Как «Аскания» экономит на закупках 10% бюджета, используя электронные площадки

В группу компаний «Аскания» входят 12 бизнесов. Среди них импорт, производство и дистрибуция продуктов питания, сеть платежных терминалов, выращивание роз, поставка электроэнергии и природного газа, производство стрелкового оружия и другие.

Евгений Пятько, директор департамента развития бизнеса «Аскания Групп», рассказал EVO.Business, как устроен процесс закупок в компании и как удается экономить благодаря использованию электронных площадок.


Почему начали использовать электронную площадку

В 2014 году одна из компаний группы участвовала в крупном государственном тендере западной страны. Тендер проходил на электронной площадке в формате редукциона (аукцион на понижение — прим. ред.). Для украинских компаний в то время электронные торги и правила работы с ними были в новинку. Мы потратили много времени, чтобы разобраться в нюансах.

Евгений Пятько
Евгений Пятько

С учетом разницы в часовых поясах, торговались мы до ночи: снижали ставку, но ее постоянно перебивали. В результате мы все же выиграли. Проанализировав итоги, поняли, что на обычных переговорах такой сильной конкуренции и снижения цены не вышло бы.

Пришло понимание, что нам нужно внедрить такой инструмент и в свои тендерные процедуры.

Сначала думали написать собственный софт и связать его с сайтом компании. Рассчитав примерную стоимость программного обеспечения и сроки разработки, решили, что нет смысла изобретать велосипед.

В тот период как раз начиналось становление системы Prozorro. А площадка Zakupki.Prom.ua начала адаптировать ее возможности для коммерческих компаний. Протестировав сервис, поняли, что он нам подходит.

Внедрение площадки проходило поэтапно и не всегда быстро. Некоторые сотрудники, занимавшиеся закупками, задавали вопрос: «Зачем? И так ведь все хорошо работает». Приходилось объяснять, как сильно ускорятся и автоматизируются процессы, если использовать это решение.

Как устроен закупочный процесс

У «Аскании Групп» 12 направлений бизнеса, все они координируются инвестиционной компанией. В структуре есть тендерный комитет, который готовит тендерные условия, контролирует соблюдение процедур и согласовывает все закупки выше 100 тыс. грн. Закупки в диапазоне от 10 тыс. грн. до 100 тыс. грн. проходят с проведением конкурса, но уже на уровне каждого бизнеса.

80% закупок типичные. В них техническое задание и все требования к продукту уже давно сформированы. То есть тому, кто закупает, нужно запустить стандартную процедуру и обновить параметры по продукту. Такие закупки проводим через электронную площадку с привлечением максимального количества поставщиков: как постоянных, так и новых. Это сильно ускоряет процесс.

Новых поставщиков тщательно проверяем, всегда просим образцы продукции или референс-лист.

В работе с партнерами нам крайне важно понимать, что качество будет стабильно хорошим. Например, если одна из наших компаний покупает дизельное топливо, нужна уверенность, что поставщик доставит действительно хороший дизель, а не что-нибудь размешанное на ближайшей нефтебазе.

У нас жесткие спецификации по всем позициям сырья, тщательно контролируем, что привозят поставщики. Они знают о входящем контроле, поэтому те, кто с нами уже работал, мусор не везут. С новыми игроками бывает. Но в результате они просто попадают на стоимость логистики, ведь нужно все отвезти обратно и привезти новое, отвечающее требованиям.

Были случаи, когда компании сознательно пытались сорвать нам тендера. Начинались непонятные манипуляции с ценой, зная, что у нас подходят сроки поставки. Просто не дописывали одну цифру в сумме — семизначное число превращалось в шестизначное. Затем этот поставщик звонил и говорил: «Даю вам лучшую цену прямо сейчас». Мы в такие игры не играем.

Когда поставщики нечестно себя ведут — резко падает конкуренция. Другие участники думают, что все куплено

Как только уменьшается количество участников в тендере, сразу же ухудшаются ценовые условия. Мы боремся с нерадивыми поставщиками различными методами: начиная с профилактических бесед и заканчивая исключением из тендеров.

Об экономии и конкуренции

Часто закупщики из других компаний бравируют кейсами экономии, считая ее как разницу между ценой закупки и бюджетом. По моему мнению, считать уровень экономии можно только в отношении текущей закупки к предыдущей.

Например, есть бюджет, который не менялся последние пару лет. И вот закупщик приобрел сахар не по 16 грн, а по 12 грн. Но если рыночная цена и так 12 грн, а в прошлом месяце он вообще купил за 11,8 грн, то никакой экономии здесь нет.

Меряем экономию от предыдущей закупки или от первых сумм, с которыми подаются поставщики. В наших тендерах средняя экономия составляет около 10%.

В своих тендерах не раскрываем бюджет закупок: при должной конкуренции рынок сам себя отрегулирует. Когда вы показываете бюджет, компании, которые приходят на торги, привязывают предложения к потолку бюджета, даже если их цена была изначально ниже.

Примерно 30% компаний не доходят до тендера, потому что не хотят или не могут заплатить за участие

Купили безлимитный пакет тендеров на год на площадке для всех компаний группы, чтобы поставщики могли бесплатно участвовать в наших закупках. Стоимость отбили в первую же неделю.

Недавно закупали 14 флисовых кофт для сотрудниц одного из наших производств. Стоимость кофты — примерно 500 грн. Объем небольшой, но на торги пришли аж 16 компаний, и они боролись в 20 раундов. Аукцион занял весь день. Такой накал страстей не часто увидишь и на многомиллионных закупках.

Есть и довольно серьезные кейсы. К примеру, для производственных нужд мы регулярно закупаем специи. Закупщик провел стандартный тендер путем сравнения коммерческих предложений и переговоров. Свои предложения подали четыре традиционных поставщика, которые к нам из года в год приходили и продавали эти специи.

Уровень цен у них был плюс-минус схожим с прошлым годом и все казалось довольно понятным. Но мы решили провести второй этап тендера — редукцион. В закупку пришли те же четыре компании и начали ожесточенно торговаться и откровенно демпинговать. За 18 раундов торгов цена контракта упала на 35%. Мы сэкономили сотни тысяч гривен.

Постоянно монитрим рынки и стремимся приглашать к участию в закупках максимальное число игроков. Раньше такой мониторинг занимал много времени. Но зачем тратить время и ресурсы сотрудников на поиски партнеров, если можно дать поставщикам возможность самим найти тебя.

Электронная площадка помогает автоматизировать процессы, контролировать и оптимизировать затраты бизнеса. А в текущих экономических условиях контроль затрат — это один из ключевых аспектов стабильного развития компании.


Читайте также: 6 человек экономят компании 26% бюджета. Как работает отдел закупок в WOG.

Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.Business, чтобы не пропустить новые материалы.