С 1 августа в Украине все государственные учреждения и организации, а также предприятия с государственной формой собственности обязаны проводить закупки через систему ProZorro. Реформа госзакупок — одна из очень немногих, которая действительно состоялась и эффективность которой вне всяких сомнений. Как использовать новый закон для пользы собственного бизнеса?
Прозрачность и выгодность системы электронных закупок оценили и коммерческие предприятия. Возможности получить лучшую цену для закупщиков и расширить круг покупателей для поставщиков являются мощным стимулом, ежедневно привлекающим новых участников к публичным закупкам. Многие такие участники — представители малого и среднего бизнеса, для которых рынок закупок и тем более государственных закупок был фактически закрыт.
Давайте разберемся, что такое система публичных закупок, как она работает и как принять участие в торгах.
- Все дороги идут через ProZorro.
Все публичные закупки проходят через систему ProZorro. Это, упрощенно говоря, база данных всех тендеров и модуль понижающего аукциона (редукциона).
К системе ProZorro подключены коммерческие торговые площадки, на которых можно опубликовать тендер, составить предложение по участию в нем, задавать вопросы по содержанию и условиям тендеров и получать ответы. Любой созданный в системе тендер публикуется одновременно на всех площадках независимо от того, на какой именно площадке он был создан.
Для государственных закупок редукцион обязателен, для коммерческих — на усмотрение закупщика. Он может ограничиться просто анализом предложений и объявлением победителя.
Проведение редукциона обеспечивается специальным модулем системы ProZorro, в силу чего какие-либо манипуляции в процессе торгов исключены.
Кроме того, система публичных закупок действительно прозрачна. Вы можете наблюдать за любыми торгами и обжаловать их, если увидите нарушение.
- Жизненный цикл закупки.
Создание закупки: Закупщик создает закупку и указывает данные о ее предмете, загружает документы, определяет день окончания тендера и подтверждает закупку в системе.
Подача предложений: С момента регистрации закупки до дня окончания срока приема предложений заинтересованные поставщики могут подавать свои предложения, а также изменять их в зависимости от цен конкурентов и правок, которые может вносить закупщик. В этот же период поставщики могут комментировать или изменять свои предложения, а закупщики — редактировать и уточнять запрос, отвечать на сообщения, приглашать зарегистрированные на площадке компании к участию в тендере и приглашать в тендер посторонних поставщиков.
Редукцион: закупщик проводит редукцион после приема всех ценовых предложений; дата редукциона может быть назначена при создании закупки либо позднее, а также может быть изменена. Система автоматически отправляет сообщения участникам о дате и времени проведения редукциона. Редукцион в государственных закупках проводится в три раунда, в коммерческих — сам закупщик может установить их число. В каждом случае указывается минимальный шаг понижения цены. Поставщики могут уменьшать суммы своих предложений в каждом раунде или пропускать их.
Закрытие: Когда победитель определен, закупщик закрывает закупку, и с этого момента никакие действия по изменению ее условий или условий предложений невозможны. Закупка сохраняется, и просмотр ее нюансов возможен в любой момент любым заинтересованным наблюдателем.
- Готовимся: Что будете поставлять?
Если вы думаете, что для участия в государственных или коммерческих закупках вы должны располагать каким-то особенным товаром, это неправда. Предприятиям и учреждениям нужно всё, от сырья до туалетной бумаги. Просто подумайте, что именно можете предложить именно вы.
Ваш товар должен быть не хуже, чем у конкурентов, и вместе с тем дешевле, чем у них. Помните: в любом случае, возможность снижения цены — это важнейший фактор успеха в торгах. Даже если это коммерческая закупка и аукциона не будет, закупщик обязательно ознакомится с более выгодным предложением.
Сроки поставки вашего товара должны быть такими же или короче сроков поставки у конкурентов, разве что другие выгоды вашего предложения “перекрывают” более длительную поставку (например, дополнительный сервис или гарантии, лучшее качество товара и т. п.)
И, конечно же, ваш товар должен просто быть: даже если он не лежит у вас на складе и вы будете его закупать в случае победы в тендере, вы должны быть абсолютно уверены в сроках поставки и в том, что ваша закупочная цена не вырастет от момента подачи тендерного предложения до оплаты поставки. Кому нужны убытки?
Создавая предложение, всегда стоит обратить внимание на неценовые критерии выбора предложения поставщиком. Среди них уже упомянутые сроки и условия поставки, привлекательность ваших условий оплаты, скорость выполнения договорных обязательств, если это необходимо — условия гарантийного и постгарантийного обслуживания, уровень расходов на эксплуатацию, возможность подготовки специалистов и т.п.
У вас есть множество возможностей донести информацию о преимуществах вашего предложения до закупщика: например, вы можете добавить подробные документы или описание специальных условий, использовать сообщения для того, чтобы выяснить у закупщика его приоритеты. Не ждите наступления аукциона: очень многое можно сделать в процессе подготовки и подачи предложений.
- Ищем место: выбираем площадку для участия в тендерах.
Коммерческие площадки, подключенные к системе ProZorro, предоставляют участникам многочисленные сервисы для участия в тендерах. Всего в настоящий момент на ProZorro аккредитовано 9 площадок, крупнейшая из которых — принадлежащая EVO.company Zakupki.Prom.ua.
Значение имеет количество зарегистрированных поставщиков, но куда важнее число закупщиков: на Zakupki.Prom.ua объявляют свои тендеры около 40% госзакупщиков. Площадка предлагает аккредитацию для всех ролей — коммерческих и государственных закупщиков, а также поставщиков; обеспечивает правовую поддержку участников и предоставляет услуги колл-центра.
Команда Zakupki.Prom.ua прилагает все усилия, чтобы любые обновления и новый функционал в системе ProZorro в первую очередь становились доступными для клиентов их площадки. И действительно Zakupki.Prom.ua удается быть пионерами среди других площадок. Такая скорость обновлений — во многом результат того, что Zakupki.Prom.ua созданы в EVO.company, которой принадлежит и Prom.ua (универсальный маркетплейс, который был одним из инициаторов создания системы ProZorro и активным участником этого процесса).
- Учимся.
В любом случае, у вас наверняка будет тестовый период, в течение которого вы сможете освоить функционал площадки. Требуйте у менеджеров площадки инструкции, посещайте обучающие семинары (крупные площадки всегда готовы организовать их для своих клиентов). Подача предложений и проведение торгов on-line — это только часть процесса закупки.
Согласитесь, при всех различиях процессов продажи партии писчей бумаги государственному учреждению и продажи пары обуви частному покупателю, в них куда больше общего, чем отличий. В каждом случае вы должны суметь услышать вашего потенциального клиента, создать выгоды своего предложения и обеспечить наилучший сервис на всех этапах процесса покупки — от работы с качеством своего ассортимента и до послепродажного обслуживания и коммуникаций с покупателем даже после того, как сделка завершена.
Решайтесь и пробуйте, а мы продолжим снабжать вас полезной информацией, которая поможет вам достичь успеха в вашем бизнесе.
