Как благотворительные организации используют электронную систему закупок

Почему благотворительные организации выбирают электронную систему, и как это помогает им упростить процедуру закупки и сэкономить средства?

Как благотворительные организации используют электронную систему закупок - фото
Depositphotos

Специфика деятельности благотворительных организаций предусматривает максимально возможную открытость в работе как с донорами, так и с клиентами. Прозрачность операционных процессов позволяет эффективно взаимодействовать со всеми сторонами.

Использование электронной системы дает возможность отслеживать процедуру закупки на каждом этапе и при необходимости корректировать

Доступ к полной информации о проведении тендера, конкуренции в торгах, экономии, победителе и т.д. может иметь как сотрудник со стороны донора, так и руководитель организации. И это основная причина, по которой благотворительным организациям удобно работать в системе.

Сейчас в системе электронных закупок RIALTO работает более 100 благотворительных организаций, среди которых UNICEF, USAID, Общество Красного Креста Украины, БО «100 процентов жизни»

Безусловно, упрощение процесса закупок тоже немаловажный фактор для организации, в которой далеко не всегда есть отдельный специалист по закупкам и тендерами зачастую занимаются рядовые сотрудники. В результате, благодаря автоматизации процесса можно сэкономить время и ресурсы, которые обычно затрачиваются на поиск и отбор поставщиков.

И третья причина, по которой благотворительные организации все чаще работают в электронной системе,  экономия.

Высокая конкуренция в торгах дает возможность выбрать лучшее предложение, а на сэкономленные деньги приобрести другие необходимые товары

Учитывая, что чаще всего через систему благотворительные организации закупают продуктовые наборы, логистические и транспортные услуги, компьютерную технику и товары медицинского назначения, экономия может составить порядка 15-20%.

screen Rialto

Хорошим примером эффективного использования системы является работа в ней благотворительной организации «100 процентов жизни».

Основными принципами в работе с закупками БО «100 процентов жизни» является прозрачность, открытость и соблюдение добросовестной конкуренции. Чтобы придерживаться этих принципов, руководство организации приняло решение о переходе на электронную систему закупок. С 2018 года мы начали работу в системе RIALTO. Перед стартом нашего партнерства специалисты площадки Zakupki.Prom.ua провели тренинги для наших 55 субгрантовых организаций. Участники на этих тренингах ознакомились с площадкой, научились размещать объявления о покупке и увидели все  плюсы проведения закупок через систему.

В результате ключевыми преимуществами для нас стали: удобный интерфейс, легкость в размещении тендера, консультативная помощь, но все же самым главным преимуществом является экономия. Так, проанализировав 28 закупок, которые провели 16 наших организаций, мы подсчитали, что сумма экономии (если сравнивать бюджет-факт) составила 2 419 429,04 грн. Это значительная сумма  средств, которые мы сможем использовать на дополнительные товары/услуги для клиентов проектов в рамках Национальной программы остановки эпидемии ВИЧ/СПИДа и туберкулеза в Украине”, – рассказывает Тамара Александрова, эксперт по управлению закупками БО «100 процентов жизни».

Тем, кто еще не опробовал систему, нужно понимать, что для эффективной работы в ней необходимо учитывать некоторые специфические требования, связанные с деятельностью благотворительных организаций.

В большинстве случаев, закупки негосударственными организациями (НГО) осуществляются без НДС. Поскольку это условие сотрудничества является одним из ключевых, заказчику важно акцентировать на нем внимание и предоставлять участникам максимально полную информацию по этому вопросу. Например, есть проекты, в рамках которых победитель конкурса может пройти процедуру освобождения от НДС.

На что стоит обратить внимание благотворительным организациям при работе в системе электронных закупок:

Указывать широкую спецификацию. Если есть возможность снизить ограничения для поставщиков, например по году выпуска товара или фирме производителю – стоит им воспользоваться. Это поможет повысить конкуренцию в торгах.

Запрашивать сертификаты от поставщиков. При выборе победителя важно обращать внимание не только на стоимость товаров или услуг, а и на их качественные характеристики. Обязательно просите у участников сертификаты, свидетельствующие о легальном происхождении продукции.

Приглашать в тендер постоянных партнеров. Если во время сотрудничества не было никаких нареканий, то своих поставщиков стоит звать в тендер. Для организатора закупки – это возможность удостоверится в том, что партнерская компания предлагает лучшие условия на рынке.