16 мая состоялась очередная ежемесячная встреча «Клуба закупщиков». В этот раз эксперты подняли такую важную тему, как оценка эффективности работы поставщиков. Организаторы мероприятия – торговая площадка Zakupki.Prom.ua, House of Knowledge и Youcontrol.
Раньше перед закупками ставилась очень простая задача – наличие товара на складе. Но сегодня цели переросли в более глобальные и направлены на создание конкурентного преимущества компании. Для этого и необходима оценка поставщика, помогающая определить, кто из партнеров может перейти в разряд стратегических, а кто не справляется со своими обязательствами.
Владимир Ковалев, руководитель отдела непрямых закупок Nestle Ukraine, рассказал о трех видах анализа работы поставщика, которые может использовать закупщик.
Промежуточная оценка. Проводится на начальном этапе проекта. Она позволяет минимизировать риски некачественной работы, а также определить перспективу дальнейшей реализации данного проекта с конкретным поставщиком.
Итоговая оценка. Осуществляется по завершению проекта. Она позволяет не только проанализировать работу поставщика, но и спрогнозировать перспективу будущего взаимодействия с ним и определить насколько партнер готов брать на себя ответственность. На этом этапе можно определять зоны развития для поставщика и начать формировать статистику для периодической проверки.
Периодическая оценка. Проводится на регулярной основе и как правило для всех поставщиков, с которыми работает компания.
«Конечно, это идеальный вариант. Но зачастую ресурсов не хватает для того, чтобы выполнить проверку всех партнеров. И практика показывает, что необходимо проверять поставщиков, которые составляют 80% расходов, либо же топ-20 категорий», – акцентирует Владимир Ковалев. Также спикер добавил, что это дает возможность всесторонне проанализировать работу партнеров и сформировать для себя список тех, кто может перейти в разряд стратегических.
Владимир также выделил четыре основополагающих критерия для оценки поставщиков в любой сфере:
- цена – насколько фактически оплачиваемые услуги меньше минимального порога по рынке
- уровень сервиса – в том числе своевременная доставка
- безопасность – весь комплекс мероприятий, который поставщик направляет на то, чтобы его работа была безопасно
- качество – насколько полученные товары/сервис, соответствуют заявленной спецификации
Остальные критерии являются производными от основных и формируются под каждую конкретную категорию.
Но закупщику, по мнению Владимира Ковалева, также необходимо придерживаться определенных принципов, чтобы анализ работы поставщика был качественным и решал задачи компании. В частности нужно фокусироваться на:
- прозрачности (прозрачный выбор критериев, их применимость)
- объективности (приемлемый уровень количества баллов, понимание что и для чего меряем)
- коллегиальности (позволяет избежать каких-то ошибок).
- конструктивности (обратная связь, причем в двустороннем порядке)
Далее о реализованном проекте внедрения системы оценивания поставщиков в компании Jacobs рассказала Виктория Шевчук, руководитель отдела закупок “Май Украина”. Система позволяет измерить уровень сервиса и проактивно среагировать на невыполнение обязательств со стороны партнера.
Компания добавила в контракт условие, что если результаты партнера будут ниже 95%, то поставщик предоставляет скидку на период до проведения следующего оценивания. Поэтому обе стороны были активно вовлечены в процесс согласования системы анализа работы и внедрения ее. Оценивание проходило в три этапа.
Ежемесячное – измерение своевременности и укомплектованности заказа. За эту часть отвечал отдел репленишмента (обеспечения — ред.). Также оценивали качество товара.
Полугодовое – выводы делали на основании отчетов OTIF (On-Time-In-Full — своевременно и в полном объеме, ред.), с помощью которых измеряется эффективность цепочки поставок. Кроме того, оценивали качество и логистику. Также был административный критерий, в который входила подготовка документов и скорость реакции на запросы.
Годовое – складывались все предыдущие отчеты и оценки. Такое оценивание курирует отдел закупок.
Третий спикер мероприятия – Алексей Гембель, Global Indirect Procurement Manager в компании Acino Pharma, рассказал в каких проектах закупщику стоит анализировать работу своего партнера.
Зачем проводить? Это установка взаимовыгодных достижений, согласования уровня сервиса и предполагаемого уровня экономических благ, контроль результатов, а также ожидаемого сервиса и целей. Кроме того, это фундамент для дальнейших переговоров.
Когда применять оценку? Если проект стратегический, высокобюджетный и рискованный, например строительная сфера. Когда компания отдает деньги на долгосрочной основе, то нужно понимать придерживается ли поставщик каких-то условий и уровня сервиса на протяжении длительного срока. Необходимо это также для аутсорсинговых проектов и если в контракте есть пункт SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне обслуживания. — Ред).
Помимо этого, Алексей добавил: “Мы очень часто анализируем работу поставщиков, но достаточно редко оцениваем себя. Но двусторонняя обратная связь поможет оптимизировать процесс принятия решений, обеспечит согласованность между индивидуальными, функциональными и корпоративными целями”.
Алексей также затронул тему выбору поставщиков. Спикер призвал закупщиков проводить ABC-анализ, который дает возможность классифицировать ресурсы компании-партнера по степени их важности. А также не забывать о принципе Парето: 20% поставщиков отвечают за 80% затрат. Полезным и даже необходимым для закупщика является и использование матрицы Кралича. Она поможет оценить риски и понять, кто из поставщиков важен, как стратегический партнер.
