Історії підприємців про найм перших співробітників: головні помилки та висновки

Українські підприємці розповіли EVO.business, як наймали перших працівників: в який момент з’явилась необхідність, які помилки зробили та до яких висновків прийшли.


Найголовніша помилка — витрачати 3% часу на рекрутинг та 97% на адаптацію

Олександр Соловей, Finmap

Перший бізнес я заснував у 2014 році. Це була меблева компанія з виробництвом у Вишгороді. Ми починали вдвох з другом, нам було по 22 роки.

Олександр Соловей

Спочатку все робили вдвох: обробляли деревину, шліфували та варили метал. Через 4–5 місяців, як тільки з’явилась фінансова можливість, почали шукати столяра в команду. Це був мій перший досвід найму співробітників. Ми розмістили оголошення про пошук столяра та обирали кандидатів серед мешканців Вишгороду.

Відбирали за адекватністю спілкування. Ми ще не були знайомі з різними методологіями рекрутинга, але інтуїція та здоровий ґлузд говорили, що нам має бути приємно спілкуватися з людиною. В результаті взяли столяра, якому на той момент було 27 років. Коли вперше зустрілися у майстерні, він був здивований, побачивши молодих хлопців. Столяр звик працювати в зовсім іншому колективі. Професійні навички чоловіка перевірили безпосередньо в майстерні. В робочих спеціальностях ти або вмієш, або ні, тому за один день в майстерні можна все зрозуміти. Столяр гарно себе проявив, пропрацював кілька років, а потім закохався та поїхав до дівчини за кордон.

Ми продовжували наймати робітників. Одним з них став зварювальник, з яким мене познайомив мій дідусь. Спеціалісту на той момент було 56 років. Він довго не довіряв нам як роботодавцям, тому ми довго й наполегливо розповідали йому про компанію, роботу та наші плани. Спочатку платили зварювальнику кожного дня та поступово перейшли до довірчих відносин зі стандартними виплатами.

Але було й багато помилок. Найголовніша — витрачати 3% часу на рекрутинг та 97% на адаптацію. На вакансію відгукується 1–2 людини, і ти такий: «Слава богу зі мною хтось погодився працювати». Тому що на самому початку ще й сам не особливо віриш в бізнес. Потім два місяці витрачаєш на адаптацію, в результаті все одно звільняєш. І все починається спочатку.

Замість цього можна витратити два тижні, зібрати групу людей, влаштувати конкурс, дати тестове завдання, аби відібрана людина швидше пройшла адаптаційний період. І навіть якщо кандидат не приходить випробувальний термін, ви вже набагато більше часу зекономили.

До переосмислення рекрутингу я прийшов 2017 року після тренінгу. Я дізнався про різноманітні концепції найму, наприклад, АBС-players (гендиректор General Electric Джек Уелч розділив усіх співробітників компанії на A-players, тих хто дає максимальний результат, B-players — робітники с середньою продуктивністю та C-players — безперспективні робітники, яких можна звільняти — прим. ред).

Показовим було те, як я після тренінгу наймав конструкторів. У нас була воронка з 300 людей. З них 50 відгуків на вакансію, інші — холодний пошук. Після первісного скрінінгу я мав 30–40 телефонних розмов, потім 20 відеоінтерв’ю, потім сім зустрічей і врешті ми найняли двох співробітників. Один з них, наскільки мені відомо, до сих пір працює в компанії.

2017 року у нас працювало близько 50 людей. 2018 року я успішно вийшов з виробничого бізнесу та сфокусувався на новому напрямі — IT. Ми з партнером Іваном Кауновим створили сервіс обліку грошей для бізнесу Finmap.online.

Варто зрозуміти, хто вам потрібен та чітко описати роль

Віталій Шкіль, Matema

Мій перший бізнес — студія, яка розробляла онлайн-курси на замовлення. Я знайомився з експертами та пропонував їм разом розробити та продавати курс. Студія закривала усі процеси: написання програми, зйомка відео, розробка сайту та маркетинг, продажі та підтримка.

Віталій Шкіль

Перші два місяці я працював самостійно, оскільки ще не міг навіть самому собі платити гідну зарплату. Потім з’явились підрядники на точкові завдання, та вже за півроку перша співробітниця на фултаймі.

