Як інтернет-підприємцям вести облік доходів, витрат та замовлень

«Якщо любиш прибуток, шукай його пристойним шляхом»
Григорій Сковорода

Якщо не вести облік доходів, витрат, замовлень та товарів, або робити це в розумі чи в блокноті, успішний бізнес навряд чи вийде побудувати. В цьому матеріалі розповідаємо, чому управлінській облік — це важливо, і з якої сторони до нього підійти.


Навіщо вести облік

Олександр Соловей, співзасновник сервісу обліку грошей Finmap, вважає, що облік фінансів — це інструмент, який допомагає підприємцю бачити реальний стан свого бізнесу:

«Навіть якщо на перший погляд бізнес працює і приносить прибуток, це не означає, що в ньому все налаштовано правильно. За допомогою обліку можна глибше пізнати реальні цифри, структурувати заборгованості і прокласти карту розвитку бізнесу».

Підприємцю варто розібратися, як і навіщо управляти фінансами бізнесу, звернути увагу на бухгалтерський та управлінський обліки. За допомогою останнього ви зможете побачити не тільки потік грошей, але і проаналізувати його доцільність для бізнесу.

За відсутності таких підходів підприємці починають будувати бізнес за методом проб і помилок.

«Одна з поширених помилок підприємців-початківців — ведення обліку “в голові” і змішування особистих грошей і бізнесу, — розповідає Олександр, — В результаті це може призвести до касового розриву (це коли прийшов час обов’язкових витрат, наприклад, платити зарплату, а гроші від доходу на рахунок ще не надійшли — прим. ред.), а за найгіршого сценарію — до закриття бізнесу».

Як вести облік доходів та витрат

Олександр Соловей радить:

1. Вивчіть базові фінансові поняття, на яких формується фінансова система та які використовуються в звітах. Дохід, прибуток бізнесу і його види, залишок — це основні терміни, з якими підприємці повинні ознайомитися і вміти оперувати під час обліку.

2. Навчіться розподіляти гроші бізнесу і особисті кошти. Навіть, якщо ви ведете бізнес самостійно, не варто змішувати гроші на особистих рахунках з фінансами, які використовуються в бізнесі. У такій ситуації дуже легко заплутатися і втратити момент, коли гроші на оплату оренди пішли на покриття власних потреб.

3. Фіксуйте в одному місці всі операції бізнесу. При такому підході ви не забудете, куди були витрачені гроші в будь-який період часу. Інакше є ризик заплутатися в безлічі записів, упустити важливі транзакції або ж продублювати їх. Також при внесенні даних використовуйте категорії і підкатегорії для позначки операцій. Наприклад, всі витрати на офіс розділіть на категорії «Оренда», «Комунальні послуги», «Канцелярія». Так ви зможете побачити, який канал є для бізнесу більш прибутковим або ж збитковим. Інакше ви просто будете бачити колонку «Інше» і відсоток витрат, які складно відстежити.

4. Ведіть календар нарахувань і виплат. З його допомогою можна планувати важливі транзакції бізнесу, наприклад, виплату зарплат, терміни поставки сировини або виплати від замовників. На основі цієї інформації можна грамотно розподілити гроші і сформувати залишок на кінець періоду.

Рекомендую формувати залишок, який дорівнюватиме як мінімум подвійній сумі постійних витрат бізнесу. Вони допоможуть перекрити кризові ситуації і сформувати «подушку безпеки» для компанії. Наприклад, якщо ваші постійні витрати 300 000 грн, то на залишках в бізнесі повинно залишатися не менше 600 000 грн.

5. Не забувайте фіксувати в обліку і календарі заборгованості. Кредиторка — це ваші борги, а дебіторка — це борги вам. Так ви будете бачити розмір вашого боргу, і як його виплати впливають на загальну картину бізнесу. А також фіксувати всі борги ваших контрагентів перед вами, з якою періодичністю вони виплачуються і як їх можна розподілити.

6. Найважливіше — ведіть облік грошей постійно і аналізуйте його. Так ви будете бачити не тільки повну ситуацію в бізнесі, але і зможете приймати рішення для подальшого зростання бізнесу. Наприклад, зрозуміти, які продукти бізнесу приносять лише збитки, а в які варто інвестувати і розвивати. При такому підході компанія буде правильно задіювати ресурси і примножувати загальний дохід.

Більш детально про облік доходів та витрат читайте в наших матеріалах:

1. Як вести фіноблік, щоб не загнати бізнес у боргову яму. Простими словами про метод нарахування доходів і витрат.

2. 8 помилок підприємців у фінансовому обліку, що руйнують бізнес.

Чи потрібна CRM-система

Бізнес-тренерка, експертка з побудови системи продажів та засновниця Professional Trainings Юлія Пелих вважає, що CRM-система потрібна будь-якому підприємцю, навіть початківцю.

«Головна функція CRM-системи — це автоматизація, — каже Юлія. — Гарному підприємцю необхідно чітко розуміти, що відбувається в компанії, яка її рентабельність, залишки товару та маржа. Десяток показників треба відстежувати щодня, аби швидко приймати рішення. Автоматизація в такому разі — це ключ до ефективності».

Excel — чудовий інструмент для управління та створення звітів. Але, як зазначає, Юлія, ви маєте з самого початку правильно налаштувати таблиці та формули, а також вносити дані про дохід та витрати. Все це займає години роботи. За допомогою CRM-системи ви можете один раз сісти з програмістом, налаштувати програму та отримувати більшість звітів натисканням однієї кнопки.

