Как сэкономить миллион: кейс компании EVO

Закупки с помощью системы электронных тендеров позволяют компании реорганизовать и систематизировать многие процессы, привлечь новых контрагентов и сэкономить немалые суммы

Rialto система коммерческих закупок - фото

Анна Боць - фото Главный закупщик компании EVO Анна Боць рассказала об опыте автоматизации закупок “с нуля” и поделилась советами о том, как перейти на закупки через электронные тендеры.

Хотели “потестить”, а поменяли всю систему закупок

Много лет в нашей компании закупки никак не были систематизированы. Каждый отдел закупался самостоятельно, работал со своими поставщиками. Тендеров, по сути, не было — просто находили вручную выгодных поставщиков и работали.

Но полгода назад все поменялось. В сентябре 2017 руководство компании приняло решение автоматизировать закупки с помощью системы электронных торгов RIALTO —  в тестовом режиме.

Rialto
Система RIALTO позволяет проводить онлайн-тендеры с привлечением максимального количества поставщиков. Использование системы очень упрощает работу закупщика: нужно подготовить тендерную документацию и загрузить ее через электронный кабинет. Потенциальных контрагентов ищут менеджеры площадок-участников RIALTO, а торги проходят в автоматическом режиме: участники торгуются между собой и система выбирает того, кто предложил наименьшую цену. Для внедрения коммерческих закупок RIALTO у нас была дополнительная мотивация: хотелось протестировать этот продукт через нашу площадку Zakupki.Prom.ua, понять его изнутри, подумать, как можно улучшить функционал.

Вначале перед всеми отделами поставили задание — делать закупки через онлайн-торги. Я тогда просто помогала каждому отделу разобраться со спецификой системы. Но потом понемногу функция закупок всей компании перешла мне. Чтобы упорядочить работу, мы написали регламент. Там четко сформулированы единые правила закупок для всей компании, указано, какую информацию предоставляет внутренний закупщик (то есть отдел, который и делает закупку). Для облегчения коммуникации сформулировали бриф — табличка, которую должен заполнить отдел: какой предмет закупки, его технические характеристики, ожидаемая стоимость и т.д.

Из брифа я готовлю тендерную документацию и договор с поставщиком. Договоры у нас типовые, потому это несложно. Отдельно юристы пишут документы только на какие-то сложные закупки.

Кроме этого, определили пороговые суммы закупок — 10 000 грн для единоразовой поставки товара или услуги. В случае, если планируется несколько поставок, пороговая сумма составляет 20 000 грн на квартал.

За полгода закупок в системе RIALTO мы провели 45 успешных тендеров, сэкономили около 1 млн грн

Так вот интересно вышло: хотели “просто потестить”, а в результате реорганизовали всю систему закупок и получили ощутимые преимущества. И еще поняли, что прозрачность и открытость — это не только требование к госорганам, а очень важный аспект работы современного бизнеса.

Экономия и планирование

  • Из заметных плюсов автоматизации закупок сразу могу отметить увеличение количества поставщиков: в среднем на одних торгах их 5. А недавно в тендер на поставку футболок для сотрудников подали предложения 20 участников!
  • Экономия средств — тоже не на последнем месте. В среднем она составляет около 10% от ожидаемой стоимости. Недавно удалось сделать закупку сетевого оборудования на 25% ниже, чем ожидали. При этом качество товара не ухудшилось. Такая экономия — это, скорее, исключение, чем правило. Но все-таки, рост конкуренции благотворно влияет на стоимость.
  • Автоматизация закупок приносит еще системное преимущество: отделы привыкают планировать свою работу. Ведь без организации тендера закупки можно было делать “с сегодня на завтра”. Где-то забыл, закрутился, а потом покупаешь побыстрее. Хорошо, если поставщик проверенный и с ним установлены хорошие отношения. Но ведь и здесь никто не застрахован от завышения цены.

Потому в ближайшее время наша компания будет внедрять планирование закупок: каждый отдел будет составлять квартальный план. Тогда мне удобнее будет организовывать тендеры, чтобы не оказалось, что в одну неделю их 10, а потом два месяца — ни одного.

Это не только распределение моей нагрузки, но и нагрузки поставщиков. Им тоже нужно давать время на подачу заявки: они же не сидят целыми днями в ожидании нашего заказа. 3-5 дней достаточно для привлечения участников тендера.

Что закупаем

У нас в компании есть несколько популярных категорий закупок: офисная мебель, компьютерная техника, брендированная продукция. Для одних категорий достаточно простого тендера, для других проводим двухэтапный.

Для закупки футболок с логотипом компании мы провели двухэтапный тендер. На первом этапе мы запросили у поставщиков образцы футболок. Перетрогали, перемеряли, посмотрели качество пошива футболки и качество нанесения логотипа, состав ткани. Во второй этап мы пропустили 10 участников, у которых образцы были максимально похожие по качеству.

Иногда при подготовке тендерной документации приходится креативить: например, как выставить ожидаемую стоимость в закупке услуг такси для компании? Пришлось суммировать среднестатистическую поездку по городу, среднее время ожидания, стоимость предзаказа и подачи авто. В результате тендер прошел успешно, тестируем нашего нового поставщика.

Советы для начинающих

  1. Тестируйте. Вы можете провести 1-2 закупки через электронную систему, чтобы попробовать.
  2. Планируйте закупки. Это даст возможность не делать все впопыхах и качественно описать требования к предмету закупки.
  3. Не дробите объект закупок, лучше закупайте большими партиями.
  4. Давайте достаточно времени поставщикам. Для несложных закупок 3-5 дней хватит, чтобы потенциальные контрагенты успели все подготовить.

И просто будьте готовы и открыты к новым технологиям, они значительно облегчают жизнь!