Київська школа економіки про цифровізацію закупівель: Це вже давно не тренд, а необхідність

Цифровізація закупівель – це вже давно не тренд, а необхідність, яка в майбутньому дасть змогу реагувати на виклики сучасності й допомагати впроваджувати нові інструменти.

Тому ми в компанії і “взяли курс” на діджиталізацію. Аби зрозуміти, як правильно будувати закупівельні процеси та довгострокові партнерські відносини з постачальниками, я пішов на навчання на “Програму професіоналізації закупівель” при Київській школі економіки. Після закінчення Програми ми разом із керівництвом створили нову закупівельну політику та процедури для компанії. 

Перший тендер ми провели в категорії «меблі», так як на момент переходу на електронні закупівлі саме на це був запит. Я вважаю, що для початку роботи такий варіант дуже вдалий з ряду причин. По-перше, не складно прописати технічне завдання – товар популярний і є багато зразків правильного оформлення тендерної документації. По-друге, в цій категорії велика кількість постачальників, що забезпечать високу конкуренцію на торгах і, відповідно, хорошу ціну. І по-третє, якщо перші дві умови будуть виконані, то ви отримаєте позитивний досвід і хороше враження від початку роботи з електронними закупівлями. Це стимулюватиме і надалі користуватися ними.

Варто зізнатися, що на початку роботи з електронними тендерами через недосвідченість я зіткнувся з деякими труднощами. Коли у першій закупівлі взяли участь лише два учасники, стало зрозуміло, що без консультації менеджера не обійтися. 

З тих пір перед кожною закупівлею в новій категорії я консультуюся з менеджером майданчику щоб дізнатися всі особливості та нюанси даної категорії

З моменту переходу на електронні закупівель нам вдалося провести близько десяти процедур. Значну частину з них становлять товари для забезпечення навчального та дослідницького процесів: меблі, комп’ютерне обладнання та програмне забезпечення. Звісно, десять – це небагато у порівнянні з іншими замовниками, але для компанії нашої специфіки та обсягу закупівель – достойний показник. У нас є встановлений поріг вартості товару чи послуги і на все що вище за нього проводиться тендер. Тому частина наших закупівель проходить за рамковими угодам з перевіреними постачальниками. Із величезної кількості учасників ми відбирали кращих і поступово налагоджуємо з ними партнерські відносини. 

Звичайно, щоб працювати ефективно після переходу на електронні тендери, нам довелося міняти внутрішні закупівельні процедури, але зусилля себе повністю виправдали. 

Ми вже відчули переваги цифровізації
1

Економія часу

Це відбувається за рахунок автоматизації механічних рухів. Тепер одним кліком можна надіслати запрошення всім зареєстрованим у системі постачальникам з обраної категорії, автоматично вибрати переможця за зазначеними критеріями, швидко сформувати звіт тощо.

2

Прозорість

Не існує нічого ідеального, завжди є ризик корупційних маневрів, але електронні закупівлі принаймні мінімізують їх кількість як для замовників, так і для постачальників.

3

Оптимізація

Ще одне, але не менш важливе – створення цінності для компанії шляхом планування та оптимізації витрат.

Потрібно швидко вчитися, щоб освоїти нові навички та інструменти. Закупівельник – вже не та професія, якою була 5 років тому. Не потрібно боятися діджиталізувати та оптимізувати процеси в своїй повсякденній роботі та професії в цілому. Без уміння оперувати новими інструментами ви втрачаєте цінність, як фахівець і ризикуєте поповнити лави запасних.