Использовать в работе цифровые сервисы и массово отказываться от бумаги в мире начали около 10 лет назад. А у некоторых стран этот процесс был запущен еще с 1997 года. В Украине и государство, и бизнес, активно работают в этом направлении только пару лет. Как убедить компании сломать привычные процессы и диджитализироваться? Какие практики Украина может перенять у других государств и что двигает диджитализацию внутри страны? Об этом в интервью Sostav.ua рассказывает Оксана Ферчук – СЕО B2B-направления компании EVO.
Оксана, технологии уже прочно вошли в жизнь каждого из нас, даже кажется, что так было всегда. Но бизнес всё же не такой гибкий, как отдельно взятый человек. Как убедить компании сломать привычные процессы и посмотреть в сторону цифровых услуг?
Во-первых, цифровые технологии чаще всего более дешевые. Приведу простой пример экономии. Наша площадка Zakupki.Prom.ua отказалась от бумажных документов, отправляет их в электронном виде через сервис «Вчасно» и за год работы сэкономила более 5 млн грн. В эту цифру включены затраты на бумагу, печать, конверты, почтовые или курьерские услуги. Во-вторых автоматизация — это почти всегда уменьшение времени на административные и бюрократические процессы. А также уменьшение количества ошибок, которые люди неизбежно совершают при повторении одинаковых операций.
Еще один аргумент в пользу технологий – это привлечение новых людей в команду. Социологи утверждают, что 75% нового поколения отказываются работать в аналоговой среде. Они digitally born и выбирают цифровую среду. Представители поколения Z предпочитают работать в бизнесах, которые меняют мир к лучшему. Для этих людей важно, чтобы у компании были определенные ценности и эти ценности совпадали с их взглядами. Посмотрите на мир вокруг: люди активно сортируют мусор, отказываются от пластика, высаживают деревья и продвигают идеи разумного потребления. А цифровые технологии – это не только об экономии ресурсов, а еще и об экологии и спасении деревьев. Поэтому компании, которые, как минимум, отказываются от бумаги, более привлекательны для сотрудников поколений Y и Z.
Возможность пользоваться электронными документами в Украине существует более 10 лет. Но массово переводить документы в онлайн компании начали всего пару лет назад. Почему так произошло?
Сработал комплекс причин. Массовая доступность интернета, интернет-коммерция и распространение социальных сетей убрали персональный барьер. Люди больше не боятся интернет технологий – они ими пользуются каждый день. Также государство начало активно переводить в электронный вид документы. Самый яркий пример – электронные налоговые накладные, которые научили бухгалтеров не бояться электронных документов.
Влияют и примеры других стран. Например, в Великобритании можно открыть и вести бизнес, сдавать отчетность не используя бумажные документы и не приходя в государственные учреждения. Нашу команду к принятию решения о запуске сервиса подтолкнул успех компании-“единорога” DocuSign, которая дает возможность подписывать и собирать электронные документы во многих странах. Она собрала финансирование на сумму более 500 млн долларов и уже имеет рыночную оценку выше 1 млрд долларов.
Что получают компании от перехода на онлайн-сервисы?
Кроме экономии денег, о которой я уже говорила – экономию времени своих сотрудников. Снижаются затраты на администрирование, высвобождается дополнительное время, которое команда может направить на выполнение других задач. Продавец – больше продает, финансовый аналитик – ищет возможности для увеличения прибыли, юрист – анализирует риски, а не перекладывает бумажки с места на место. То есть механическая работа, которая не создает ценность, заменяется цифровыми технологиями. Кроме того, автоматизация повторяемых функций и действий снижает количество ошибок и повышает качество процесса. В результате – бизнес становится более конкурентным и устойчивым.
В своей практике вы встречали тех, кто категорически отказывается переводить документы в онлайн? Как они это объясняют?
Конечно, есть компании, которые привыкли работать по-старому. Как говорят некоторые бухгалтеры, “мы с бумагой лучше спим”. Первая причина этого – консервативность. По статистике только 10-13% людей любят учиться чему-то новому, готовы экспериментировать и разбираться в том, чем еще не пользовались. Большинство “со скрипом” переходит к новым технологиям.
Вторая причина – страх. Ошибиться, заказывая в интернете подарок подруге за 300 грн – одна история. А вот сделать ошибку в бизнесе, которая может стоить десятки или сотни тысяч гривен, действительно страшно. Сильный мотиватор перехода к диджитал-технологиям – поведение государственных органов. Поэтому важно увеличивать количество онлайн-сервисов, которые государство предлагает бизнесу и гражданам. Это хорошие пилюли от страха.
Есть ли страны-лидеры, где бизнес и государство минимизировали потребление бумаги и все вопросы решают с помощью цифровых сервисов?
