Ответственный менеджер, правильное делегирование, промежуточный и основной контроль – пути устранения ошибок при участии в тендерах
Правильно построенный процесс участия в тендерах, в частности поэтапная подготовка тендерной документации, делегирование и контроль – секреты, позволяющие выигрывать торги в Системе электронных публичных закупок ProZorro. Подробнее о процессе от лица крупного поставщика на IV Forum Zakupki рассказал Максим Рыбин, коммерческий директор City Transport Group.
До того, как появилась система ProZorro, мы все поставляли товары (для нас это транспорт) с помощью документов. Писали реестры, подписывали массу документации, везли в города, если этот тендер проводился не в Киеве. Когда появилась ProZorro, всё перешло в электронный формат, и процедура подачи существенно упростилась. Но всё же ещё есть определенные ошибки, которые совершают поставщики в процессе участия и которые могут привести их к проигрышу в тендере. Далее – несколько советов, как таких ошибок избегать.
Внутри компании назначается менеджер, ответственный за тендер
Допустим, я как коммерческий директор узнаю о тендере на закупку троллейбусов. И сразу же назначаю ответственного менеджера – человека, который будет прорабатывать процесс участия в торгах. В его компетенции будет сбор документов, работа с бухгалтерией, юристами, определенными госорганами – в зависимости от уровня тендера. Если нет ответственного менеджера, будет сложно, потому что руководитель может что-то упустить. По сути, победа в тендере иногда зависит от этого вроде как маленького, но очень важного звена.
Ответственный менеджер распределяет задачи по подготовке к тендеру на подразделения внутри компании
В нашем случае это происходит так. Документация состоит из нескольких частей: техническая документация, финансовая (или бухгалтерская, в зависимости от условий) и юридическая. Ответственный менеджер правильно делегирует задачи и несет ответственность за результат работы. Ведь если документы будут плохо подготовлены, компания может проиграть тендер.
Сбор пакета документов проходит с процедурой внутреннего контроля за качеством
Менеджер получает пакеты документов от юристов, бухгалтеров и других структур внутри компании. Когда он их собирает, то обеспечивает контроль за уровнем подготовки каждого из них. И эту проверку нужно проводить обязательно, ведь нелепая механическая ошибка, человеческий фактор или усталость на работе могут повлиять на качество пакета документов.
Необходим регулярный контроль промежуточных результатов – проверка проводится не только в конце подготовки
Например, если у вас на сбор документов есть примерно месяц, подбивайте промежуточные итоги каждую неделю. Если в определенные торги нужны документы «со сроком годности» (которые действительны от 5 до 15 дней) и вы не можете подготовить их заранее, то нужно просто сделать пометки, чтобы не забыть их добавить в пакет.
Когда нет промежуточного контроля, в ходе подготовки постоянно допускаются мелкие ошибки. То не в ту папку положили, там перепутали, там дату не написали, там печать не поставили. Уставший глаз мог просто что-то не увидеть. И поэтому ваш ответственный менеджер обязан поэтапно контролировать процесс подготовки.
Итоговая проверка документов перед подачей осуществляется несколькими людьми или группами
В свое время я тоже допускал такую ошибку – контрольную проверку документов возлагал исключительно на ответственного менеджера. Так делать неправильно. На самом деле, если вы хотите добиться результата, то окончательная проверка документов должна проходить хотя бы в три круга. То есть, три рабочие группы либо три человека, в зависимости от объемов ваших поставок, должны контролировать этот процесс.
На практике это происходит так: ответственный менеджер все полностью проверил. Затем вы как руководитель поручаете еще двум людям, которые разбираются в тендере, от а до я проверить всю тендерную документацию. Зачастую, когда готовится очень много документов, объективно что-то можно упустить. А еще два свежих взгляда дают возможность быстро обнаружить ошибки и вовремя их исправить.
Если подытожить весь процесс подготовки к тендеру, в котором вы хотите победить, то вот главные пункты:
- привлекайте к подготовке как можно больше людей;
- контролируйте промежуточные результаты сбора документов;
- создайте несколько кругов контроля качества;
- привлекайте людей, которые хорошо разбираются в тендерах.
И напоследок очень важный совет по работе с документами, основанный на личном опыте. Никогда не загружайте их в день торгов или в конечный день подачи. Загружайте документы хотя бы за день, потому что все может произойти: от хакерской атаки до поломки компьютера. Готовьте документы качественно и подавайте их заранее – это увеличивает шансы на победу.