Які звіти можна автоматизувати:

1. Фінансове управління:

  • Звіт про прибутки і збитки (P&L). Дозволяє побачити, який чистий прибуток отримали за певний період. Виходячи з цього, можна правильно розподілити дивіденди і відкласти гроші до фондів компанії.
  • Точка беззбитковості. Звіт показує, яка потрібна сума обороту для покриття змінних і постійних витрат та виходу в нуль. Як розрахувати цей показник, читайте в матеріалі «А ви впевнені, що ваш інтернет-магазин прибутковий?Розповідаємо простими словами про точку беззбитковості, ROI та ROMI».
  • Звіт руху грошових коштів (Cash Flow). Покаже фактичний рух грошей в процесі ведення операційної, інвестиційної та фінансової діяльності. По суті, ви зможете побачити реальний залишок грошей в касі.
  • Баланс. Звіт необхідний компаніях, які закуповують або продають товар за відстрочкою. Ви зможете відстежити кредиторську і дебіторську заборгованість.
  • Рентабельність продажів. Показник необхідний, щоб розуміти, який відсоток чистого прибутку ми отримуємо від обороту.

2. Управління асортиментом:

  • АВС-аналіз товару. Дозволяє зрозуміти, які товари формують основний дохід, а які продаються слабо, на який товар робити акцент, а який пора виводити з асортименту.
  • XYZ-аналіз. Показує, які товари мають сезонний попит, які — постійний, а які — випадковий.
  • Оборотність товару. Необхідно вести, якщо у вас є власний склад і ви купуєте товар. Звіт покаже, за який період ви продаєте свої товарні запаси.
    Ліквідність товарних запасів. Для компаній, що мають складські запаси. Звіт покаже прогноз, скільки днів буде продаватися товар, що лежить на складі.

Автоматизація роботи з клієнтами

«Кілька років тому я допомагала своєму клієнтові налаштувати CRM-систему в Google-таблиці, — розповідає Юлія. — Ми придумали зручний інтерфейс для менеджерів і все було добре, поки приходило 5 заявок на день (крім аналітики, яку потрібно робити вручну). Як тільки потік збільшився до 20–50 заявок на день, стався колапс».

Як відбувається робота з клієнтами по процесах:

  • Занесення заявок в таблицю — 1,5–2 хвилини на одну заявку. Приміром, 20 заявок на день — це 40 хвилин.
  • Коли заходить заявка, не завжди виходить додзвонитися до клієнта з першого разу. Щоб нікого не пропустити, потрібно ставити завдання. 20 заявок — це вже 20 завдань, які неможливо відслідкувати у Google-таблиці в форматі коментарів.
  • Відправляємо клієнту реквізити і чекаємо оплату. Вручну рознести 20 оплат в таблиці — близько 60 хвилин.
  • Надіслати клієнту SMS-повідомлення з номером декларації — близько 30 хвилин.
  • Проконтролювати отримання товару на «Новій пошті» і прихід накладених платежів — близько 30 хвилин. Тут також необхідно ставити завдання.
  • Проконтролювати замовлення, яке не забрали і внести в базу — теж займає час.

Натомість, завдяки CRM-системі, більшість цих процесів можна автоматизувати, скоротивши кількість помилок. Крім того, у підприємця залишатиметься час, який можна інвестувати у розвиток магазину.

Які процеси можна автоматизувати:

  • Заявка автоматично падає в CRM, ви тільки заповнюєте деякі поля.
  • Інтеграція з «Новою поштою» — ви створюєте номер декларації просто в картці клієнта.
  • Виставлення рахунку з CRM.
  • Клієнт автоматично отримує SMS-повідомлення з CRM-системи, коли ви змінюєте статус замовлення.
  • Інтеграція з клієнт-банком — всі оплати підтягуються в CRM, вам не потрібно вносити їх вручну.
  • Автоматичне створення завдання при зміні статусу замовлення. Наприклад — «Відправити замовлення клієнту».
  • Інтеграція з IP-телефонією — всі дзвінки фіксуються в картці клієнта, можна завжди прослухати в разі спірних питань.

Аби прийняти рішення, чи варто впроваджувати CRM, Юлія Пелих радить зробити «Дзеркало робочого дня» і порахувати, скільки часу у вас займають різноманітні завдання, і скільки ви зможете заощадити.

«Навіть, якщо до вас заходить 10 заявок на день, в місяць — це 300. По кожній заявці необхідно виконати 3–4 завдання, і це вже 900–1200 завдань. Коли я допомагала своєму клієнту, ми спочатку автоматизували всього два процеси. Але вже заощадили дві години на день», — ділиться Юлія.

Також, в CRM-системі, ви зможете аналізувати такі дані:

  • Кількість заявок, які зайшли за місяць.
  • Вартість однієї заявки: співвідношення рекламного бюджету до кількості заявок.
  • Кількість успішних угод.
  • Розрахунок конверсії — відсоток успішних угод і відмов від загальної кількості заявок.
  • На якому етапі втрачаєте клієнтів. Наприклад, який відсоток людей не сплатив після відправки реквізитів, а який не забрав на пошті.
  • Швидкість реакції на заявку.
  • Середня тривалість операції від заявки до закриття.
  • Кількість виконаних завдань за період.
  • Загальна тривалість телефонних розмов.
  • Прослуховування телефонних розмов і навчання менеджерів.

Щоб обрати оптимальну CRM для свого бізнесу, подивіться відеоогляд 12 найпопулярніших CRM в Україні.


Вам може бути цікаво:

1. Яку ціну встановити на товар, щоб і грошей заробити, і клієнтів не злякати.

2. Коли інтернет-підприємці мають почати видавати чеки. Відповіді на головні питання про РРО.

3. Як інтернет-підприємцю зареєструвати ФОП, платити податки та подавати звітність.

4. А ви впевнені, що ваш інтернет-магазин прибутковий? Розповідаємо простими словами про точку беззбитковості, ROI та ROMI.