Профессия – закупщик. Современные подходы к закупкам

Учиться, учиться, учиться

Очередная встреча Клуба закупщиков прошла под лозунгом «Современный закупщик – это профессиональный закупщик». Эпоха снабженцев уходит в прошлое, а развитие технологий и усложнение бизнес-процессов диктуют свои условия.

Получить профессию «специалист по закупкам» в украинском институте пока невозможно. Однако существует Chartered Institute of Procurement and Supply, крупнейшее в мире профессиональное сообщество закупщиков, которое предлагает сертификационные курсы.

С этой идеи начал свою лекцию Сергей Довгаленко. Его послужной список не ограничивается Украиной: он работал в Азербайджане, Бахрейне и даже Уганде. На сегодня он глава отдела закупок в крупной авиакомпании, его «закупочный» портфель составляет 0,5 млрд долларов в год – около 10% от закупок всей компании. «Хоть самолеты и авиатопливо я не закупаю, но деньги трачу с большим усердием», – шутит Сергей.

О профессиональном образовании закупщиков говорит долго и убедительно, приводя в пример другие профессии: к примеру, врач должен иметь диплом. 

Для закупщика своеобразный диплом – это сертификат о прохождении профильных курсов •

«На Ближнем востоке, в Британии, в Австралии CIPS – это необходимая предпосылка, чтобы занять руководящую должность в закупках. В нашей компании любой специалист уровня менеджера обязан иметь сертификацию уровня CIPS», – объясняет Довгаленко. Компания Etihad Airways – один из официальных партнеров CIPS в продвижении инициативы сертификации профессионалов.

Для тех, кто занимается закупками сейчас, это не очень приятная новость: нужно освоить 250 часов обучения и иметь высокий уровень английского языка. Адаптированные на русский язык программы, к сожалению, не дают нужного эффекта и сертификата.

«Это очень непростая программа, но она необходима. Это базис, это основы основ. Для тех, кто захочет работать за пределами Украины, претендовать без этой сертификации на какую-то более-менее значимую роль в ведущих мировых компаниях будет достаточно сложно. Это и сейчас уже требование современного рынка», – говорит Сергей Довгаленко, приводя собственный пример: он прошел конкурс на нынешнюю должность именно благодаря сертификату, который и выделили его среди остальных, не менее профессиональных претендентов.

Снабженец VS закупщик

Презентацию об эффективных закупках Сергей Довгаленко начал не с лайфхаков и тонкостей общения с поставщиками. 

Основа эффективных закупок – это новая концепция, которая отказывается от традиционного подхода снабженцев •

«Традиционное снабжение просыпается, когда на стол падает тендер. Они включают максимум усилий, они проводят переговоры, добиваются максимума от поставщиков в переговорах и опять уходят в «спящий режим», – немного иронизирует Довгаленко, объясняя, что 10-15% экономии в этой схеме – это чуть ли не наибольшее достижение классического снабженца.

Современный закупщик начинает свою работу задолго до тендера, еще на этапе определения потребностей •

«В стратегических закупках формирование потребности – это самая сложная и неудобная часть закупочного процесса, поскольку вам здесь нужно общаться не с поставщиками, а с внутренним клиентом. Вам придется доказывать директору по маркетингу, что данная маркетинговая кампания имеет слишком раздутый бюджет, и на сегодня в этом нет особой необходимости, потому что вы провели анализ рынка и потребностей, и вы считаете, что кампания является либо несвевременной. Или нужно объяснять «технарям», что платиновая поддержка необязательна. Именно здесь вы и сэкономите наибольшее количество денег», – делится особенностями процесса профессиональных закупок Довгаленко.

При этом он призывает не идти на конфликт с поставщиками и не пытаться вынудить их снизить цену. «С ними нужны партнерские отношения и стиль мягкой силы, особенно если это стратегические поставщики», – рассказывает эксперт.

Второе отличие стратегических закупок от процесса снабжения – это внимание при управлении контрактом •

«Существенной экономии вы также добиваетесь на этапе управления контрактом. Традиционный снабженец подписал контракт и ушел «в спячку».  На самом деле здесь у вас есть максимальное количество конкретных инструментов. Поставщики должны обеспечить качество, своевременную поставку, качественную поддержку, они должны выполнить свои условия контракта», – рассказывает Сергей Довгаленко, поясняя, что добиться выполнения обязательств поставщиками – это одно из основных заданий стратегического закупщика.

Кроме того, Довгаленко рассказал о новых концепциях, когда закупщик выходит далеко за рамки снабжения. Одна из «осей» движения закупщика – это понимание поставщика. «Вы не просто будете просить процент скидки. Вы начнете анализировать производственные процессы поставщиков, их бизнес-процессы и начнете на них влиять. Вы поймете, что в их процессах есть много мусора. Вы будете бороться с этим мусором, помогать поставщикам оптимизировать их процессы, производство, цели поставок. И вы будете экономить средства вашей компании за счет того, что поставщики не будут перекладывать свою неэффективность на вас или на конечный продукт, который вы покупаете», – объясняет Довгаленко. Эта концепция присуща автопроизводителям.

Вторая «ось» движения стратегического закупщика – это понимание конечного потребителя. В этом направлении двигаются производители продукции Apple: избавляясь от «мусора» конечного продукта, они достигают реальной экономии.

Экономия должна быть экономной

«Очень редко закупки реально управляют 100% базы расходов», – озвучил Довгаленко главное правило закупщика при определении процента экономии.

По его словам, на самом деле только около 40% от всей базы расходов достается закупщику. Это не его вина, это особенности бизнес-процессов компании: какую-то часть финансов отделу закупок может не доверить руководство, часть уходит на закупки без контрактов, ситуативные покупки «с сегодня на сегодня», специфические покупки для начальства и прочее.

«Поймите это, чтобы не брать на себя невыполняемых обязательств, – советует Довгаленко. – Самое важное – определить правила игры и отследить экономию».

Он приводит пример: на контракте на закупку 10 миллионов стаканчиков закупщик сэкономил по 1 центу на каждом. Но это не означает реальную экономию. Если фактически закупили 9 миллионов, то экономия становится меньше. А если на эту сэкономленную сумму решат «заодно» закупить зубочисток, то доказать эффективность работы отдела закупок будет сложно – бюджет компании не уменьшился.

«Если это не вычесть из бюджета, то вся ваша работа станет бессмысленной», – предостерегает Довгаленко.

Он рассказывает о нескольких видах экономии, которые и являются показателями работы закупщика.

Реальная экономия, которая отражается в бюджете компании:

• экономия от исторической цены;
• экономия от маркетинговой цены (предполагаемого бюджета);
• сокращение спецификаций – уменьшение необходимых закупок после «кровавых» переговоров с внутренним заказчиком.

Долгосрочная экономия, которая не всегда отражается на финансовых показателях компании:

• предотвращение расходов («могли потратить больше, чем потратили»).
• экономия при подписании долгосрочного контракта;
• оптимизация денежного потока (отсрочка оплаты).

Прирост прибыли:

• продажа поставщику своего продукта;
• продажа «ненужных» активов.