Если записывать все поступления как доход, а все траты — как расход, такой учет не просто не поможет бизнесу, а скорее навредит. Еще в Древнем Риме придумали разделять финансовые операции на две категории: «Начисленный доход и расход» и «Полученные и потраченные деньги». И этот подход до сих пор применим во всех компаниях, независимо от их размера и юрисдикции.
О том, что такое метод начисления доходов и расходов, как он работает и какие проблемы бизнеса решает, специально для EVO.business рассказал сооснователь онлайн-сервиса финансового учета Finmap Александр Соловей.
Записываем начисленный доход
Наверняка вы сталкивались с хотя бы одним из таких событий:
- клиент оплатил 30% аванса за проект или продукт, который вы отгрузите через пару месяцев;
- клиент наконец выплатил долг за поставку, которую вы выполнили еще в прошлом квартале;
- вы сделали работу по проекту или отгрузку товара, но клиент не может оплатить вашу работу полностью и просит отсрочку платежа на два месяца.
В каждом из этих случаев у предпринимателя возникает вопрос: «Как это повлияет на то, сколько денег я заработаю в этом месяце?». Ответ очень прост: «Никак».
Есть два независимых друг от друга типа учета доходов и расходов: кассовый метод и метод начисления.
В первом мы фиксируем, какие суммы поступают на счет или списываются. Это важно, чтобы контролировать количество денег внутри бизнеса. Но, с другой стороны, учет денег на счету ничего не говорит о том, насколько прибыльно работает компания. Для оценки прибыли больше подходит метод начисления, при котором мы учитываем не просто полученные деньги, а доходы — независимо от того, кто и когда с вами рассчитался.
Теперь давайте разберемся, какие операции относятся к каждому из типов учета.
С движением денег все понятно: если деньги попали к вам на счет — это поступление. Если деньги ушли со счета — это списание. Скорее всего, такой учет у вас уже настроен.
А вот перечень событий, когда стоит записать начисленный доход:
- сдали проект, и клиент подписал акт о сдаче работ;
- отгрузили клиенту товар, и клиент подписал накладную;
- выполнили свои обязательства по договору с клиентом.
Начисленный доход фиксируется сразу же, как только вы предоставили клиенту продукт или услугу. И совершенно неважно, заплатил ли клиент за него месяц назад, только что или заплатит через три месяца. Ваш бизнес получил доход в день предоставления клиенту ценности — отгрузки продукта или услуги. Именно в этот момент компания действительно заработала.
Начисленный доход часто называют реальным доходом, ведь он показывает реальную прибыльность бизнеса. Именно он интересен вашему будущему инвестору, партнеру или кредитору — а не просто наличие денег на счету компании в конце месяца.
Контролируем дебиторскую задолженность
А что делать, если клиент действительно планирует оплатить проект только через месяц?
Возможно, вы сталкивались с такими ситуациями:
- отгрузили продукт, но не получили за него полную оплату;
- выполнили проект, но все еще ждете вторую половину денег;
- выполнили свои обязательства по договору, а клиент обязан заплатить лишь в течение 90 дней.
Если такой клиент один, вы просто поставите напоминание и через месяц напомните ему о долге. Но если компания выполняет десяток проектов каждый месяц, таких должников становится все больше.
Представим, что вы еще и хотите привлекать больше выгодных клиентов, а потому даете возможность всем оплачивать вашу работу в рассрочку. Вручную за всеми не уследить: приходится налаживать целый процесс учета должников. Это называется контроль дебиторской задолженности.
Дебиторская задолженность — это долги других лиц перед вашей компанией. В тот момент, когда вы предоставляете услугу или товар, клиент становится вам за нее должен. Если он сразу оплачивает услуги, вы не особо замечаете наличие «дебиторки». Но когда долгов становится много, необходимо их контролировать в одном удобном месте.
Самый простой отчет для контроля дебиторской задолженности удобно вести в таблице с двумя колонками: в первой — контрагент, во второй — сумма долга.
Например, вы отправили клиенту заказ наложенным платежом через «Новую почту». В день отправки эту сумму нужно записать как начисленный доход и зафиксировать дебиторскую задолженность: покупатель должен вам за товар. А когда он оплатит покупку и вы заберете с почты денежный перевод, «дебиторку» можно списать и отобразить движение денег – они уже фактически у вас.
Подытожим: дебиторская задолженность возникает каждый раз, когда вы начисляете себе доход, но не получаете денег в том же количестве.
Учитываем всех контрагентов и все типы долга
«Контрагенты» по дебиторской задолженности — это не только клиенты, а любые люди или компании, с которыми у вас есть финансовые отношения. Например, сотрудники — ведь вы выплачиваете им зарплату. Или поставщики — вы покупаете их товары или услуги.