Насправді я не знав, хто мені потрібен, тому не шукав людей в команду. Мені порадили дівчину, яка раніше працювала в онлайн-освіті, і я подумав, що було би непогано разом працювати. Дівчина робила все підряд: писала навчальні програми та допомагала з щоденними завданнями. З часом її обов’язки трансформувались в проєктний менеджмент, а потім ми пробували ще й продавати.

Згодом наймав менеджерів з продажів, але зовсім не знав, де їх шукати, як писати вакансії та відбирати. Я не мав чітко прописаних ролей, критеріїв та розуміння того, як контролювати ефективність команди. Я робив це інтуїтивно, покладаючись на відчуття від розмов з кандидатами. Це все було схоже на танці з бубном — пощастить або ні.

Через це було багато помилок. Якось після місяця роботи нового сейлз-менеджера, я проаналізував його ефективність, і не міг зрозуміти, як взагалі його взяв.

Кризовий момент настав під час карантину 2020 року. Ми запускали два курси одночасно, в команді було четверо людей, але робив усе я один. В якийсь момент я верстав курс та зловив себе на думці, що я взагалі не мав би цим займатись. Але довше було б складати технічне завдання, ніж самому це зробити. Я подумав, що навряд чи в бізнесі має бути так, що CEO займається рутинними процесами. Я закрив цю справу, зробивши загалом 10 курсів.

І почав спілкуватись з іншими підприємцями, читати книги та дивитись відео на тему формування команд. Зараз я дуже радий, що сильно накосячив, оскільки завдяки цьому переосмислив процеси. З другим проєктом — школою математики для дітей — зробив все правильно.

Маю два висновки:

1. Зрозуміти, хто вам потрібен та чітко описати роль. Робота має бути повторювана та мати пул постійних обов’язків. Якщо ви шукаєте «казкового єдинорога», наприклад, SMM-ника та продавця в одній особі — це дуже неправильно.

В бізнесі важливо вибудувати процеси так, аби ролі були конкретні й зрозумілі. Якщо ваша вакансія за описом нічим не відрізняється від подібних на robota.ua, значить, все добре.

Ми зараз в Matema готуємо вакансію маркетолога. Виписали список завдань, де потрібна допомога і які результати хочемо отримати. На основі цього зробили опис вакансії. А завдяки запланованим результатам ми зможемо поставити співробітнику KPI та відстежувати ефективність.

2. Не гнатись за першим кращим. Потрібно прописати чіткі критерії відбору. «Досвід роботи онлайн-репетитором» — чіткий критерій, який легко перевірити. «Людина має бути амбітною» — нечіткий критерій.

Раджу прочитати книгу «Кто. Решите вашу проблему номер 1», з якої я почерпнув багато знань про найм.

Зараз в школі математики працює 20 людей, з яких тільки двоє не проходили через процес найму. Тому що я особисто з ними знайомий і переконаний, що вони мені підходять. За півроку пішли всього три людини, з якими я помилився на етапі найму. Тому я задоволений результатом та надалі покращую процеси формування команд.

Вимоги у вакансії не мають суперечити одна одній

Дмитро Стрижов, Холдинг «Шериф»

Холдинг охоронних компанії «Шериф», який сьогодні обслуговує 30 тис. родин, починався у 2003 році. Спочатку я самостійно виконував функції чотирьох людей — відділу кадрів, бухгалтерії, перевіряючого та директора.

Дмитро Стрижов

Мій перший набір охоронників відбувався в шкільній радіорубці — приміщення без вікон та зі слабким освітленням. Оглядаючись, я дуже дивуюсь, як мені тоді пощастило набрати тямущих людей.

Співробітників набирав за індивідуальною співбесідою, орієнтуючись на внутрішні відчуття «Підходить чи не підходить». В результаті вдалося набрати 13 охоронників та двох адміністративних спеціалістів. Звісно, такий інтуїтивний вибір призвів до багатьох помилок, оскільки перше враження буває оманливим.

Класична помилка «Потрібен Ленін на посаду вантажника» — коли до кінця не розумієш, хто тобі потрібен, чітко не прописані обов’язки. Тоді вимоги у списку починають суперечити одна одній, наприклад, «Це має бути людина з підприємницьким хистом та з адміністративним ухилом», а такого не буває.

З ростом компанії та появою HR-відділу у 2012 році ми розібрались, як правильно складати вакансії та підбирати персонал. Для найму адміністративно-управлінського персоналу застосовуємо Систему Томаса (система тестів для аналізу та прогнозу професійних і поведінкових характеристик людини — прим. ред.), а для відбору груп реагування — тести на схильність до агресії та крадіжок.

