Первое впечатление формируется за долю секунды — как все не испортить неудачным началом разговора или письма?
О том, какие первые предложения в деловых письмах стоит забыть навсегда, пишет Aja Frost для блога hubspot.com. EVO.business предлагает перевод и адаптацию ее статьи.
Я не знаю, как у вас, но у меня всегда есть план того, что я скажу в начале разговора. Люди формируют первое впечатление на десятой доле первой секунды, и как бы дико это ни звучало, начало разговора или делового письма может испортить абсолютно всё.
Поняв, какие «заходы» могут раздражать людей, я убрала из своих писем все эти ужасные предложения — и показатель ответа на мои сообщения удвоился.
Хотите получить подобные результаты? Перестаньте начинать свои письма словами…
“Меня зовут…”
Имена — одна из труднейших для запоминания информация. Да и признайтесь честно, людей не интересует ваше имя. Это означает, что начало письма “Меня зовут Анна, я менеджер магазина…” — отправят моих получателей прямо в сонное царство.
Если нужно, потенциальный клиент может узнать ваше имя, просто посмотрев на строчку письма “От кого” или в подпись электронной почты.
Исправить эту ошибку несложно. Просто начните свое письмо со второго предложения, удалив первое. Ваши получатели по достоинству оценят, что вы сразу переходите к сути вопроса.
“Я работаю в …”
Начинать свое письмо с “Я работаю там-то и там-то” даже хуже, чем начать с имени. Мало того, что это скучно и неоригинально, еще и показывает получателю, что вы хотите ему что-то продать.
Рассказывайте о том, чем организация, в которой вы работаете, может быть полезной для получателя письма. Или, если вы уже знакомы, аккуратно напомните, где работаете. В любом случае, упоминание компании должно выглядеть естественно.
“Знаете ли вы?”
Некоторые люди пытаются начинать свои письма с риторических вопросов. Например: “Знаете ли вы, что у большинства американских работников в почтовом ящике в среднем скапливается 199 непрочитанных писем?” (кстати, это правда).
У меня плохие новости для тех, кто думает, что получатели сразу начнут думать: “Нет, я не знал. Ух ты! Сейчас всё брошу и буду работать с этим продавцом!”. Типичная реакция все-таки, как правило, ближе к “Ох, если бы я хотел такую холодную продажу, то лучше бы посмотрел видео. Удалить!”
Вы можете использовать интригующие статистические данные, чтобы придать важность своим сообщениям, но делайте это аккуратно. Убедитесь, что вы персонализировали данные и они будут уместны в этом письме.
“Поздравляю…”
Недавнее важное событие — хороший триггер для того, чтобы связаться с человеком и начать процесс продажи. Но, как объясняет генеральный директор CB Insights Ананд Санваль, начало письма с общим словом “Поздравляю” является серьезной ошибкой.
“Это пустое, ленивое начало сообщения», — объясняет он. Хотя мне нравится, что меня все поздравляют, но мозг мне кричит “формальное письмо”.
Чтобы было ясно, что вы не распыляетесь, пишите конкретику, действительно конкретизируйте свои поздравления.
Например, вместо “Поздравляем с финансированием” вы можете написать “Вы подняли 1,5 миллиона долларов в раунде А фонда “Фонд” — примите наши поздравления! Ваши планы по росту звучат захватывающе, особенно на рынке Среднего Запада!”
Бонус: это дает вам идеальный переход на следующую строку: “Обычно, когда компании выходят на новые территории, им необходимо найти…” — и далее к сути вашего предложения.
“Я думал…”
Ваших друзей обычно волнует, что вы подумали? Они думают про ваши перспективы? Нет, обычно нет. Поэтому вместо того, чтобы начинать фразой о себе — “Я думал…” — перефразируйте.
Неправильно: «Я думал о вашем недавнем приобретении Darby Apparel и»…
Правильно: «Ваше приобретение Darby Apparel в пятницу заставило меня задуматься о»…
Второй подход гораздо менее корыстный, просто потому что начинается не с представителя “Я”, а со ссылки на перспективу “Ты”.
На самом деле, вы никогда не должны начинать коммерческие письма, говоря о себе. Такие письма всегда должны быть о перспективах. Если вы обнаружите, что говорите “я”, используйте трюк с инверсией.
Предположим, вы написали: “Я также являюсь членом группы Dallas Entrepreneurs в LinkedIn, и я видел, что вы опубликовали вопрос о Google Adwords”. Переиначьте это предложение. “Вы опубликовали вопрос о Google Adwords в Dallas Entrepreneurs на LinkedIn на прошлой неделе…”. Теперь весь упор идет на интересы адресата.
“Я надеюсь, у вас все хорошо…”
Такая вступительная линия может показаться, на первый взгляд, прекрасной — в конце концов, кому может быть неприятно, что о нем беспокоятся. Но в продажах это может сыграть плохую шутку. Либо это выглядит неискренне — либо напоминает адресату: «У меня всё хорошо, и менять ничего не надо». До конца письма просто не дойдут.
Вместо того, чтоб так начинать письмо, лучше сразу переходите к сути. Так вы не только сохраните время, свое и получателя, но и получите гораздо более высокий шанс привлечь внимание получателя.
“Вы нашли то, что искали?”
Иногда это начало используется для обращения к тем, кто посмотрел сайт, видео или определенный контент. Такой вопрос часто своевременен и актуален. Вы пишете именно в тот момент, когда покупателю хотелось бы связаться с продавцом. Плохо то, что формулировка неопределенная и запутанная. Что означает “найти то, что ищете”?
Отправьте конкретную информацию, чтобы ваш покупатель точно знал, какую возможность или его боль вы имеете в виду.
Формирование первого впечатления может быть сложным — но оно того стоит!
