До какой степени закупки должны быть прозрачными? Как правильно закупить креативные услуги? Как достичь максимальной эффективности, сохранив репутацию и не нарушив нормы этики?
Все эти горячие вопросы обсуждались на четвертой встрече Клуба Закупщиков.
«Команда закупщиков» в составе экс-директора по закупкам транспортной компании САТ Михаила Тимофеева и директора по поставкам компании «Укрнафта» Андрея Агеева дискутировала с «командой поставщиков», которую представляли основатель и СЕО компании iTruck Анатолий Литвин и коммерческий директор компании «Укрпапір» Максим Жигадло. Дискуссию модерировали Марина Трепова, лидер программы CIPS в Украине, и Кристина Гуцалова, экс-координатор ProZorro.
Прозрачности быть?
Первой и самой горячей стала дискуссия об открытости и прозрачности коммерческих закупок. В отличие от государства, бизнес может иметь свои маленькие секреты в закупках товаров и услуг. Но не повредит ли бизнесу чрезмерно закрытая информация?
Участники дискуссии увлеченно спорили о том, стоит ли раскрывать регламент закупок. Закупщики настаивали на том, что это внутренний документ, но при этом важна сама политика компании проведения торгов, ее обычная практика.
«Регламент проведения закупок и стратегия – это разные вещи. Есть регламент проведения конкретных торгов, он открытый. Соответственно, если я последовательно выполняю регламент торгов, то никого не интересует регламент моих дальнейших решений. Если они не состоялись, они знают, что я перевыставлю, потому что это моя практика. Если я начинаю когда- то перевыставлять, когда-то не перевыставлять, рынок начинают нервничать», – делится практическим опытом Андрей Агеев. Он уверен, что формальный документ, вывешенный на сайте, значит намного меньше, чем фактическая надежность в отношениях с поставщиками.
«Мы не всегда понимаем, по каким принципам принимается решение, какие критерии принятия решения, и как в принципе происходят закупки. Почему Prozorro, почему допорог, почему RIALTO. То есть, мы не понимаем, как отслеживать закупки, как видеть, как находить. И есть моменты, что не всегда можешь разобраться, почему тебя отклонили, когда предлагаешь наименьшую цену», – описывает наиболее животрепещущие проблемы поставщиков Максим Жигадло. Он рассказывает, что однажды предложение «Укрпапира» отклонили потому, что бумага была «зеленого оттенка», и это даже записали в протокол торгов.
Спор об открытости длился на протяжении всей часовой дискуссии, у каждой команды были свои аргументы. Например, крупные закупщики имеют свою стратегию для каждой категории закупок: не везде подходят открытые торги, не всегда хорошие поставщики хотят идти на электронные тендеры, иногда необходимо переговорная процедура или очень специфический товар. Поставщики, со своей стороны, настаивали на необходимости гарантий честного выбора и понятности оценки.
«Есть критерии оценки предложения. Оно оценивается согласно бальной системы. Какой бы это ни был тендер – закрытый, открытый, мониторинг, как бы он ни проводился, обратную связь закупщик обязательно должен дать, он должен дать развернутый ответ в бальной системе, почему поставщик не прошел», – постарался найти универсальный ответ Михаил Тимофеев.
В результате сошлись на том, что важнее всего добросовестность и профессионализм закупщика, его нацеленность на результат, которые не получится прописать в документах – очень уж силен человеческий фактор.
«У вас возникает сразу доверие к заказчику, когда он открыт. Мы должны работать в едином поле. Для закупщика самое важное – это не дешево купить, это не провести тендер, это его репутация. А его репутация – это его открытость», – описал основные характеристики хорошего закупщика Михаил Тимофеев.
«Доверие, репутация, открытость», – подытожила результаты сложной дискуссии Кристина Гуцалова.
Почем креатив для народа?
