8 ошибок предпринимателей в финансовом учете, которые рушат бизнес

Если неправильно считать финансы в бизнесе, можно потерять прибыль из-за ерунды и даже неожиданно разориться. Сооснователь онлайн-сервиса финансового учета FINMAP Иван Каунов специально для EVO.Business рассказал о восьми распространенных ошибках, которые допускают интернет-предприниматели в финансовом учете.

1. Вкладывать все деньги в товар

Бывает такое, что у предпринимателя продажи идут нормально, и чтобы меньше общаться с поставщиками, он решает на все существующие деньги закупить товар.

Если продажи вдруг упадут, на складе начнет накапливаться лишний товар. Вроде прибыль есть и склад забит, но все деньги заморожены. Когда придет время платить зарплаты, аренду или вкладываться в рекламу, чтобы поднять продажи, окажется, что средств не хватает.

Хуже только, если все деньги вложены не в товар, а в производство. Товар хотя бы можно быстро распродать по скидкам.

Иван Каунов, FINMAP
Иван Каунов, FINMAP

Если же бизнесмен потратился на производство, продукция до конца не готова, а уже нужно выплачивать зарплаты или аренду, придется брать дорогостоящие кредиты, чтобы завершить производство партии.

Чтобы такого не произошло, нужно балансировать активами компании — между складскими запасами и количеством живых денег на счетах. Рекомендую всегда иметь на счету сумму, которой можно закрыть постоянные выплаты за два месяца вперед. Ее можно держать на депозите, но таком, с которого можно быстро снять деньги.

Для удобства расчета этой суммы можно использовать платежный календарь. Нужно внести в него плановые траты и плановые поступления на месяц вперед, а потом проанализировать, сколько останется денег на конец каждого дня.

Это нужно контролировать, чтобы не попасть однажды в кассовый разрыв.

2. Смешивать личные деньги с деньгами бизнеса

Предприниматель может закупить товар за личные деньги, чтобы быстрее увеличить объемы продаж, а потом не знает, как их вытащить из бизнеса назад.

Рекомендую максимально отстраниться от смешивания личных денег и денег компании

Если бизнесу ненадолго нужны дополнительные средства, лучше открыть кредитный лимит на бизнес-карте, и таким образом быть должным банку, а не себе. Банк поможет внимательно проконтролировать задолженность и добьется своевременной выплаты. Это существенно улучшает дисциплину работы с финансами.

3. Сразу заносить крупные закупки товара в расходы

Если неграмотно вести финансовый учет и смотреть только на движение денег, может показаться, что в какой-то месяц компания сработала очень плохо, оказалась в большом убытке и надо закрываться.

А на самом деле просто была закупка товара на три месяца вперед, а предприниматель записал это в расходы за один месяц. Соответственно, расход намного превысил доход. В следующие два месяца будет наоборот, но паника начнется уже сейчас.

Даже если человек знает, что у него искаженные показатели прибыли именно по этой причине, остается вопрос — как получить неискаженные данные, чтобы понимать, с какой прибылью продается продукция.

Для товарного бизнеса важен метод начисления расходов. Покупка товара — не расход бизнеса, это превращение денег в товары. Не нужно записывать это в расходы.

Только когда товар уже продан, в графу доход стоит внести полученные деньги с его продажи, а в расход — себестоимость. Это поможет понять, сколько денег на самом деле приносит бизнес.

4. Не считать маржинальность разных каналов продаж

Часто компании считают только количество проданных единиц товара, и исходя из этого анализируют успешность своего бизнеса. Аргументируя это тем, что себестоимость товаров одинаковая. Но можно продать 100 единиц с низкой маржинальностью, а можно десять — с высокой и получить больше прибыли. Маржинальность зависит не только от себестоимости.

Например, себестоимость товара $10 и еще $5 на единицу уходит на рекламу. Предприниматель продает товар по $30 и зарабатывает на каждой единице $15 прибыли. Если получается продавать 30 единиц в месяц, заработок составит $450.

Чтобы увеличить продажи, бизнесмен обращается к дилерам — дает скидку в 33% — отдает по $20 за штуку. Еще $5 все равно уходит на маркетинг и $10 — на производство. То есть заработок с такой продажи $5. Но дилеры продают 100 единиц товара и приносят $500 за месяц.

Если считать только количество проданных единиц, можно быть очень довольным результатом и решить, что работа через дилеров выгоднее, а свой сайт можно закрыть.

На самом же деле сайт дает половину прибыли — это продажи с высокой маржинальностью.

Если не считать маржинальность каждого канала продаж, может получиться, что дилеры «едят» прибыль. Допустим, человек продаете товары через Facebook с маржинальностью в 50%. Он связался с дилером, сделали ему скидку, а тот «съел» часть трафика, потому что тоже решил продавать товар через Facebook. В итоге общее количество продаж увеличилось, а прибыль упала.

Важно, связываться только с теми дилерами, которые будут дополнительным каналом продаж, а не станут конкурентами на рынках, где бизнес и так работает

Если мастер по производству стульев физически не может производить больше 30 стульев в месяц, нужно выбирать один-два канала продаж с самой высокой маржинальностью. Если же это масштабируемый бизнес, важно иметь много разных каналов продаж с разным уровнем маржинальности.