Конечно. Также, как существуют инноваторы среди людей, есть инноваторы и среди стран. Одним из близких нам примеров электронного государства является Эстония. Их слоган – “Мы построили цифровое сообщество. Вы тоже можете сделать это”. Эта страна взялась за диджитализацию еще в 1997 году. Граждан обеспечили картой электронной идентификации, а государственные услуги на 99% были переведены в электронный вид. Голосование на выборах, медицинская карта, оплата налогов – всё онлайн. Как и государственные реестры, которые синхронизируются между собой. Эстония даже предложила электронное гражданство для нерезидентов. Это возможность зарегистрировать свой бизнес онлайн, быстро и прозрачно и получить возможность работать в Европейском Союзе и со всем миром.
Какие практики Украина может перенять у этих стран?
Украина уже делает многое. Безусловно, успешный кейс – это электронные публичные закупки. У нас одна из наиболее продвинутых систем, у которой есть несколько уникальных черт. Это стабильная система, потому что есть центральная база данных и есть площадки-участники. Если одна из площадок по каким-то причинам недоступна – системой можно воспользоваться через любую другую. Вторая особенность – это симбиоз государства и бизнеса. Правила работы в системе определяет государство, оно же несет ответственность за работу центральной базы данных. А доступ к системе осуществляется с коммерческих площадок, которые конкурируют за клиентов-поставщиков и постоянно развивают сервис.
Второй близкий мне пример – это реформа системы здравоохранения. Система e-Health развивается в хорошем темпе. И снова один из влияющих факторов – присутствие в новой экосистеме государства и бизнеса. Насколько я вижу, реформа многое взяла от эстонского образца. И это здорово, ведь мы копируем не просто лучшее, а то, что уже доказало свою эффективность.
Если смотреть на диджитализацию в мире в целом, где Украина в этом процессе? И насколько мы активно двигаемся вперёд (или тормозим)?
Первый вопрос, на который стоит ответить: где мы в рейтинге стран по возможности доступа к широкополосному интернету (широкополосный интернет согласно определению рабочей группы, которая разрабатывала план цифровизации Украины, – это доступ к сети со скоростью 30 Mbit/s). Ведь если нет интернета – нет интернет услуг. И этот рейтинг вас расстроит: мы точно в хвосте среди европейских стран и где-то на 50-х позициях в мировых рейтингах. В Украине регулярно пользуются широкополосным интернетом около 60% граждан. Технологии 3G-4G, безусловно, должны дать доступ к сети большему количеству людей. Но, во-первых с помощью мобильного интернета не всегда удобно пользоваться электронными сервисами, особенно для ведения бизнеса. Во-вторых, наши мобильные операторы в силу экономических причин не спешат в регионы, где есть проблемы с проводным интернетом. В селах без доступа к сети находится около 35% населения. В Украине, по официальным данным, есть 12 тыс. населенных пунктов со школами, детскими садами, центрами предоставления административных услуг без интернета или с доступом на маленькой скорости.
Если перейти с уровня физического доступа на уровень услуг, то коротко можно ответить так: государство как провайдер электронных услуг пока получает оценку “плохо”. Но очень высокая скорость развития и постоянное появление новых сервисов позволяют верить, что есть шанс наверстать упущенное. С предложениями от бизнеса в нашей стране ситуация лучше – есть масса диджитал-решений. Наверное, в силу хорошего развития IT-комьюнити, большого количества компаний, которые работают для глобального, а не только украинского рынка. А вот использование цифровых услуг у нас пока находится на низком уровне. Компании не понимают, что уже работают на глобальном рынке и опоздали с диджитализацией. Не так важно, что они продают услуги на территории Украины – привлекая персонал в свою команду, они уже конкурируют с европейскими компаниями.
Что помогает Украине на пути к диджитализации?
Помогает молодежь с ее бескомпромиссностью и прямолинейностью. Эти люди “голосуют ногами” за современные инструменты для работы. Они могут уйти в другую компанию или даже уехать в другую страну в поисках инновационных подходов, прогрессивных технологий и креативных задач. Представители нового поколения за то, чтобы в их работе был смысл и ценность.Они и выдавят рано или поздно из бизнеса бессмысленное перемещение бумажек между этажами и физические подписи.
Вашему сервису электронного документооборота уже более двух лет. Какие разочарования и победы за время работы вы можете отметить?
За 2018 год я пообщалась с несколькими сотнями компаний. Чаще всего первая реакция на предложение работать с электронными документами и электронными сервисами позитивная. Но потом, когда вопрос касается перестройки бизнес-процессов, вовлечения партнеров, подключения юристов – оптимизм пропадает. Люди стремятся уклониться и делать все как раньше: “Не трогайте руками, оно же как-то работает”.
Только часть из этих компаний перешла на работу с электронными документами. И самое вдохновляющее – это обратная связь от них. Им не просто нравится новый способ работы, они приходят с просьбами помочь перевести в электронный вид все больше новых процессов и документов.
