«Если задачу можно решить без встречи, нужно это сделать». Принципы и правила проведения встреч на удаленной работе в EVO

В EVO создали документ с принципами и правилами удаленной работы, которые позволяют командам лучше понимать друг друга и строить эффективные коммуникации.

Делимся первой частью документа, которая касается встреч.


Встречи в одном пространстве

Единое пространство, когда все участники в онлайне или все в офлайне, критично важно для создания общего инфополя и равного погружения в контекст всех участников.

Поскольку основной формат работы EVO — удаленный, встречи и синхронизации с командой должны преимущественно проходить онлайн, даже если часть команды находится в офисе. Исключение — когда вы целенаправленно собрались в офисе всей командой, чтобы поработать рядом.

Этикет рабочих встреч

Определите вашу роль на встрече и действуйте исходя из этого.

У встреч есть две полярности по степени вашей вовлеченности: активный участник и наблюдатель.

1. Встреча, где вы больше активный участник, предполагает включенную камеру, активное слушание, участие и сосредоточенность. Это, как правило, one-2-one, статусы, синхронизации, ретро, обсуждения проблемы в узком кругу.

2. На встрече, где вы можете позволить себе роль наблюдателя и ваше вовлечение не критично, включенная камера, перекусы и параллельная работа остаются на ваше усмотрение. Это могут быть большие встречи, где 2–3 спикера, и это не вы.

Важно, чтобы вы и коллеги на встрече понимали вашу степень вовлеченности одинаково, а для этого вы должны демонстрировать это должным образом и готовиться соответственно. Если вы едете за рулем с плохим интернетом или доедаете обед, то вряд-ли сможете качественно принимать активное участие во встрече.

Вот несколько настоятельных рекомендаций, которые мы просим вас соблюдать по умолчанию из уважения друг к другу на встречах, где вы — активный участник:

Включите камеру. Зрительный и эмоциональный контакт на удаленке особо важен, все мы опасаемся со временем его лишиться. Включая камеру, вы даете понять коллегам, что вы полностью сосредоточены на встрече и слушаете говорящего коллегу. Внимательный взгляд, улыбки, кивки, жесты — очень помогают и задают тон. В то время, как выключенная камера создает только иллюзию присутствия: не понятно, есть вы на встрече или занимаетесь чем-то еще.

Будьте на встрече. Если вы приняли приглашение на встречу, будьте на ней. Это значит — не набирайте параллельно текст, не общайтесь в нескольких каналах, не занимайтесь другими задачами. Откажитесь от встречи и попросите сообщить о результате, если не готовы вложить в нее свое время и внимание. И это тоже ок.

Соберитесь. Для созвонов выбирайте одежду, в которой вы бы могли комфортно ощущать себя на реальной встрече с коллегами в офисе.

Отложите обед, перекур до окончания встречи, по возможности. За исключением тех случаев, когда у вас с коллегой совместный обед или перекур. Это относится к вейпам, айкосам и прочим кальянам. Или, по крайней мере, спросите, не против ли остальные участники встречи этого.

Используйте гарнитуру, если уже используете офис, как коворкинг. Давайте бережнее относиться друг к другу, ведь за стенами могут находиться люди и слышать несколько встреч одновременно. Если у вас нет гарнитуры, напишите в helpdesk и она появится.

Сначала припаркуйтесь, потом активно включайтесь во встречу. Это в меньшей степени вопрос вовлечения во встречу и в большей — вашей безопасности.

Время для рабочих встреч и активной коммуникации

С 10 до 17 по будням — временное окно, когда ваши коллеги ожидают, что вы доступны для встреч и общения в мессенджерах и по телефону. Если в вашем случае это не так, обсудите это с вашим лидером? обязательно донесите это членам команды и отразите в своем корпоративном Google-календаре. Если не введете его — самое время начать это делать.

Единое временное окно не равно рабочему дню. Если вы работаете с клиентами напрямую (продажи, поддержка), время работы, как и раньше — это бизнес-время и привязано к графику работы клиентов.

Если вы не работаете с клиентами напрямую и ваша роль позволяет, можете выполнять свои задачи рано утром или поздно вечером, если так удобно.

Доступность для встреч также не означает встречи нон-стоп с 10 до 17, а означает возможность коллег назначить вам встречу, не гадая, удобно ли вам. Если вам неудобно общаться, условно, с 15 до 16, потому что вы укладываете детей или обедаете, просто забейте этот слот в календаре и измените статус в Slack на «Недоступен».

Также это не значит, что встречи могут быть только с 10 до 17. Можно раньше, можно позже — если это удобно всем участникам. Например, команды Satu.kz уже в 7 работают, им не нужно ждать 10, чтобы провести стендап.

Хороший тон — назначать встречи хотя бы за сутки, чтобы коллеги могли планировать свой день с вечера. Понятно, что бывают исключения, но пусть их будет меньше.

Рекомендованное время встречи по умолчанию — 30–40 минут. Само собой, можно назначать встречу на 15 минут, и на 2 часа — в зависимости от темы, состава, но по умолчанию лучше выбирать не 50 минут, как сейчас, а 30.

Ограниченное время, как правило, помогает держать ритм и провести встречу плодотворно. Также предлагаем соблюдать интервал между встречами — хотя бы 15 минут. В офисе это время нужно было, чтобы добежать до переговорки; дома — чтобы перекусить, настроиться.

Время реакции на сообщения. В рабочее время: личное сообщение в Slack — до 2 часов. Пост в общей группе, email — в течение суток. Телефонный звонок — как можно скорее, ведь это средство экстренной связи и мы пользуемся им в крайнем случае.

В нерабочее время: ответы — на ваше усмотрение. Если вы получили письмо или уведомление поздно вечером, спокойно можете отложить ответ до утра. Но и здесь — помни о смысле: полетевшие сервера и другие ЧП до утра не ждут, а вот рядовой рабочий запрос — да.

Если вы сами пишете коллегам в нерабочее время, не рассчитывайте на быстрый ответ. Пожалуйста, не пишите ночные письма «Чтобы не забыть», а пользуйтесь функцией отправки отложенных сообщений для почты и Slack или ставьте себе задачу в личный таск-менеджер (вы еще не пользуйтесь — самое время начать это делать). Цените личное время своих коллег и организовывайте в первую очередь себя.

Эффективность встречи

У каждой встречи должна быть тема и ожидаемый результат. И все участники должны быть осведомлены об этом не на самой встрече, а заранее. Хороший тон — прописывать повестку, тему и ожидания от встречи в самом календаре. Туда же прикладывать материалы, с которыми должны ознакомится участники. Эти действия в сумме и масштабе месяца экономят огромное количество времени.

Если задачу можно решить без встречи, нужно это сделать. Встреча — не панацея, это только опция (не первая) для решения задачи. Долгосрочная задача — прекратить концерты перед микрофонами по любому поводу и научиться асинхронным коммуникациям. То есть решать вопросы в документах, переписке. Оставить встречи для необходимости. Этому будем учиться.


Читайте также: Как мы в EVO на удаленку переходили.

Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.business, чтобы не пропустить новые материалы.