Снизить расходы, оптимизировать затраты, избежать коррупционных рисков поможет переход на открытую систему коммерческих закупок. Как использовать ее возможности по максимуму?
Открытость и прозрачность не зря становятся новым бизнес-трендом. Открытая система коммерческих закупок RIALTO, с одной стороны, предлагает возможности роста поставщикам, открывая перед ними новые рынки. С другой, предоставляет широчайший конкурентный выбор закупщикам: благодаря этой конкуренции можно существенно сэкономить на закупках либо же выбрать самое лучшее предложение за установленную цену.
Крупный и средний бизнес массово переходит «на светлую сторону», используя все преимущества открытой системы коммерческих закупок. Такие крупные украинские компании как «Нова Пошта», «Воля-Кабель», «Брокард-Украина», «ДЦ Украина» (Watsons), «Золотой век», «Фармак» объявляют тендеры в открытой системе коммерческих закупок RIALTO. Однако в любом деле есть свои тонкости.
 |
Как сделать процесс открытых закупок выгодным для всех участников и что учесть при организации закупок на открытых площадках, рассказывает Василий Богуш, директор департамента закупок «Нова Пошта». |
Определить правила игры
Заказчику важно еще на берегу правильно выстроить процесс взаимодействия с поставщиками. Главная задача организатора тендера – составить качественное техническое задание и требования к участникам. В свою очередь, задача поставщика – соблюдать тайминг и условия подачи коммерческого предложения. Убежден, что процесс открытых закупок – это, в первую очередь, коммуникации и прозрачность. Поэтому важно, чтобы обе стороны процесса понимали свою область ответственности, именно от этого зависит успешный результат торгов. Что и как предпочитаем делать мы в «Нова Пошта», расскажу подробнее на примерах нашего опыта открытых закупок.
Четко обозначить исходные требования
Подробное и понятное техническое задание – это основа любой открытой закупки. Формулировать его нужно точно, с детальным описанием всех характеристик товара или услуги, которую планируется закупить. Например, в спецификации к закупке офисной мебели обязательно нужны точные размеры, используемые материалы, цвета, визуализация и требования к ее функциональности.
Наш опыт показывает, что при составлении техзадания можно использовать две модели. Первая – закупка по конкретной спецификации товара, вторая – по диапазону его допустимых характеристик. Каждая из моделей хороша по-своему, и важно сделать правильный выбор для каждого конкретного тендера.
Закупая продукцию по конкретной спецификации, получаешь меньше предложений, при этом не всегда можешь сопоставить предложеный товар с альтернативами. При закупке с диапазоном характеристик есть риск выбрать товар, который формально соответствует требованиям, но в использовании не годится, поскольку сейчас украинский рынок переполнен низкокачественными, но многофункциональными и дешевыми товарами.
В «Нова Пошта» товар проходит многоуровневое тестирование, для нас это стандарт. Не каждый товар подлежит стандартизации, и залогом успешного тендера будет специалист, который отлично разбирается в предмете закупки. Компетентность категорийного закупщика – одно из ключевых требований к соискателям работы в этой сфере.
Еще одно обязательное условие – установить реальные сроки для поставщиков. У них должен быть четкий тайминг для обработки техзадания, подготовки коммерческого предложения и поставки товара. Мы зачастую отказываемся от проведения закупочных процедур со сроком подачи предложений менее нескольких дней. Это помогает привлечь больше потенциальных участников, лучше обработать их предложения и в целом хорошо сказывается на эффективности закупки.
Подготовка предложений поставщикам у нас начинается с изучения документации и списка требований, поскольку к участию принимаются только те предложения, которые строго им соответствуют.
Начать взаимодействовать до тендера
Организатор тендера заинтересован в том, чтобы привлечь максимум поставщиков, которые адекватны его требованиям. На площадках для проведения открытых коммерческих закупок, таких как Zakupki.Prom.ua, уже зарегистрировано множество поставщиков, которые внимательно отслеживают интересные им тендеры. Тем не менее до объявления тендера мы сами анализируем рынок и приглашаем поставщиков, которые соответствуют нашим критериям, принять участие в нашем тендере. В наших же интересах установить объективные и прозрачные требования к участникам, дать актуальные и полные контакты на случай, если у потенциальных партнеров будут вопросы. Мы в «Нова Пошта» проводим предтендерную работу независимо от того, какой товар или услугу закупаем.
Уважать время друг друга и нести ответственность за решения
В работе департамента закупок «Нова Пошта» нередко случались истории, когда срок окончания приема тендерных предложений истек, а поставщики все еще пытались подать коммерческие предложения. Поэтому принцип взаимного уважения ко времени я считаю одним из ключевых в закупках. Его соблюдение начинается с момента объявления тендера. Если по техзаданию есть вопросы, поставщику стоит тут же обратиться к организатору тендера за уточнениями. Вероятнее всего, ему потребуется время на то, чтобы подготовить подробный ответ. Подавать предложения вовремя – здесь, мне кажется, пояснений не требуется.
Кроме того, после получения приглашения к участию в тендере стоит сообщить его инициатору о своем решении – это хороший тон со стороны поставщика. Плюс такого поступка для организатора торгов в том, что уже на их ранней стадии можно понять ориентировочный список участников и внести возможные корректировки в ТЗ.
