У світовому рейтингу цифрової конкурентоспроможності (World Digital Competitiveness Ranking) Україна посідає 58-ме місце з 63 проіндексованих країн. Хоча 4 роки тому ми були на 50-му. Звісно, наша країна не крокує назад – просто інші діджиталізуються швидше, ніж ми. Зокрема це стосується бізнесу.
Українські компанії звикли до багатьох процесів з використанням паперу і не бажають їх змінювати. Незважаючи на те що українське законодавство ще з 2003 року узаконило електронну форму, 95% документів в українських бізнесах досі існують повністю або частково на папері.
Як уже зараз компанії можуть максимально цифровізувати поставки за допомогою електронного документообігу, зокрема через використання автоматизованого обміну інформацією (EDI) та електронних товарно-транспортних накладних? Про це розповіли експерти на семінарі «Управління ланцюгами поставок: як електронний документообіг дає бізнесу нове життя».
Перший блок семінару був присвячений електронним товарно-транспортним накладним (е-ТТН). Вони стали законними в Україні з 12 липня. Саме тоді набув чинності наказ Міністерства інфраструктури, яким внесли зміни до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом. Тепер усі вантажні перевезення можна, на вибір, супроводжувати документами в електронному чи паперовому вигляді.
Електронна ТТН пришвидшить і покращить якість послуг, які надають українські логісти, й загалом суттєво вплине на ринок. Зараз існує такий принцип: щоб зробити оплату чи то за вантаж, чи то за послугу перевезення, бухгалтерії залучених компаній чекають підписаних всіма сторонами документів. І це займає чимало часу.
На поточний момент товарно-транспортна накладна, підписана всіма сторонами, опиняється у всіх учасників процесу в період від 7 до 45 днів. Часто стається й таке, що паперові документи псуються чи губляться. І це означає, що повторне формування і підписання цього документа ще більше затягує проведення оплати перевізнику і постачальнику. Та сама історія з виявленням помилки. Якщо ж компанії користуватимуться електронними ТТН, то це значно прискорить роботу й ліквідує необхідність збирати, адмініструвати, доставляти паперові документи, аби провести оплату й закрити угоду
Ще до того, як е-ТТН узаконили, тестувати документ почала компанія Delivery – на внутрішніх процесах. А оскільки така форма не була включена в офіційні правила перевезень, все дублювали на папері.
Під час впровадження цього проекту у компанії ставили за мету скорочення термінів підписання ТТН, пришвидшення документообігу, обмеження кількості учасників підписання та чітке розмежування ролей. Бо паперові товарно-транспортні накладні викликали такі проблеми:
- велику часову затримку під час передачі паперових документів;
- відсутність у водія можливості повернути підписаний варіант (він може одразу вирушити в інший рейс);
- втрата документів;
- додаткові витрати на доставку документів.
Після впровадження е-ТТН процес став таким: логіст отримує заявку від замовника і формує рейс. Водій отримує тільки один екземпляр накладної на складі й вирушає до місця призначення. Паралельно відбувається процес у сервісі «Вчасно». Спочатку створюється електронна ТТН, яку підписує замовник. Перевізник отримує сповіщення від сервісу й у будь-який момент може підписати цей документ. Після отримання вантажу отримувач теж заходить у сервіс і накладає свій кваліфікований електронний підпис. У випадку нашої компанії це представники перевізника, тобто сам водій участі не бере.
Повна доповідь про досвід компанії «Delivery»:
Друга частина семінару була присвячена цифровізації ланцюга поставок за допомогою EDI – автоматизованого обміну інформацією під час замовлення та доставки товару. Про поточні проблеми, потреби ринку та досвід компанії Rozetka.ua розповіли Сергій Кондратенко, керівник відділу і підтримки ERP компанії Rozetka.ua, та Антон Скоков, керівник групи впровадження сервісу обміну електронними документами «Вчасно».
У липні 2019 року Rozetka.ua почала пілотувати EDI із «Вчасно». Ми зробили проект, у якому дали змогу будь-якому, навіть найменшому постачальнику, підключитися. І близько 30% тих, хто ще не працював з EDI раніше, почали це робити. На цей момент покриття саме автоматизованим обміном інформацією з постачальниками у Rozetka.ua становить понад 97%. Тільки через «Вчасно» постачальники за період пілоту відправили понад 100 тисяч документів.
Як електронний документообіг допомагає при логістиці товарів, поділився досвідом операційний директор компанії «Імперія Холдинг» Максим Вітушко та керівник проекту «Вчасно.EDI» Максим Коломієць.
Наша компанія впровадила автоматизований обмін інформацією з постачальниками за три календарних місяці, включно з юридично значущою частиною. З основних досягнень – ми знизили вартість транзакції. Тобто спочатку хотіли збільшити штат удвічі, але по факту не взяли жодного додаткового фахівця, і впоралися з більшим обсягом. Також ми переосмислили усі бізнес-процеси ланцюга поставки – змінили усе: від приймання у магазині й до завершення відправлення замовлення постачальнику.
З огляду на здобутий досвід операційний директор компанії «Імперія Холдинг» сформулював кілька важливих порад колегам:
- перехід на EDI має бути виваженим рішенням бізнесу;
- якщо EDI нібито все ускладнює – варто переосмислювати бізнес-процеси;
- впровадження EDI має нести цінність усім учасникам.
Усе про запуск автоматизованого обміну інформацією в компанії «Імперія Холдинг» – у відео:
