Компанія «Грайф Флексіблс Україна» виробляє м’яку упаковку, яку використовують в різних галузях. Наприклад, у сільському господарстві — для пакування добрив.
З початку 2019 року компанія працює з внутрішніми документами в електронному вигляді. Анна Морозова, інженер з підготовки виробництва, розповіла EVO.Business, чому вирішили відмовитися від паперу, як відбувався перехід та з якими проблемами зіштовхнулися.
Чому вирішили перейти на електронний документообіг та які папери перевели в онлайн
Вирішили перейти на електронні документи з двох причин:
- Щороку закуповуємо 663 упаковки паперу — 331 тис. аркушів. Макулатуру віддаємо на переробку, але це все одно не компенсує шкоди екології від масштабного використання паперу.
- Дійшли висновку, що потрібно підвищувати ефективність не лише на виробництві, а й у офісних працівників.
Аналізуючи, які папери будемо оцифровувати, звертали увагу на те, який час потрібно їх зберігати. Якщо більше десяти років, навіть не розглядали можливість переведення в онлайн: такі документи потребують обов’язкового паперового варіанту, тобто їх доведеться дублювати.
У нас виробництво повного циклу, передаємо товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) між складами та дільницями. Документи, що підтверджують рух ТМЦ, стали основою електронного документообігу.
Також поступово переводимо у «Вчасно» реєстри та методики.
Перевели в онлайн деякі договори, акти надання послуг, видаткові накладні, рахунки, акти списання, службові записки, заявки на закупівлю ТМЦ, плани виробництв та ремонтів.
Наразі перевели в онлайн 10 тис. внутрішніх документів та 1 тис. зовнішніх.
Як впроваджували електронний документообіг та чому обрали «Вчасно»
Вирішили перейти на електронний документообіг ще восени 2017 року. Майже рік підрядник розробляв окреме середовище, але коли з’ясували, що підписання паперів буде додатковою платною послугою для кожного співробітника, почали шукати альтернативу.
Хотіли рішення, яким буде легко користуватися та яке даватиме легітимний результат. Знайшли в інтернеті декілька таких сервісів. В процесі тестування зробили вибір на користь «Вчасно».
У нас складний та довгий процес внутрішнього узгодження документів. Сценарії «Вчасно» вирішили цю проблему.
Платимо за конкретний опрацьований документ. Неважливо, скільки працівників компанії зареєстровані.
Перехід на онлайн-документообіг зайняв 2–3 місяці. Ось якими були наші кроки:
- Обрали сервіс.
- Підготували внутрішні документи для запровадження електронного документообігу: накази, положення, процедури.
- 50 співробітників отримали у податковій електронний цифровий підпис.
- Провели навчання для працівників.
- Запустили документообіг в тестовому режимі на два місяці. Цей час співробітники могли дублювати документи в паперовому варіанті, якщо не були готові відразу довіритися лише електронній системі.
- З 1 січня 2019 року почали повноцінно використовувати «Вчасно».
У нас не було людей, які одразу погодилися відмовитися від звичних процесів. Але це нормально.
Обговорювали з колегами, з якими труднощами вони зіткнулися, та знаходили рішення. Таким чином працівники розуміли, що введення «Вчасно» — це на наказ зверху, а покращення для кожного.
Що змінилося за час використання електронного документообігу
Ми почали економити час. Наприклад, до впровадження електронного документообігу обліковці трьох виробничих дільниць щодня роздруковували п’ять типових документів, та шукали підписантів. Процес займав 30–50 хвилин: хтось був зайнятий, когось не було на місці.
Тепер ця робота триває не більше 10 хвилин. У сервісі є алгоритм, хто, що і за ким підписує.
Замість біганини за підписами зараз колеги можуть витрачати час на інші задачі, не відриваючись від робочого місця.
Також почали використовувати на 30% менше паперу. За рік зберегли 200 упаковок.
Папір, який все ще використовуємо, розділили на білий і сірий. Таким чином скоротили витрати на 31% в порівнянні з минулим роком.
Читайте також: «Були впевнені, що повністю готові до кризи. Виявилося — ми оптимісти ». Як працює компанія WOG в умовах карантину.
Долучайтесь до Telegram-каналу EVO.Business, щоб не пропустити нові матеріали.
