В EVO создали документ с принципами и правилами удаленной работы, которые позволяют командам лучше понимать друг друга и строить эффективные коммуникации.
Делимся новой частью документа, которая касается синхронных и асинхронных коммуникаций.
Асинхронные коммуникации — новая норма
Работу нужно планировать таким образом, чтобы подавляющее большинство задач решались в документах, переписке (с возможностью ответить позже), таск-менеджерах.
Встречи и созвоны остаются для действительно срочных вопросов, важных синхронизаций и поддержки эмоциональной связи.
То есть, назначая встречу, вы должны отдавать себе отчет, что вопрос действительно требует встречи, а не просто вы не нашли время корректно описать запрос или поставить задачу.
Преимущества асинхронной коммуникации
1. Возможность работать, не отвлекаясь постоянно.
2. Возможность планировать и лучше управлять своим временем.
3. Больше времени на подумать и подготовить взвешенный ответ.
Для чего подходят асинхронные коммуникации
1. Подведения итогов, апдейтов, пульсов.
2. Большинства текущих задач, в том числе обсуждений в комментариях.
Пример — подготовка этого документа. Мы предложили базовый вариант, лидеры дополняют, резонные замечания вносятся. Таким образом, над документом поработало по крайней мере 70 человек.
3. Шеринга идей, новостей, предложений, запроса обратной связи по теме.
Правила асинхронных коммуникаций
Предварительная подготовка, ответственность за результат и вовлеченность всей команды — обязательные условия качественных асинхронных коммуникаций. Поэтому:
1. Планируйте и готовьтесь.
Задачи на вчера и вечный пожар мало совместимы с асинхронными коммуникациями. Нормально, если авралы случаются. Не нормально, если они — это и есть вся работа. Поэтому организуйте в первую очередь себя:
2. Пишите понятно.
Формулируйте любой запрос так, чтобы у коллег осталось минимум уточняющих вопросов и каждый понимал, что конкретно вы ожидаете получить в итоге. Добавьте важные детали. Обозначьте цель.
3. Сформулируйте итог и отвечайте за результат.
Больше классных примеров в статье «10 практик асинхронної комунікації».
Синхронные коммуникации — для креативной работы, решения сложных задач, быстрого синхрона и поддержки эмоциональной связи
Синхронные коммуникации — встречи и созвоны — знакомый и понятный для нас способ связи. Но на удаленке он лучше работает как дополнение к асинхронным коммуникациям. Использовать его как основной — малоэффективно.
Встреча с группой — это большая ответственность, потому что требует 30–60 минут времени, внимания и предварительной подготовки каждого участника.
Быстрый созвон — отличный способ быстро обменяться мнениями и договориться. Он отлично работает, если используется действительно именно с такой целью — четко и по делу.
Для чего хороши синхронные коммуникации
1. One-on-one, синхрона с командой, обратной связи. Здесь важен эмоциональный контакт, возможность сразу прояснить спорные моменты.
2. Стратсессий, воркшопов, установочных сессий — любых встреч, где быстро меняется инфополе и важно включение участников здесь и сейчас.
3. Брейн-штормов. Тут понятно — наброс идей, одна история цепляет другую, здесь и сейчас происходит магия рождения общей идеи.
4. Решения кризисных ситуаций. Когда не понятно, где еще рванет и на встрече должны быть все нужные люди, чтобы вовремя обратить внимание на еще одну проблему.
Соотношение синхронных и асинхронных коммуникаций, к которому мы стремимся — 20/80
Оба способа коммуникации — очень важны, а наша задача — научиться их гармонично сочетать и правильно использовать. То есть осознанно выбирать, какой вариант коммуникации будет удобен для решения вопроса.
Например:
1. Не назначать встречу, если вам нужно собрать мнения — если вы корректно опишете цель, вы получите ответы от коллег в удобное им время.
2. Не назначать встречу, если вы не знаете, каким должен быть ее результат. Лучше потратьте свое время на самостоятельную работу, постановку цели, формирование ожидания, чем время нескольких коллег, которые вынуждены будут отвечать на эти вопросы за вас.
3. Не вести затянувшуюся переписку, если ваш вопрос можно быстро решить пяти минутным созвоном.
4. Требовать от организатора любой коммуникации — заранее и четко обозначить ожидания, в том числе и от вас.
Нормально, когда в сложные периоды — запуски проектов, выкатки важных решений, — частота встреч и звонков увеличивается. Если вы постоянно на встречах и звонках — это тревожный знак.
Читайте также: «Если задачу можно решить без встречи, нужно это сделать». Принципы и правила проведения встреч на удаленной работе в EVO.
Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.business, чтобы не пропустить новые материалы.
