Как защитить бизнес от кибератак и повысить экологическую культуру: кейс «Деливери»

Переход на электронный документооборот в XXI веке должен стать нормой для любого бизнеса. Это избавляет от необходимости хранить и передавать документы на бумажных носителях, сэкономит массу ресурсов: и финансовых, и экологических, и человеческих затрат

Кейс "Деливери": как перейти на электронный документооборот - фото

О нюансах перехода на электронный документооборот рассказывает Елена Лакатош, генеральный директор компании «Деливери», которая с июля использует онлайн-сервис электронного документооборота  «Вчасно».

Елена Лакатош - фото

Современная компания немыслима без технологий

Выстраивая бизнес-процессы в компании, мы отдаем предпочтение тем сервисам и продуктам, которые значительно упрощают жизнь и экономят время не только клиентам, но и нашим сотрудникам. Среди таких – мобильное приложение «Delivery-Auto», виджеты для бизнес-клиентов в сфере онлайн-торговли, интерфейс программирования приложений API и др.

В 2014 году «Деливери» перешла на облачные сервисы, что позволило уйти от наращивания собственных серверных мощностей и быть всегда уверенными в сохранности данных. Благодаря этому каждое подразделение компании, которое находится на территории Украины и за её пределами, может с легкостью интегрироваться с нашей базой данных. Сотрудники «Деливери» также работают в облачном почтовом сервисе, что позволяет получать доступ к документам из любой точки земного шара.

Современная компания немыслима без технологий и клиентоориентированности. Разделяя столь простую, но четкую философию, мы восприняли идею электронного документооборота с большим энтузиазмом.   

О роли вируса Petya

Переход на электронный документооборот произошел в марте 2017 года. Изначально мы cтали использовать M.E.Doc, наиболее популярную в Украине программу для обмена первичной документацией и сдачи отчетов в электронном виде. При большом количестве плюсов, программа показала свою несостоятельность во время масштабной хакерской атаки в июне этого года: с её «помощью» злоумышленники заразили десятки тысяч компьютеров.

Как и большинство крупных компаний в Украине, мы попали под удар вируса, и потребовалось некоторое время для возобновления нормальной работы. Однако мы не собирались возвращаться к бумажной волоките, и сформировали для себя главное требование к сервису электронного документооборота: высокая безопасность и сохранность данных. Такую смог обеспечить новый сервис «Вчасно».

Безопасность как главный сервис

То, что отличает сервис «Вчасно» от предшественников – это простота при значительной степени безопасности.

Электронные документы «Вчасно» хранит в «облаке». А это значит, что к ним есть доступ в любой момент времени, из любой точки земного шара, с любого компьютера, подключенного к интернету. Их невозможно потерять или изъять. В случае кибератаки все оцифрованные документы «Вчасно» будут сохранены, ведь они не привязаны к конкретному серверу, а находятся в облачном архиве. При этом доступ третьих лиц, в том числе и самих сотрудников «Вчасно», к электронным документам отсутствует.

Сервис работает со всеми видами электронно-цифровых подписей (ЭЦП). Каждую из них «Вчасно» идентифицирует и проверяет, принадлежит ли данная ЭЦП подписанту предприятия, с которым вы подписываете документ, проставляет точное время визирования. Может ли физически бухгалтер предприятия, обрабатывая тысячи документов в месяц, сверять каждую подпись? – Скорее нет, чем да. Можно с уверенностью сказать, что достоверность электронных документов при работе через «Вчасно» на порядок выше бумажных.

Большим плюсом является также возможность отслеживать все действия, производимые с электронным документом: кем и когда он создан, подписан, кому отправлен, какие изменения вносились в процессе. Это позволяет выстраивать прозрачные отношения как внутри компании – с сотрудниками, так и во внешних коммуникациях: с клиентами, партнерами и госорганами.

С переведением бизнес-процессов на электронный документооборот исчезает проблема безвозвратно потерянных документов, которая неизменно существует при использовании бумажных носителей.

Борьба со стереотипами

Конечно, не все клиенты «Деливери» положительно оценили нововведения: около 30% все также предпочитают вести бумажный обмен документами – и мы идем им навстречу. Из оставшихся 70% часть используют «Вчасно», часть – другую программу электронного документооборота.

Нельзя сказать, что переход на электронный документооборот в Украине – это путь исключительно передовых компаний, скорее – осведомленных и информационно подкованных. Для того, чтобы цифровые бизнес-процессы стали массовыми и не вызывали негативного восприятия, необходимо провести колоссальную просветительскую работу и сокрушить стереотип о бумажном документообороте как о единственно возможной и надежной форме обмена первичными документами.

Первое, на что нужно обратить особое внимание – это юридическая законность электронного документооборота.

В соответствии с законом Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» и законом «Про електронний цифровий підпис» вся первичная документация может вестись и храниться, как в бумажной, так и в электронной форме.

С легкой руки ГФСУ (Государственная Фискальная Служба Украины) предприятия уже обязали подавать отчетность в электронной форме. Следующим шагом должен стать перевод всех первичных документов в электронную форму.

Также важно говорить предпринимателям об электронном документообороте как об одном из самых простых способов внедрения эко-менеджмента в офисе. За несколько месяцев «Деливери» удалось снизить «потребление» бумаги в 3,5 раза, а значит – сохранить несколько десятков деревьев.  Сегодня экологическая культура в Украине остается на достаточно низком уровне. Электронный документооборот должен стать действенным инструментом в исправлении ситуации.