходов и правил. И, естественно, люди часто шли по пути наименьшего сопротивления. Например, срочно нужно купить офисные кресла. Сотрудник идет в магазин за углом, берет счет, финансовый аудит подтверждает наличие бюджета и то, что цена в принципе рыночная, совершается оплата — кресла есть.

Наталия Недлинская
Наталия Недлинская

Аудит закупок дал понять, что процесс требует реорганизации, автоматизации, установки точек контроля, а главное — прозрачности. Так как ранее бывало, что с поставщиком у компании подписано несколько договоров на один и тот же тип товара или услуги, ведь каждое подразделение самостоятельно инициировало и проводило закупку. При этом могло случиться так, что один департамент покупает два кресла по цене 3 тыс. грн за штуку, а другой точно такие же кресла, но 10 штук, при этом ввиду мелкооптовой по сути закупки, получает уже цену 2,5 тыс. грн за единицу. А на выходе компания несет финансовые потери, ведь могли купить все 12 единиц по цене 2,5 тыс. грн

Нам нужно было выстроить единый процесс и подходы, расставить точки контроля, чтобы все работали по прозрачным, установленным правилам. Кроме того, компания взяла курс на диджитализацию, поскольку в 21 веке работать на коленке с Excel, имея в наличии мощную ERP-систему, — это странно.

Решили перевести абсолютно весь процесс в имеющуюся ERP-систему. То есть все от момента инициации закупки до поставки на склад и получения товара заказчиком. Все договора были переведены в систему, настроен контроллинг цен и оплат.

Однако самой сложной задачей было убедить людей, которые всю жизнь работали иначе, что для того, чтобы оставаться лидером отрасли, мы должны бежать в два раза быстрее конкурентов. А значит без диджитал-трансформации с новыми подходами к закупочной деятельности нам эту задачу не осилить.

Поэтому мы очень много коммуницировали, провели бесконечное множество встреч и совещаний с руководителями каждого департамента. Мы слушали их проблемы и пожелания, искали совместное решение, удобное прежде всего им, ведь закупки — сервисная функция и она должна быть эффективной, поддерживая все бизнес-процессы компании. В результате руководители департаментов стали на нашу сторону и смогли правильно транслировать, пояснить изменения своим сотрудникам.

Следующим шагом стала консолидация всех закупок в департаменте логистики и закупок. Ведь не хорошо, когда главный инженер самостоятельно закупает себе оборудование, тратя свое время на это.

Как проходят закупки сейчас и какие товары закупаем

Сейчас у нас два отдела закупок. Первый обеспечивает действующее производство и новые проекты, то есть все, что касается непосредственно производства лекарственных препаратов. Открытые тендеры мы здесь практически не проводим, так как фармацевтическая отрасль достаточно зарегулирована. У нас есть список утвержденных, проаудированных поставщиков и производителей, с которыми мы работаем.

Второй отдел — отдел капитальных и административных закупок. Закупщики здесь собирают заявки со всей компании. Сотрудник подразделения, которому нужно закупить товар, размещает заявку в системе. После проверки наличия бюджета и утверждения руководителем, она попадает к ответственному закупщику, проводящему абсолютно все дальнейшие процедуры.

«Дарница»
«Дарница»

Система также проверяет наличие бюджета, соответствие цен и оплаты, автоматически отсекая любое расхождение. Закупка блокируется, даже если цена отличается на одну сотую копейки. Система контролирует и курс валют, если цена в договоре привязана к валютному эквиваленту.

Всего в этом отделе 8 специалистов и у каждого из них свое направление. Я считаю, что это разумный подход, потому что один человек не может идеально разбираться абсолютно во всем: от IT до маркетинговых и рекламных услуг. Именно этот отдел и проводит тендеры на Zakupki.Prom.ua.

Мы покупаем очень разные товары и услуги. Сейчас активно закупаем ИТ-оборудование, лицензии, услуги в сфере диджитал, мебель, запчасти, стройматериалы. В общем, большинство закупок не специфических товаров мы проводим через внешнюю площадку.

В процессе тендера конкуренция может составлять от трех до 20 поставщиков. Перед каждым тендером закупщик мониторит рынок и смотрит, кто, что и за сколько покупает, какие игроки на рынке. Все эти данные есть в открытом доступе на торговых площадках. По результатам мониторинга формируется ожидаемая стоимость закупки.

Построение партнерских отношений с поставщиками

Цена — очень важна, но это не панацея. Наша основная стратегия сотрудничества с поставщиками — построение стратегического партнерства. Подход, в котором добиваются скидки хоть на несколько гривен, а дальше — будь что будет — не наш метод. Моя многолетняя практика подсказывает, что только подход win-win способен дать надежного партнера и лучшую цену. Стратегическое партнерство — это как дружба, но с долей прагматизма. То есть вы все равно прежде всего на страже интересов своей компании и будете отстаивать только их, но и готовы к определенным шагам навстречу поставщикам.

Например, наш стратегический партнер, с которым мы работаем на условиях отсрочки платежа в 60 дней, просит сделать предоплату в размере 10%. Причина — им не хватает своего оборотного капитала, чтобы не нарушить договор по срокам и цене поставки. Мы коммуницируем эту просьбу с финансовым отделом, и если будет получено добро, то подписываем дополнительное соглашение со сменой условий. Да, можно заставить поставщика выдержать договорные условия и при этом поставить под удар не только своевременность поставки, но и ряд других процессов предприятия. Более того, бывают ситуации, когда уже мы обращаемся с просьбой, например, сделать поставку в два раза быстрее, чем прописано в договоре. Сейчас из всего пула поставщиков, а их более 300, порядка 30% я могу смело назвать стратегическими партнерами.

Однако, несмотря на то, что мы готовы идти на встречу, мы остаемся требовательными и к себе, и к поставщикам. Все товары при приеме проходят проверку качества, а в договорах также предусмотрены компенсации при выявлении скрытого брака (брак, который невозможно обнаружить при приеме). Но обязательства — это двусторонняя история. Поэтому мы, как компания, также можем быть оштрафованы, например, за несвоевременную разгрузку товара. Допустим, в договоре указан срок в 24 часа на выгрузку товара на складе и, если мы не успеем, то заплатим штраф.

Тем не менее штрафы случаются нечасто. Так как мы строим доверительные отношения с поставщиками, когда можно «выложить карты на стол» и вместе найти решения и пути выхода из сложившейся ситуации.

«Дарница»
«Дарница»

Бывают и другие истории. У нас был случай, когда поставщик инструкций положил в коробку большее количество, чем указано на этикетке. Из лучших побуждений: «А вдруг помнется».

Всех новых поставщиков в обязательном порядке проверяет наша служба безопасности. Для существующих и утвержденных есть аналогичная проверка с определенной периодичностью. Даже если компания выиграла первый тур тендера и предоставила очень привлекательное коммерческое предложение, мы не будем работать с ней, если она не прошла проверку. Такие случаи бывали.

Например, мы выясняли, что против компании-лидера торгов открыто уголовное производство за экономическое мошенничество. Бывало также, что у нас миллионная закупка, а при выездной проверке служба безопасности обнаружила, что уставной капитал компании минимален, в штате компании числятся четыре человека. Все это, конечно, не может говорить о мошенничестве, но несет огромные риски для осуществления крупных закупок.

Мы трансформировали процесс закупок и сделали его максимально открытым, чтобы все честные участники торгов имели равные шансы на победу.


Читайте также: 6 человек экономят компании 26% бюджета. Как работает отдел закупок в WOG.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы следить за актуальными новостями и не пропускать полезные материалы.