П’ятого липня відбулася чергова зустріч Клубу Закупівельників. Незважаючи на період відпусток, зал був переповнений слухачами, які хотіли дізнатися більше про електронний документообіг. Організували захід House of Knowledge, торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua та youcontrol.com.ua.
Відкрила захід Оксана Ферчук, керівник бізнес-напрямку компанії EVO (майданчики Zakupki.Prom.ua, Аукціони.Prom.ua, сервіс електронного документообігу “Вчасно”). Вона розповіла, як за допомогою електронного документообігу вдалося оптимізувати витрати Zakupki.Prom.ua.
У майданчика приблизно 24 тис. активних клієнтів, яким потрібно постійно надсилати акти виконаних робіт. Раніше для цього існував окремий підрозділ з 11 діловодів, і вони вручну відправляли тисячі листів на день. Аби оптимізувати цей процес, у компанії вирішили розробити сервіс “Вчасно”.
Впровадження електронного документообігу проходило у декілька етапів. Спочатку всі нюанси майбутнього покращення обговорили з юристами та бухгалтерією, і погодили з керівництвом. Далі – інформували про зміни клієнтів. За словами Оксани, це зробили за допомогою тих же паперових документів: вклали в конверт листа з повідомленням: “Друзі, наступного разу чекайте акти в електронному вигляді” та додали інструкцію. Це гарантувало, що про нову схему роботи дізнаються саме ті, хто з нею буде працювати – бухгалтера партнерів.
Після цього компанія внесла зміни в публічну оферту на сайті та вказали, що обмін документами проводиться в електронному вигляді, і розсилкою на пошту проінформували клієнтів. Паралельно необхідно було в “облікову політику підприємства” (Документ бухгалтерського обліку — ред.) додати фразу про застосування електронного документообігу. Це було важливо, бо податкова звертає на такі моменти особливу увагу. І останнє – провели навчання для менеджерів, які працюють з клієнтами, щоб вони могли проконсультувати користувача сервісу.
“Частина з клієнтів відреагувала одразу і перейшла у “Вчасно” самостійно. Хтось – телефонував, ставив питання. Ми розповідали, давали посилання на нормативні акти та роз’яснення податкової – це допомогло. Сьогодні з 24 тисяч активних клієнтів тільки 600 продовжують працювати з папером”, – поділилася досвідом Оксана Ферчук.
У січні Zakupki.Prоm.ua пройшли комплексну податкову перевірку за 2016-2018 роки. Вона відбувалася згідно з порядком, прописаним для підприємств зі змішаним документообігом. У компанії самостійно вивантажили всі документи в електронному вигляді на окремий ноутбук, і надали інспектору доступ до нього. Податкова переглянула все, а от роздрукувати просила лише декілька. Жодних питань до електронних документів не виникло. “Ми не рекомендуємо компаніям надавати доступ до сервісу податківцям, та й взагалі будь-кому стороньому. Для інспекторів варто підготувати оригінал документа в тому вигляді, в якому ви його завантажили, хеш-функцію (результат обробки оригіналу файлу за допомогою програми шифрування — ред.) та pdf-відображення”, – радить Оксана Ферчук.
Анна Боць, провідний фахівець із закупівель компанії EVO, наголосила: аби перейти на електронний документообіг з учасниками закупівель, необхідно зробити два важливих кроки. Перший – включити згоду на ведення документообороту в електронному варіанті, як обов’язкову умову, в тендерну документацію. Другий – додати у договір з партнерами пункт про «використання електронного документообігу». До речі, для контрагентів онлайн-обмін документами безкоштовний – його оплачує замовник.Сервіс дає змогу прикріпити до договорів дочірні документи. Тобто можна бачити одразу всю історію партнерства: які були поставки, що вже підписано або на якому етапі зараз процес тощо. Важливий момент: в договорах варто вказувати дату, з якої він вступає у дію. Він може бути завантажений у сервіс сьогодні, а чинності набуває, наприклад, через 5 днів.
