Третий – не лишний. О взаимоотношениях закупщиков, HR и провайдеров

26 февраля состоялась первая в этом году встреча “Клуба Закупщиков”. Организаторами мероприятия выступили House of Knowledge, торговая площадка  Zakupki.Prom.ua и Youcontrol. Модератором обсуждения стал Максим Боровик – представитель Youcontrol, эксперт по обучению и развитию.

Тема обсуждения – «Закупка HR услуг. Тренинги и обучение». Часть компаний  делает это собственными силами, другие же обращаются к компаниям, предоставляющих подобные услуги. Об том, как наладить отношения между провайдерами (поставщиками), эйчарами и закупщиками, поговорили на встрече.

Задачи закупщиков

Начали встречу с обсуждения роли и функций закупщиков. Александра Шеховцева, категорийный менеджер «Райффайзен Банк Аваль», рассказала, как у них налажен процесс закупок обучающих и образовательных услуг. В частности, она отметила, что в компании много хороших эйчаров, которые реализовывают такие задачи своими силами, поэтому фокус на закупочные стратегии не делается. Тем не менее, закупщики активно помогают HR-специалистам.

Александра Шеховцева

мнение

Часто спрашивают, на что провайдерам надо обращать внимание, чтобы попасть в тендер. Сейчас компании в меньшей степени практикуют всеобщие приглашение в тендер. Они больше сосредоточены на поиске надежных провайдеров и созданию постоянного пула поставщиков, основанного и на референсах, мониторинге рынка и опыте. Есть ряд критериев, которые помогут повысить привлекательность участников в глазах компании-заказчика. Среди них референсы, наличие сертификатов в той или иной области, экспертность специалистов и терпение в бюрократических процессах.

Ольга Ковальчук, в прошлом ведущий консультант в компании «WE Partners» и HR-директор в компании «Астарта», отметила, что закупки и HR-услуги – полярные вещи. Поэтому закупщики никогда не участвуют в переговорах, ведь это административная функция. 

Ольга Ковальчук

мнение

Как компании выглядеть привлекательнее в глазах провайдера? Главное здесь – партнерская позиция в при выборе контрагента. Так как закупки действительно бюрократический процесс, оперативность в рассмотрении договора и возможность ускорить свои внутренние процессы будут очень ценным для команды провайдера.

Валерий Кушниренко, директор по управлению персоналом медицинских лабораторий «ДІЛА», дополнил: «HR – это не про звёзды в небе, а про жизнь и коммуникации. Две стороны должны понимать ради чего они работают. Чем лучше партнёр знает специфику компании, тем качественнее услуги он сможет предоставить. Также нужно быть более гибким, реагировать на все изменения рынка».

Подводя итоги первого блока, можно сделать такой вывод, что между HR-отделом и отделом закупок должен быть постоянный симбиоз. Такое сотрудничество пойдет на пользу всем. Нельзя допустить, чтобы одна из сторон чересчур настаивала на своем. Ведь хоть у всех есть свои задачи, но все работают на один и тот же результат.

К кому обратиться: качества хорошего поставщика

Далее с презентацией на тему: «Как выбрать качественного провайдера обучающих услуг» выступила Наталия Кривда, академический директор «Эдинбургской бизнес-школы Восточной Европы» и образовательной платформы «НК»,  доктор философских наук, профессор КНУ им. Т. Шевченко.

Наталия  отметила, что в 2019 году на первом месте среди приоритетов отдела кадров – обучение и образование сотрудников. Она дала свои рекомендации, на что стоит обратить внимание закупщикам.

Обучение и развитие: “Мы должны четко разделить категории. Тренинг — это когда у вас есть потребность в том, чтобы выработать конкретные навыки у вашего персонала. Обучение – программы по улучшению конкретных аспектов работы и закрытие «гепов» между умениями/знаниями сотрудников и вызовами организационных задач.

Развитие – его объект – весь человек в целом, а не отдельные навыки или аспекты работы этого человека. Как правило, это про топ-менеджмент, про то, когда нужно сменить позицию.

Не ищите обучение там, где написано тренинги, и не ищите развитие там, где написано обучение”.

Знание-сила. “Первое на что я сразу бы обратила внимание — это внутренний контент: качественное, подтвержденное содержание, системность знаний. Не модное, но актуальное, не поверхностное и формальное, а наполненное смыслами”.

Аккредитация-валидация: “Обращайте внимание на то, сколько компания работает на рынке, ее гибкость, количество выпускников, соотношение стоимость-ценность”.

Стоимость-ценность: “Образование не может быть дешёвым. Лайфхак для закупщиков: в стоимости обучения что-то может быть не включено. Например, аккредитация в международном сообществе, сдача экзаменов, стоимость учебников”.

Ключевые качества поставщика. Цените тех, у кого есть пакет образовательных услуг разного уровня, которые можно выбрать на длительный срок. «Обучение – это инвестиция. Вы не тратите время на обучение, а инвестируете его в человеческий капитал», — подчеркнула Наталия.

Она также рекомендовала делать минимум две встречи с поставщиком. На первой — консультироваться, обсуждать ТЗ. После этого компания сможет подготовить более качественный бриф, соответствующим всем задачам.

Вторую встречу планировать, как презентацию предложения от провайдера услуг. «Правильно выписанное ТЗ – 80% качественного образования. Чем уже будет воронка запроса, тем качественнее будет ответ», – акцентировала спикер.

Также при проведении тендера или просто составления образовательных продуктов важно требовать от провайдера подробного описания программы – помните, что компания  несет ответственность за соблюдение авторских прав.

После презентации Наталии началось обсуждение того, какие преференции имеют компании, с которыми был опыт работы, перед новенькими.

Александра Шеховцева констатировала, что исторически это имеет место быть, но по её мнению, нужно стараться от уходить от подобной практики. Спикер отметила, что она убирает вопросы о том, сколько компания работает на рынке, сотрудничали ли они ранее и тд. Александра рекомендует смотреть в сторону более значимых критериев, таких как реальные референсы. Другой момент — развитие стратегических отношений, когда не стоит менять провайдера как перчатки.

Рекомендации закупщикам

Подводя итоги, каждый из спикеров “Клуба Закупщиков” дал свои рекомендации для проведения тендеров и закупок образовательных продуктов.

Советы от Наталии Кривды

• Помните, что ответственность за обучение на стороне студента.
• Выбирайте не лучших, а системных и проверенных.
• Обращайте внимание на количество учеников, который успешно окончили курс.

Советы от Ольги Ковальчук

• Наладьте отношения с эйчарами.
• Когда оцениваете в тендере, нужно понимать, сколько компаний на рынке.
• Помните об оф-лимитс (обязательстве не перенимать сотрудников из других компаний).
• Узнавайте про гарантии по замене, а именно как будут делать замену и в какой срок. Один год гарантии – это нормально.
• Давайте как можно больше возможностей эйчарам.

Советы от Валерия Кушниренко

• Помните: то, что мотивирует руководителя, не всегда мотивирует работника.
• Включайте голову ?.
• Не бойтесь возражать. Всегда есть место для диалога.

Советы от Александры Шеховцевой

• Критерии оценки – то, что мы формируем «на берегу» и с чего мы будем иметь результат.
• Задача организатора процесса – посадить за один стол эйчара и провайдера и спросить: «Как будем измерять эффективность?».
• Нужно предопределить последствия и ответственность за то, что нам гарантируют.
• Важно понимать рыночность цены.

В конце встречи участники смоделировали свой следующий рабочий день и решили, что позвонят своим эйчарам, пригласят их на кофе и узнают о стратегиях, к которым закупщикам надо присоединиться.