Электронный документооборот ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы, помогает поддерживать высокий уровень сервиса и привлекать новых клиентов
 |
Как печатная документация в крупной логистической компании превратилась в анахронизм и какие преимущества несет электронный документооборот, рассказывает Лилия Кришталь-Миндорина, главный бухгалтер группы компаний Delivery Group. |
О переходе на новый способ документооборота
В начале 2017 года «Деливери» стала активно переводить своих клиентов на электронный документооборот. В июле, наряду с M.E.Doc мы предложили клиентам использовать альтернативный онлайн-сервис «Вчасно».
Новый способ документооборота дал возможность экономить время и деньги. Например, если ранее для отправки одного документа бухгалтеру приходилось тратить от 5 до 15 минут, то сегодня это время сократилось в 5 раз, независимо от удаленности контрагента. Значительным плюсом «Вчасно» стало обеспечение безопасного обмена информацией между «Деливери» и клиентами, использующими разные виды программного обеспечения. Для примера, работа в аналогичных сервисах, которые применялись в компании ранее, требовала установки на компьютер клиента конкретной программы и использования ключей любого АЦСК. При этом, процедура учета документов являлась менее совершенной, нежели во «Вчасно».
Тем не менее, многие компании продолжают опасаться электронного подписания документов или подстраховываются печатными дубликатами.
Хочу напомнить, что электронный документооборот в нашей стране разрешен законодательством, а также признан Государственной Фискальной Службой Украины. Правда, я пока не слышала о полноценных налоговых проверках в электронном виде. Однако те процессы, которые мы наблюдаем в сфере электронного документооборота за последние несколько лет, дают реальные основания уходить от использования бумаги, упрощая сотрудничество нашим бизнес-клиентам и партнёрам.
О специальных функциях сервиса, необходимых для логистической компании
Любой, даже самый идеальный сервис требует доработок и адаптации под нужды конкретной компании-заказчика. Перед командой «Вчасно» мы ставили несколько задач по расширению функционала, необходимого для сокращения времени работы с большим количеством документов и для удобства клиентов «Деливери». К примеру, была настроена выгрузка данных из 1С «Деливери» во «Вчасно», что упразднило механическую работу по переносу информации. Разработан вид типового документа с точным соответствием запросам заказчика и действующим требованиям законодательства. Появилась возможность менять ФИО и должность подписанта для документов по запросу клиента (актуально в случаях, когда меняется должность или персона подписанта).
О том, как реализация этих нововведений повлияла на работу компании «Деливери»
В ноябре 2017 года «Деливери» реализовала возможность электронного подписания документов в Личном кабинете, упростив таким образом взаимодействие с клиентами и поставщиками по заверению актов оказанных услуг, актов сверок, договоров, писем и прочих документов. Данная услуга реализовалась с использованием сервиса «Вчасно».
Прямо в Личном кабинете на сайте «Деливери» клиент отбирает интересующие его документы с помощью фильтров и за период. Выбрав необходимый документ и ознакомившись с ним, контрагент может или подписать его электронной подписью и печатью, или же отклонить, указав комментарий с причиной. В первом случае документ будет заверен, и его статус в Личном кабинете, а также в сервисе «Вчасно» изменится на «Подписан». Во втором случае – статус документа изменится на «Отклонено». Независимо от причины, все вопросы по отклоненным документам могут быть оговорены посредством электронных комментариев под документом, или через обращения по выделенным номерам телефонов «Деливери».
Мы стремились внедрить не просто удобный и законный сервис, но и сервис, освобождающий время для ведения основного бизнеса клиента. Когда подписание договора занимает не неделю, а пару минут – можно начинать моментально предоставлять услуги или отгружать товары, получая оплату и повышая доходность.
Дополнительно «Деливери» представила возможность печати калькуляции к акту выполненных работ как за транспортно-экспедиторские услуги, так и за страхование, с наличием печатей предприятия.
Таким образом, мы расширили возможности по обмену документацией между контрагентами.
О показателях эффективности
Переход на электронный документооборот существенно повысил эффективность работы отдела бухгалтерии: в 3,5 раз уменьшилось количество документов в печатном виде, отпала необходимость в архивации и хранении, так как все данные «переехали» в облачный сервис «Вчасно». Скорость подписания документов, заключения договоров и информационная безопасность возросли.
О выборе между бумажными документами и электронным документооборотом
Сегодня электронный документооборот – must-have для компаний, которые стремятся быть конкурентными на рынке. Поддержание высокого уровня сервиса и привлечение новых клиентов невозможно без этого простого, но действенного инструмента. Печатная документация превратилась в анахронизм, от которого пора окончательно избавиться. Мир меняется бесповоротно. На другой стороне планеты Илон Маск возвращает ракеты из космоса. Пора избавляться от лишней бумаги.
