Сім принципів ефективних закупівель від “Укрпошти”

Закупівлі – це інструмент ефективних бізнес-рішень: завдяки грамотним закупівлям можна не лише задовільнити потреби компанії, а й сутево зекономити

Що допомагає великому підприємству здійснювати закупівлі вчасно, якісно та за найкращою ціною, на IV Zakupki.Forum розповіла Надія Бігун, директор департаменту конкурсних торгів ПАТ “Укрпошта”

В “Укрпошті” працює понад 72 тис. співробітників. Це велика компанія з філіалами в кожній області, проте вона суттєво відрізняється від інших держпідприємств. “Укрпошта” хоч і належить державі, але є комерційним підприємством і не отримує дотацій з бюджету. А значить, щоб “працювати в плюс” нам потрібно вміло конкурувати та швидко реагувати на ринкові зміни. Завдяки чому нам це вдається?

1

Чіткі технічні характеристики

Перше, з чим стикається кожен замовник, — формування технічного завдання. Ми в “Укрпошті” ретельно розбираємо кожну закупівлю, щоб зрозуміти, якими повинні бути вимоги, аби задовольнити наші потреби. Наприклад, нам були необхідні ксерокси. І коли ми готували цю пропозицію, під наші технічні вимоги потрапляло мінімум три різних виробника. В результаті вони між собою вели дуже активні торги, і переміг за ціною той, в кого ще й була найбільш якісна техніка.

2

Зустрічі з постачальниками

Наразі у Facebook йде дискусія, а чи можна замовнику зустрічатися з постачальниками перед закупівлею? Чи не суперечить це закону? Але, на наш погляд, без участі того, хто розуміється на предметі закупівлі, неможливо скласти технічне завдання належної якості. Саме тому ми проводимо зустрічі з постачальниками. У нас ініціатор закупівлі готує проект технічного завдання, ми анонсуємо зустріч та інформуємо потенційних постачальників, запрошуючи бажаючих приходити. Вже під час зустрічі обговорюємо проект технічного завдання, збираємо відгуки, в тому числі й критичні. Після цього ініціатор готує пропозиції змін, які потрібно внести, щоб у нас відбулися торги з максимальною конкуренцією.

3

Перевірка якості

Не секрет, що більшість державних замовників якість не перевіряють. Вони проводять закупівлі, виписують неймовірні вимоги до предмета закупівлі, а потім, коли цей товар приїхав, ніхто не перевіряє якість. У нас був реальний випадок, коли перший раз закуповували скотч. Перевірка партії, яка вже знаходилася на складі, виявила, що п’яти метрів не вистачає. Партію повернули, дійшло до суду, і це триває вже рік. Коли ніхто не перевіряє, виглядає, ніби торги пройшли нормально, але це не так. Тому потрібно обов’язково дивитися на якість товару та створювати щось на кшталт “пунктів прийому”.

4

Прийом товару з конкурентами

Так, більшість замовників цього боїться. Ми теж трохи боялися можливої “недобросовісної” поведінки з боку конкурентів. Припустимо, товар приїде належної якості, а конкурент почне доводити, що це не те, на що ми розраховували. Але в нас вже є 4-5 таких кейсів, і жодного разу не було ситуації, коли конкуренти вели себе некоректно. І це питання репутації для обох сторін, коли постачальник знає, що конкуренти будуть приймати участь в “прийомці”, то вони це враховують. Адже на відміну від нас, у конкурентів є матеріально-технічна база для перевірки, лабораторії та інструменти, котрі мінімізують можливості для махінацій.

Надія Бігун на Zakupki.Forum - фото

5

Банківська гарантія

Аби вимагати належної якості поставки потрібно претензійно будувати судову роботу з постачальниками. Ми для себе це вирішуємо, в першу чергу, банківськими гарантіями. Особливо актуально для великих договорів, тому що завдяки гарантії можна отримати грошове забезпечення у разі невиконання договору належним чином. Сьогодні серед державних замовників є тенденція впроваджувати такий інструмент для захисту від недобросовісних дій з боку постачальників.

6

Тендерна документація

Для себе ми знайшли таке рішення: коли учасник приходить до нас на торги, він має в своїй пропозиції задекларувати, що в нас немає підстав застосовувати до нього господарські санкції. Цей пункт ми додали до тендерної документації. Згідно з Господарським кодексом покупець має право відмовитись від роботи з постачальником, якщо в попередніх періодах цей контрагент неналежно виконував договір. Тому, у разі, коли у нас є підстави застосовувати санкції, значить постачальник надав недостовірну інформацію, і ми можемо відхилити його ще під час подання пропозиції.

7

Власна репутація

Замовнику необхідно створювати собі певну репутацію. Коли ми прийшли в «Укрпошту», у нас юридичний департамент не вмів стягувати гарантії по виконанню договору, бо вони жодного разу цього не робили. Була створена така репутація: порушувати можна, і нічого за це не буде. Ми почали системно говорити, якщо постачальники прийдуть до нас на торги і не будуть виконувати договори, ми будемо стягувати штрафи. Крім того, ця інформація через “сарафанне” радіо передавалася від контрагента до контрагента. Так ми сформували у постачальників розуміння, що вміємо та готові працювати.