Как проводит закупки компания с оборотом более 1 млрд грн в год. Кейс «Хлебодара»

Максим Леонтьев Максим Леонтьев, управляющий партнер Trade Hub и руководитель бэк-офиса группы компаний «Хлебодар» рассказал, как устроена работа с закупками в их бизнесе: что закупают через внутреннюю систему, для чего используют внешние площадки и в чем преимущество централизованных отделов закупок.

Как сформировался централизованный отдел закупок

В группу компаний «Хлебодар» входит шесть хлебных заводов, предприятия по производству кондитерских изделий, джемов, фасованной и готовой еды.

Оборот группы компаний — более 1 млрд грн в год.

Изначально у каждого завода был свой автономный отдел закупок. Когда задумались, как повысить эффективность, поняли, что большинство вопросов решит централизация закупок в рамках единого отдела, который объединил в себе закупки всех предприятий группы.

У нас всегда есть потребность в сырье — муке, сахаре, специях. Параллельно закупаем разное оборудования, запчасти для работы производственных линий, горюче-смазочные материалы, офисные принадлежности.

Закупки проводим через свою систему

У нас есть отдельная система класса SRM для управления закупками.

Инициаторы — начальники материально-хозяйственных служб — формируют через 1С потребности — сколько и чего им нужно. Благодаря интеграции, эти заявки попадают в систему управления закупками.

Затем идет распределение по менеджерам отдела закупок (каждый отвечают за свою категорию — прим. ред.), и они уже работают с потребностями.

Непосредственно закупками занимается 12 человек — менеджеры категорий

Например, менеджер, который отвечает за сахар, видит, что на один завод нужно 30 тонн сахара, на другой — 15 тонн, а на третий — 20 тонн. Специалист консолидирует все потребности и проводит в системе тендер по каждому лоту отдельно — заводы находятся в разных местах, поэтому важно учитывать стоимость логистики.

По маргарину мы проводим тендер раз в месяц — получаем одну цену и потом на протяжении этого периода по необходимости закрываем свои запросы уже без тендеров. То есть менеджер просто говорит поставщику, сколько товара нужно привезти на склад.

Согласование тендера тоже происходит в закупочной системе. Когда заказ согласован с поставщиком, в 1С уходит документ-заказ — на его основе осуществляется прием товара и оплата счетов.

Чтобы нам было удобно сотрудничать с поставщиками, которые работают исключительно по предоплате, мы заключили партнерство с финансовой компанией «Морган Капитал». Она проводит досрочную оплату поставщикам на условиях факторинга.

Как и зачем работаем с внешними торговыми площадками

Наша система хорошо работает, когда мы покупаем что-то регулярно — раз в неделю. В базе 300–400 активных поставщиков, с которыми уже налажена работа, есть уверенность, что они доставят товар и быстро подпишут документы.

Когда речь идет о товарах, которые закупаем редко или не закупали до этого вообще, проще провести тендер на Zakupki.Prom.ua.

Нам нет смысла выстраивать отношения с поставщиками телефонов, кофе, канцтоваров, салфеток — заводить их в свою систему — потому что следующую закупку можем провести через пару месяцев. Такие задачи проще закрывать через Zakupki.Prom.ua.

Если нужно завести нового поставщика на нашу платформу, делаем это постепенно: проводим проверку безопасности, запрашиваем образцы и сертификаты. В первом тендере он не победит, но когда все документы будут готовы, часть объемов можем давать ему, чтобы посмотреть на работу. Если зарекомендует себя, будем давать большие объемы.

Помогаем другим производствам с закупками на аутсорсе

Преимущество централизованных отделов закупок, по сравнению с самостоятельными, безусловно.

Например, «Хлебодар» может позволить купить систему за 2–3 млн грн и нанять 12 сотрудников, потому что у нас большие объемы.

Но есть предприятия, которые не могут столько вложить. Можно использовать внешние площадки, но все равно чтобы в штате было 4–5 человек. Их зарплаты — около 70 тыс. грн в месяц.

Второй момент — объемы. Если придти к поставщику газа и сказать, что нужно 30 тыс. м³ в месяц, он отправит в кассу — для него это смешные объемы. Но если объединиться и прийти с запросом 1 млн м³ в месяц, можно получить более интересные условия.

Можно вложить 5 млн грн в автоматизацию и внедрение внутренних систем, но так и не выйти на реальную экономию, потому что объемы закупок небольшие

Логика аутсорса в том, что малые и средние предприятия могут существенно сократить свои затраты на закупки за счет размещения в рамках одного пула с другими.

Как-то один завод отдал нам заказ на 30 тыс. кубов газа в месяц и получил цену в 5 тыс. грн за тысячу кубов. До этого они закупали по 7 тыс. грн.

Вам может быть интересно: 5 полезных ботов и приложений для тех, кто работает в электронных закупках

Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.Business, чтобы не пропустить новые материалы.