Всіх бухгалтерів лякає те, що нібито первинні документи потрібно підписувати під час отримання товару/послуги. Проте ЗУ «про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» дозволяє складати первинні документи в той період, коли операція фактично була проведена. Тому можна не перейматися і підписувати документи не відразу під час отримання товару, а через деякий період, який краще затвердити у договорі.
“Готовий документ має часові відмітки про те, коли він був завантажений, та коли підписаний кожною із сторін. Якщо є узгодження, то можна побачити ким з ваших співробітників це було зроблено”, – говорить Анна. Підписання документу займає приблизно 30 хвилин, тому контрагенти можуть знаходитися в різних офісах чи містах. Раніше їм би довелося відправляти листи з документами поштою та чекати тиждень чи більше.
Також дуже зручно використовувати фільтр, якщо необхідно підписати кілька документів одразу. Налаштування сервісу дозволяють зробити вибірку і відправити її контрагенту. Він підпише все і одразу, тобто йому не потрібно буде під кожен документ вводити ключ ЕЦП.
Після Анни Боць, досвідом переходу на електронний документообіг поділилася Анастасія Шорохова, Business transformation manager, компанія lifecell.
За словами Анастасії, зовнішній документообіг компанії – приблизно 600 тис. документів на рік. До нього входить не тільки робота із закупівельниками і контрагентами. Є величезний підрозділ, який співпрацює з партнерами, серед яких близько 6 тис. контрагентів – орендодавці майданчиків для сайтів компанії. За підрахунками lifecell раніше документообіг коштував компанії на рік до сімсот тисяч доларів. Звісно, такі витрати необхідно було зменшити. Для початку обрали досить реальну ціль – скоротити витрати на 30%.
І щоб отримати вигоду якомога швидше і не чекати повної інтеграції з системами компанії, була обрана наступна стратегія переходу на електронний документообіг. Перший етап – ручне завантаження/вивантаження документів з системи; потім покрокова інтеграція і повна автоматизація процесів.
“Ми вирішили знайти команду «запальничок», які б захотіли першими перейти на електронний документообіг зі своїми партнерами. “Піонерами” стала команда продаж. Перший місяць ми створювали новий процес, вчили свою систему формувати імена файлів, щоб автоматично завантажувати у “Вчасно” документи з ЕДРПОУ та e-mail користувачів. Приблизно стільки ж часу у нас пішло на підготовку, видачу ЕЦП для співробітників та комунікації з партнерами”, – наголосила Анастасія Шорохова.
Юристи компанії запропонували таку схему – не просто інформувати партнерів про перехід на електронний цифровий підпис, а в паперовому вигляді укладати додаткову угоду.
Перехід зайняв близько 3-х місяців. Найскладніше було з деякими великими компаніями, в яких часто буває високий рівень бюрократії та довгий процес прийняття рішень. Анастасія відмічає, що директори-іноземці lifecell та деяких партнерів не говорять російською чи українською, тому спеціалісти із «Вчасно» розробили англійську версію.
Були певні складнощі з тим, що в компанії, де сервіси знаходяться на рівні функцій, складно запровадити всередині новий інструмент. Але проблему розв’язали. Тепер з’явиться людина, яка частину свого робочого часу буде займатися адмініструванням сервісу. Також у lifecell вирішили, якщо документ цінний і містить багато важливої інформації, його не підписують через зовнішні джерела. Але таких документів менше, ніж 0,1%. Зараз lifecell в середині процесу розгортання сервісу з усіма підрозділами компанії. І вже є перші успіхи – реалізація пілотного проекту з командою продажів дозволила скоротити процес з 2-3 тижнів до 1-2 днів. Наступний крок – інтеграція “Вчасно” і систем компанії.
Нагадуємо, що на попередньому засіданні Клубу, яке відбулося 16 травня, експерти обговорювали таку важливу тему, як оцінка ефективності роботи постачальників.
«Вчасно» – сервіс для обміну, підписання та зберігання будь-яких юридично значимих електронних документів (угод, актів виконаних робіт, рахунків, товарно-транспортних накладних тощо), яким користуються 90 тисяч українських компаній. Працює з усіма видами ключів ЕЦП/КЕП (електронного цифрового підпису/кваліфікованого електронного підпису). Проект компанії EVO.
