Зачем частному бизнесу проводить коммерческие закупки через открытые системы и как проводить торги по новым правилам, рассказывает Александр Бульба, директор «Нова пошта»
О том, как сделать закупки прозрачными, больше всего говорят в контексте государственных компаний. Это понятно, потому что с появлением системы ProZorro в закупочных процессах крупных госпредприятий происходят заметные изменения.
Для коммерческих закупок частных компаний существует похожая система, работающая на тех же принципах прозрачности и открытости, что и ProZorro, система RIALTO. При этом перед частным бизнесом, который делает первые шаги в переходе на открытые закупки, появляются свои вызовы.
Опыт «Нова пошта» позволяет выделить несколько ключевых задач для повышения эффективности закупок.
Масштабировать по компании единый порядок на все закупки
Это основной инструмент для того, чтобы «откатать» механизм нового закупочного процесса и поставить его на системный путь. Порядок осуществления закупок очень важно превратить в четкий алгоритм для всех участников процесса – подразделений компании, которые заказывают и закупают. По сути, документ должен стать справочником о том, как стороны действуют при реализации каждой конкретной закупки товаров или услуг. Если упрощенно: инициаторы (или заказчики) внутри компании предоставляют подробное техническое задание, в котором указано, что именно и в каком количестве нужно закупить, а закупщики обеспечивают приобретение. При этом для всех главное – это оптимальное соотношение затрат и качества закупленных товаров.
Учитывать горизонт планирования
Формируя план закупок товаров или услуг, нужно учитывать период планирования. Внедряя публичные закупки, нужно понимать, что когда-то привычная практика спонтанного «нужна закупка на вчера» должна уйти в прошлое. Чем длиннее горизонт (например, квартал или год), тем больше будут объемы закупки и, соответственно, тем больше будет ожидаемая скидка со стороны поставщиков за счет гарантированных объемов.
Задействовать эффективную команду
Именно команда берет на себя внедрение порядка закупок, поэтому это должны быть мотивированные люди с опытом или желанием внедрять изменения и управлять ими. Специалисты-закупщики объективно прописывают техническое задание и обеспечивают условия для конкуренции поставщиков. Они же оценивают «деньги во времени», указывая сроки поставки и оплаты, и проводят процедуры закупки, предусмотренные единым для всей компании порядком.
Использовать электронные площадки
Наши специалисты по закупкам до сих пор слышат: «К вам в поставщики не пробиться», «Мы не знаем, как выйти с вами на связь, чтобы предложить свой товар». На самом деле многие корпоративные закупки «Нова пошта» открыто проходят онлайн. Благо, площадок становится все больше, и частный бизнес может выбрать любую подходящую на текущий момент. Можно торговаться сразу на нескольких, например, aps-tender.com, Zakupki.Prom.ua – так адекватные запросу поставщики найдутся быстрее и проще.
Провести пилотный проект
Сделать это можно на одной или нескольких электронных площадках. «Нова пошта» работает в Системе коммерческих электронных закупок RIALTO через торговую площадку Zakupki.Prom.ua. На наш взгляд, в использовании современных онлайн-инструментов есть много преимуществ: открытые и прозрачные торги, расширение базы поставщиков и повышение конкуренции между ними. Мы также видим ценовые тенденции рынка товаров и услуг, это дает ориентиры для долгосрочного планирования. И главный плюс – оптимизация затрат. К примеру, только за три месяца во время пилота нам удалось сэкономить 3 млн грн. Это стало ключевым аргументом для того, чтобы принять решение продолжать.
Система электронных коммерческих закупок RIALTO была создана в октябре 2016 года. Она работает для проведения закупок в бизнесе на основании тех же принципов, что и Система электронных публичных закупок ProZorro: единые правила игры для всех, публичность, прозрачный выбор победителя, честная конкуренция. Проводя закупки через RIALTO, заказчики увеличивают операционную эффективность компании и экономят ее бюджет. Поставщики, которые принимают участие в тендерах, открывают для себя огромный рынок сбыта с четким и единым регламентом процесса закупок. Через систему RIALTO компании могут объявлять тендеры на любые виды товаров и услуг.