Еще одной горячей темой для обсуждения стала закупка интеллектуальных и креативных услуг. Вопросы были и у закупщиков, и у поставщиков: как защитить интеллектуальную собственность и не позволить украсть программу обучения? Как не переплатить за услуги, которые сложно оценить?
Дискуссия началась с вопроса об организации обучающих семинаров. Организаторов интересовало, как представить свою услугу максимально детально, но при этом не бояться, что программу обучения используют для написания технического задания. Тогда уникальный интеллектуальный продукт будет доступен конкурентам, и они могут просто «сбить» цену на тендере: провести менее качественное обучение по «позаимствованной» программе.
«Интеллектуальные услуги – это сложные тендеры. Здесь критерии меняются. Цена должна уходить на более низкий план. Здесь очень важны рекомендации, предварительная квалификация. Должны быть отзывы. Мы приезжали в школы и смотрели, как учат. Подгоняли основные характеристики по тому, что мы хотим. Мы согласовывали с каждой школой, если это касается интеллектуальных услуг, техническое задание. «Выравнивали» его. Если важно то, насколько престижно, или насколько качественно обучать, а не насколько дешево, это уже зависит от собственника. Если собственник хочет, чтобы научили хорошо, но дешево, так не получится», – рассказывает Михаил Тимофеев.
Андрей Агеев, со своей стороны, защищает интересы закупщика, которому важна лучшая цена: «Вы, как закупщик, с одной стороны, должны обеспечить товарами и услугами, но при этом по наилучшей цене. Вот мы иногда уходим в товар и услугу – и забываем про наилучшую цену. «Сито» и потом торги – вот это метод».
При этом в качестве «сита» рассматривали не только фактическое наполнение услуги, но и цену: сошлись на том, что граничную сумму можно озвучивать, чтобы исключить слишком дорогостоящих поставщиков и создать конкуренцию между равнозначными.
Похожая ситуация и с креативными услугам: ни поставщик, ни закупщик не могут заранее объективно установить ее стоимость. Первые боятся продешевить, вторые не хотят переплачивать. К тому же критерии качества креатива тоже не универсальны. К примеру, можно дорого купить идею фирменного стиля, но саму реализацию закупать у более дешевых подрядчиков. А можно по средней цене купить и идею, и реализацию.
Сошлись на том, что перед проведением тендера необходимо использовать переговорную процедуру и четко определять желание заказчика
«В креативной услуге в первую очередь нужно использовать процедуру переговоров. Встречи и ожидания собственника. Только после ожиданий собственника можно делать техническое задание», – уверен Михаил Тимофеев. Он рассказал, что иногда переговоры приходится проводить с несколькими потенциальными поставщиками отдельно, и только после подписания договора о неразглашении. Поставщики креативных услуг со своей стороны подтвердили, что соблюдение права собственности на креатив – это очень важный аспект при подобных закупках, и раскрывать свои идеи заранее рискованно. Андрей Агеев предложил в качестве решения писать дисклеймер при мониторинге рынка креативных услуг: мол, заказчик волен использовать идею, полученную в предложении, на свое усмотрение. Такой способ вызвал всеобщее неодобрение.
«Это не только об идеях, это же о чести закупщика», – возмутилась Марина Трепова. «Уважающее себя медиаагентство не пойдет в тендер с таким дисклеймером», – добавила Кристина Гуцалова.
Хотя однозначности по итогам обсуждения закупок креативных и интеллектуальных услуг добиться не получилось, ключевые моменты для закупщиков все же сформулировали:
- определять желание заказчика – владельца компании;
- проводить переговоры, на основании которых составлять ТЗ;
- использовать «сито» – по цене и другим критериям;
- не нарушать этических норм.
Дискуссия закупщиков и поставщиков длилась более двух часов, и этого было явно мало для того, чтобы ответить хотя бы на маленькую часть волнующих вопросов. Универсальных правил и рецептов успеха придумать не получилось, но истина, как известно, рождается в споре.