5. Концентрироваться на одном канале продаж

Чем больше каналов продаж, тем устойчивее бизнес. Если продавать только через Instagram, есть риск, что там введут новые алгоритмы поиска, аккаунт забанят или появится более сильный конкурент.

Для контроля финансовой эффективности разных каналов необходимо использовать такой финансовый показатель, как ROAS (return on advertising spend — окупаемость расходов на рекламу — прим. ред.) или ROMI (return on marketing investment — окупаемость инвестиций в маркетинг — прим. ред.) по каждому каналу. Подробнее о том, как их считать, расскажу ниже.

Лучше всегда иметь для подстраховки другие каналы продаж, не делая ставку на какой-то один. Даже если четко видно, что есть один–два лидера по маржинальности. Все равно следует использовать минимум три–четыре канала.

6. Не повышать средний чек

Повышение среднего чека — самый простой способ повышения маржинальности. Можно продавать клиенту один товар и получать прибыль только от этого. А можно продавать кучу сопутствующих товаров, повышая средний чек и прибыльность бизнеса.

Если бизнесмен продает товары из дерева, можно дополнительно предлагать подставку или упаковку. Если рюкзаки — еще брелоки и косметички. Можно открыть кофейню и продавать кофе с низкой маржинальностью, но зарабатывать на круассанах, себестоимость которых в несколько раз ниже, а цена — выше.

Мне встречался кейс мебельной компании, у которой было около 1000 наименований разных товаров. Мебель они производили сами и были уверены, что чем больше видов мебели произведут, тем больше заработают.

Когда мы начали наводить порядок в финансовом учете, оказалось, что основную часть прибыли генерируют сопутствующие товары. Выяснилось, что 20% продукции делают 80% прибыли. А еще 20% продуктов просто убыточные.

Поэтому надо не просто повышать средний чек и увеличивать ассортимент, но и смотреть на маржинальность каждого изделия. Может оказаться, что самые неинтересные товары приносят самую большую прибыль.

7. Не учитывать расходы на маркетинг

Часто предприниматели считают успешность бизнеса так: «Мы сегодня продали товара на $1000, отлично». И не учитывают, сколько они для этого потратили. Может оказаться, что товары в закупке стоили $800 и еще $500 — маркетинг и реклама. По сути, бизнес потратил $1300, чтобы получить $1000.

Один из наших клиентов — бренд женского белья. Через год после запуска бизнеса два совладельца открыли таблицу финансового учета и поняли, что они в глубоком минусе по движению денег.

Они решили, что все средства вложены в склад, но там не было такого количества тканей и фурнитуры, чтобы покрыть недостающее суммы. Оказалось, что пока бизнесмены раскручивались, они делали большие скидки, вкладывались в рекламу, но не заложили это в стоимость продукта. Да и себестоимость считали неправильно. В итоге им пришлось, по сути, запускать бизнес заново.

Важно считать маркетинговые и рекламные расходы за небольшой промежуток времени. Мы в FINMAP считаем за каждую неделю. В воскресенье анализирую, сколько обошлась реклама и маркетинг, вплоть до аренды офиса, где сидят маркетологи. Допустим, на этой неделе мы потратили на это $835. При этом, за неделю мы получили 100 лидов. Значит один лид обошелся в $8,35.

Когда считаете расходы на рекламу в Facebook, делайте это сразу же, как только открутилась реклама на эти деньги, а не когда Facebook их спишет с вашего счета

Дальше считаем индекс ROMI. Нужно понаблюдать за этими лидами и посчитать, сколько денег они принесли компании. В идеале они должны принести в 3–4 раза больше дохода, чем сумма, потраченная на маркетинг. То есть, если в рекламу было вложено $1000, лиды, которые она привела, должны купить товара на $3-4 тыс.

В производственном бизнесе маржинальность от себестоимости должна быть порядка 300–400%. Если себестоимость продукции $25, то продавать ее нужно за $100. Наверняка, $25 уйдет на рекламу, $25 — на постоянные операционные расходы. И где-то $25 получится заработок. Конечно, цифры сильно могут отличаться в разных сферах бизнеса

8. Не корректировать мелкие статьи расходов

Среди наших клиентов есть компания, которая занимается производством костюмов в Украине и отправляет их клиентам по всему миру, в основном в США. В самом начале собственник прикинул, сколько в среднем обходится доставка костюма за границу, и заложил в прайс на это $50. Деньги автоматически включались клиенту в счет, а владелец компании долго не пересматривал эту цифру.

Наводя порядок в финансовом учете, бизнесмен обнаружил, что каждый месяц теряет почти $1000 потому, что общая стоимость доставки костюмов оказалась дороже, чем он брал за это с клиентов.

Вывод — сопутствующие траты нужно тщательно просчитывать, чтобы не нести убытки на пустом месте.

Общалась и записала Татьяна Гонченко.

Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.Business, чтобы не пропустить новые материалы.

Читайте также:

1. Трудоустроить миллион человек, вывести страну в первый мир. 5 вдохновляющих миссий украинских компаний

2. Как подготовить интернет-магазин к сезону распродаж. Советы Prom, Yakaboo и BLVCK LIMIT

3. «Живу в Калуше, продаю в Киеве». 5 историй предпринимателей из небольших городов