Рассмотрим еще несколько примеров появления дебиторской задолженности:
- Вы дали кому-то из сотрудников заем — 10 тыс. долларов. И пусть он даже не будет его возвращать, а отработает. Но пока человек не отработал эти деньги, он все еще «должен» компании. Значит, сумма находится в дебиторской задолженности.
- Вы оплатили за аренду за два месяца — за текущий и последний. В таком случае арендодатель «должен» вам один месяц аренды, ведь вы за него уже заплатили.
- Вы оплатили товар и получите его на склад только через два месяца. Сумма, которую вы отдали, — это не расход, а просто деньги, зависшие в дебиторской задолженности. Вам «должны» отгрузить товар.
- Вы оплатили годовую подписку на какой-то онлайн-инструмент, например наш Finmap. Первый месяц вы уже используете, но вам «должны» еще 11 месяцев. Сумма за эти 11 месяцев — это тоже дебиторская задолженность.
Получается, дебиторская задолженность — это любой вид долга перед бизнесом. Не важно, должны вам деньги, товар, работу или доступ к сервису. Если вы учитываете все эти категории, то действительно контролируете все задолженности перед бизнесом.
Не забываем о кредиторской задолженности
Финансовый учет — это дуальная система: если есть какое-то понятие, то всегда найдется и его противоположность. Если дебиторская задолженность — это долги перед вашей компанией, то ее «антипод», — долги бизнеса перед другими контрагентами. Их называют кредиторской задолженностью.
Вот несколько распространенных примеров кредиторской задолженности это:
- задолженность по зарплате;
- задолженность перед поставщиками;
- задолженность перед кредитором;
- задолженность по аренде или коммуналке;
- задолженность перед Facebook за открученную рекламу.
Отчет по кредиторской задолженности выглядит так же, как и по дебиторской. Это таблица из двух колонок: контрагент и сумма.
Если «дебиторка» возникает при начислении доходов, то «кредиторка» — при начислении расходов. Начисленные расходы — это те ресурсы, которые компания реально потратила в этом месяце. Например, сколько зарплат выплатила, какую сумму оплатила за аренду офисных мест и коммуналку, сколько рекламы открутила в соцсетях.
Причем не важно, когда именно вы оплачиваете эти ресурсы: сразу же или через полгода. Начисленные расходы фиксируются в тот месяц, когда они возникли.
Формируем полноценный учет
Рассмотрим, как вести финансовый учет в разных случаях:
- Вы получили аванс от клиента за проект, который еще даже не начался. Это поступление денег в журнале движение денег — и только.
- Вы выполнили проект и требуете от клиента оплату, но он не спешит платить. Это начисление дохода, ведь работа выполнена. А движения денег нет.
- Вы выдали авансовый платеж некоторым сотрудникам, потому что они идут на свадьбу к общему другу и хотят купить большой красивый подарок. Это списание в движении денег — и только.
- Сегодня первое февраля, пора выплачивать зарплату за январь. Вы планируете это сделать с пятого по десятое числа. Вам необходимо сегодня же записать начисленный расход по зарплатам последним числом января — чтобы эти расходы упали на тот месяц, за который они появились.
- Вы оплатили доступ к онлайн-сервису на год. В движении денег записываем всю сумму в списание. А в начисленные расходы, начиная с этого месяца, — 1/12 оплаченной суммы.
Из этих примеров становится понятно, что финансовый учет кассовым методом и методом начисления доходов и расходов отражают разные финансовые процессы.
Если ориентироваться только на информацию о поступлении и списании денег, вы можете столкнуться с ситуацией, когда на счету всегда есть деньги с запасом, нет проблем слетать на отдых — но компания работает в убыток за счет накопления крупных сумм долговых обязательств или авансов.
Если же у вас есть отчеты о начисленных доходах и расходах, вы всегда можете посчитать, сколько денег зарабатывает бизнес на самом деле. А если сравните изменение в динамике, от месяца к месяцу, то увидите, какие именно действия приводят к повышению прибыли.
Отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности помогают не упустить ни одной копейки из начисленных доходов и расходов. А также — контролировать кредиторские обязательства и не загонять бизнес в долговую яму. Вы не забудете учесть авансы за будущую работу, которая еще не выполнена, а также обязательства перед поставщиками, особенно если есть долги за предыдущие месяцы.
Читайте также: 8 ошибок предпринимателей в финансовом учете, которые рушат бизнес.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы следить за актуальными новостями и не пропускать полезные материалы.