Сьогодні ми створюємо «Команду спецназ» — це не тільки про мускули, а в першу чергу про інтелект. Один наш співробітник вартує 5–10 аналогічних у конкурентів. Ми досягли цього в тому числі завдяки налагодженим процесам рекрутингу, вводної адаптації та системи онлайн-навчання.

Мій головний висновок з часів найму перших співробітників — сім раз відмір, а один раз відріж. Ви берете випадкову людину, а за два місяці виявляється, що вона не підходить. Це дорого коштує як компанії та бренду, так і взаєминам з людиною. Зараз ми користуємося інструментом онлайн-навчання Sintegrum. Завдяки ньому жоден співробітник не заходить на випробувальний термін, поки не дізнається свої базові завданням і не здасть залік. А ми таким чином одразу бачимо результати спеціаліста.

Перші співробітники поєднували роботу з іншою зайнятістю

Юрій Пирч, «K2 — реклама для інтернет-магазинів»

Компанію «К2 — реклама інтернет-магазинів» я започаткував 2019 року. До того часу кілька років шукав себе, працювавши і бізнес-асистентом, і тренером, і маркетологом. До створення власної агенції мене підштовхнули новий клієнт — власник інтернет-магазину. Я дізнався, що Google i Facebook розробили спеціальний вид реклами для товарів, але нею мало хто користувався. Так я і обрав свою спеціалізацію.

Юрій Пирч

Оскільки новий рекламний інструмент ще не набув популярності, я почав проводити безкоштовні вебінари для потенційних клієнтів. На них я пояснював, що це за реклама, чому вона вигідна та як її налаштувати. Організація трансляції, розсилки анонсів, формування списків учасників, нагадування — все це займало багато часу. Тому я вирішив знайти собі помічника.

В мене вже був підприємницький досвід — туристична компанія внутрішнього туризму «Час на мандри», в якій працювало 11 осіб. Тому я підійшов до відбору досить впевнено. Я позбавився переконання «Ніхто не зробить краще за мене», сформував чіткий опис вакансії та зробив публікацію на Facebook про пошук помічника.

З 20 кандидатами я провів групову співбесіду у Skype, на якій розповів детальніше про обов’язки. А наступного дня поговорив зі всіма індивідуально та відібрав помічницю. Вона працює в команді і сьогодні, вже як інтернет-маркетолог.

Завдяки першій співробітниці ми встигали проводити більше навчань після яких з’являлись клієнти з проханнями налаштувати рекламу. Їхня кількість постійно зростала, тож потрібно було набирати більше спеціалістів в команду. Крім того я запланував на осінь 2019 року подорож в Непал до базового табору Еверест. Я подумав, що якщо не делегую ведення проектів, накриється і моя подорож, і мій новий бізнес.

Я розпочав набір співробітників та вирішив набирати людей на віддалену роботу, дозволяючи поєднувати її з іншою зайнятістю. Це була моя основна помилка на той час — у більшості співробітників була основна робота в офісі. Вони регулярно пропускали онлайн-наради, аргументуючи це «шефом, що сидить за спиною» та заторами.

Повернувшись з Непалу в грудні 2019 року, я розформував майже всю команду і почав набір нових людей. Цього разу я проаналізував свій досвід та підійшов до пошуків по-іншому:

1. Перестав розглядати кандидатури, які мали основне місце роботи і шукали додатковий заробіток. В описі вакансії та на співбесіді наголошував на тому, що шукаю людей на довгу перспективу.

2. Почав позиціонувати віддалену роботу і гнучкий графік найкращою умовою роботи в К2.

3. Розробив систему, яка дозволила наймати відповідальних людей та швидко навчати їх:

  • публікація та просування вакансії (Facebook та внутрішні канали комунікації К2 — розсилки клієнтам, учасникам навчальних програм та підписникам у чат-боті);
  • групова співбесіда у Skype;
  • індивідуальна співбесіда у Skype;
  • платне навчання (символічна оплата за курси, яка була у 20 разів менша за ринкову ціну);
  • тестовий проект;
  • випробувальний термін.

В результаті до команди приєдналися відповідальні люди, з якими ми працюємо по сьогоднішній день.


Читайте також: «Ніхто не зробить роботу краще за вас. І це нормально». Як найняти першого працівника в інтернет-магазин.

Долучайтесь до Telegram-каналу EVO.business, щоб не пропустити нові матеріали.