На початку 2019-го року компанія Zakupki.Prom.ua успішно пройшла податкову перевірку з первинними документами, складеними в електронній формі
Для будь-якої компанії перевірка Державною фіскальною службою (ДФС) – це стрес. А проходження її з електронними документами поки не надто поширене в Україні. Тож для бізнесу така ситуація виглядає ще більш напруженою. Страх не досягти позитивного результату через формат документів заважає компанії швидше відмовлятися від паперів.
По-перше, все легко підготувати й самостійно переглянути до приходу податківців. По-друге, такий формат унеможливлює махінації типу «ось був умовний акт виконаних робіт, а тепер зник».
Власний досвід
Компанія Zakupki.Prom.ua почала використовувати онлайн-обмін у лютому 2017 року.
Тож, коли настав час готуватися до податкової перевірки, майже вся первинна документація компанії була не у теках і шафах, а в особистому кабінеті в сервісі електронного документообігу «Вчасно».
Леся Михаленко
Керівник юридичного департаменту торговельного майданчика Zakupki.Prom.uaКомпанії мають право самі вирішувати, у якій формі вести документообіг. Інспектори, які до нас завітали, не вперше зіткнулися з документацією в електронному вигляді. Традиційно для такої перевірки вони попросили надати документи за певний період та по визначених контрагентах. Спочатку ми поцікавились у податківців, в якому вигляді надавати документи, і вони відповіли, що у зручному для візуального сприйняття, тобто на папері. В інспекторів були запитання по суті операції та її відображення в обліку. Наприклад, до актів надання послуг з консультування вони просили надати звіт чи інші документи, що підтверджували дійсність та реальність операції. А ось щодо форми документів, тобто в паперовому чи електронному вигляді, запитань не було. Як і не виникло потреби переконувати у дійсності накладених кваліфікованих електронних підписів (КЕП, раніше – електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Податкова не має права не визнати документ тільки тому, що він електронний. Згідно із законодавством, форма документу жодним чином не впливає на його юридичну силу, значення має лише зміст. Тому відмова від паперів не створює додаткових складнощів. Навпаки: вже є тисячі кейсів у компаній, які переконалися, що так швидше, економніше і легше.
По-перше, це виключає особистий фактор. По-друге, дає змогу оперативніше готувати документи, легше їх зберігати, суттєво прискорює обмін із партнерами. По-третє, фізичні підпис і печатку можна підробити, а якщо використовувати КЕП (ЕЦП), питань щодо юридичної чинності документів не виникатиме. По-четверте, відсутні ризики випадкового зникнення оригіналів.
«Ви можете здивуватися, але дистанційна перевірка первинних документів в електронному вигляді без візиту органів контролю на підприємство – наше близьке майбутнє. Час на приготування, відстежування та архівування паперів – це зайві витрати для комерційного сектору. А армія податкових інспекторів, які щоденно виїжджають на підприємства та марнують час на перегляд та аналіз документів “очима” – даремне витрачання бюджетних ресурсів. Усі ці операції потрібно перевести в електронний вигляд і автоматизувати. І роль лідера у цьому процесі має виконувати держава», – переконана Оксана Ферчук, керівник бізнес-напряму EVO (майданчики Zakupki.Prom.ua і Аукціони.Prom.ua, онлайн-сервіс «Вчасно»).
Заміна паперових документів на електронні зумовлює колосальну економію робочого часу та коштів, дає змогу швидше проводити комерційні операції та отримувати оплату за надані послуги і товари. Одночасно це й унікальна можливість для автоматизації ролі держави.
