Ксения Ищенко, руководитель Facility Services Team в компании EVO, рассказала в колонке для EVO.business, как изменились процессы в офисе, после перехода сотрудников на удаленную работу, и чем занимается ее команда.
Как изменились процессы в офисе
Когда начался карантин и сотрудники начали работать удаленно, мы перестроили многие процессы в офисе.
Изменили график работы и задачи клининга. Интенсивность загрязнений снизилась, но появилась потребность дезинфицировать поверхности, ручки, перила.
Усилили охрану офиса. В нем остались личные вещи людей и техника, а социальный контроль в пустом помещении уже не работал, как раньше — когда посторонний человек не мог незамеченным что-то взять со стола.
Вывоз одежды сотрудников для «Ласки» и вторсырья перевели на работу по запросу. Раньше одежду вывозили 1–2 раза в месяц, сейчас — раз в три месяца. А вторсырье — 2 раза в неделю до карантина и 2 раза в месяц во время.
«Ласка» — благотворительный магазин. Около 85% полученных вещей отдают в детские дома, центры для людей с инвалидностью, школы-интернаты. Остальные — продают. Вырученные средства, за исключением расходов на содержание магазинов, тоже передают на благотворительность.
Приостановили работу внешних поставщиков услуг. Речь идет о массаже, йоге, доставке обедов, уроках рисовании, кофе-бар Coffee Nostra.
Чем занималась команда Facilities
Когда не работал общественный транспорт, многие сотрудники клининга и охраны не могли приехать в офис. Поэтому выходили те, кто жил рядом с офисом и не находился в зоне риска по возрасту и состоянию здоровья.
Каждый день в офис выходили 1–2 сотрудника команды Facilities. Мы продолжали отправлять, получать, регистрировать и сканировать всю входящую корреспонденцию.
Поддерживали чистоту и наличие всего необходимого на кухнях, в переговорах и других частях офиса. Были связующим звеном между офисом и коллегами дома.
Наша загрузка напрямую зависит от активности в офисе. В начале карантина она снизилась, поэтому несколько девочек на три месяца перешли в кол-центр Zakupki.Prom.ua. Сейчас они уже вернулись в команду Facilities.
Доставляли офисную мебель и технику домой к сотрудникам. Из офиса уже уехали 330 кресел и 90 столов.
Рассчитывали допустимое количество сотрудников в офисе на каждом этапе карантина. Динамика посещения офиса коллегами менялась от 28 до 118 человек в день.
Офис продолжает работает в режиме карантина. Приходят только те сотрудники, для которых в этом есть необходимость. Например, съемка вебинара в офисе, шумный ремонт у соседей, отключили электричество дома.
Групповые встречи проходят в онлайн-формате. Также не принимаем гостей. Только в отдельных случаях.
Сейчас начинаем тестировать работу офиса в формате коворкинга, в связи с переходом на удаленную работу.
Читайте также: «EVO переходит на удаленку навсегда». Письмо 1000 сотрудникам от основателей.
Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.business, чтобы не пропустить новые материалы.
