4 ідеї, як скоротити витрати в бізнесі без втрати якості

Якщо позбутися непотрібних витрат, зекономлені гроші можна вкласти в розвиток бізнесу. Як це зробити, не втративши в якості, — розповідає команда сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».

Це матеріал із серії «Ведемо бізнес просто, швидко та вчасно» — підбірка порад, як вирішувати проблеми, з якими часто стикаються підприємці. З іншими статтями можете ознайомитися за посиланням.


Аутсорс неключових напрямів

Один із способів зекономити — віддати на аутсорсинг деякі бізнес-процеси. Наприклад, бухгалтерію, юридичні питання чи кол-центр. Особливо на старті бізнесу, коли просто може не бути задач на повну зайнятість.

Нижче базові розрахунки, що економічно вигідніше — наймати працівника в штат чи віддавати на аутсорс.

Облаштування робочого місця

Наймаючи працівника в штат, потрібно забезпечити робочі умови. Якщо ви не хочете, аби людина працювала віддалено, варто потурбуватися, як мінімум, про:

Для облаштування робочого місця необхідно буде витратити від 16 000 грн. Також варто закладати витрати на амортизацію — з часом техніка та меблі можуть ламатися.

Зарплати та податки

Бухгалтер. Згідно з даними Work.ua, середня зарплата бухгалтера в Києві складає 17 500 грн, а зарплати головних бухгалтерів починаються від 25 000 грн.

Але мова йде про зарплату, яку співробітник отримує на руки, після вирахування всіх податків. Наприклад, зарплата в 17 500 грн, «буде коштувати» роботодавцеві 26 521 грн. Податки: 22% ЄСВ, 18% ПДФО та 1,5% військовий збір.

Юрист. Середня зарплата юриста в Києві — 16 000 грн. Роботодавцеві така зарплата «обійдеться» в 24 248 грн.

Оператор кол-центру. Середня зарплата оператора кол-центру в Києві складає 15 000 грн, згідно з даними Work.ua. Тобто загалом потрібно буде витратити 22 732 грн.

Скільки можна зекономити, якщо віддати ці бізнес-процеси на аутсорс

Ми перевірили діапазон цін на аутсорс на сервісі Kabanchik.ua та рекламних оголошеннях в Google:

  • Бухгалтерський облік — 2 000–5 000 грн на місяць.
  • Юридичні послуги — 3 000–6 000 грн на місяць. Можна замовити окремі послуги. Наприклад, створення договору купівлі-продажу коштує 600 грн, а реєстрація ТОВ на загальній системі оподаткування — 2 100 грн.
  • Кол-центр — 5 000–8 000 грн/місяць. Є можливість замовити певну кількість годин. Наприклад, вісім годин роботи оператора будуть коштувати близько 320 грн.

Електронні документи

Відмова від паперу та перехід на електронний обмін суттєво збережуть фінанси. Навіть якщо ви надсилаєте 5–10 документів на місяць, за відправку поштою ви заплатите в середньому 250 грн, кур’єром — 800 грн. За рік збереться сума від 3 000 до 9 600 грн.

В цей же час вартість відправки одного електронного документу коштуватиме щонайбільше 2 грн. Це 240 грн на рік. А, приміром, у сервісі «Вчасно» є тариф, який дозволяє відправляти до 50 документів за 12 місяців без оплати.

«Вчасно» вже користуються понад 300 тис. компаній. Напевно, ваші партнери там теж є. Перевірити це можна за посиланням:

Також врахуйте економію на самому папері, картриджах для принтерів та іншому канцелярському приладді. Заощаджений час ви зможете використати на пошук нових клієнтів.

Гуртові закупівлі

Ще одне джерело економії — це закупівлі. Купувати великими партіями майже завжди вигідніше. Давайте порахуємо.

Приміром, щомісяця вам необхідно 10 упаковок чаю по 40 грн. Якщо купувати по одній, то за рік ви витратите 4 800 грн на 120 упаковок.

А якщо замовити гуртом і одразу на рік, то вартість одиниці буде нижчою. Наприклад, 35 грн. Таким чином ті самі 120 штук вже коштуватимуть 4 200 грн. Економія — 600 грн.

Знайти найпривабливішу ціну на ринку можна завдяки тендеру на одному з відкритих електронних майданчиків, наприклад, на Zakupki.Prom. Ви зможете вивчити пропозиції інших учасників ринку і обрати найвигідніший варіант для себе.

Якщо ви маєте постійного постачальника, також запросіть його у тендер. Поясніть, що хотіли б вивчити ринок і вибрати найкращий варіант. І що у нього теж є шанси на перемогу.

Онлайн-обмін замовленнями між постачальниками та замовниками

Швидкість реагування на зміни у замовленнях та контроль запасів є вкрай важливими для постачальників продукції. Часто через помилки в документах затримується оплата, а на їх виправлення іноді витрачається кілька днів.

Вирішити подібні проблеми можна за допомогою сервісу Вчасно.EDI. Він дозволяє
постачальникам миттєво отримувати та оновлювати замовлення від замовників в онлайні, заощаджуючи час та гроші. В середньому на перевірку документа із 20 рядків витрачається 3 хвилини, відповідно, на 100 замовлень — 300 хвилин. Для роботи з такою ж кількістю електронних документів знадобиться всього 2 хвилини.

Для роботи з сервісом непотрібно жодного додаткового обладнання. Весь процес можна організувати в веб-версії. В результаті всі документи, які супроводжують постачання товарів у магазин, будуть в одному сервісі:

  • замовлення;
  • підтвердження замовлення;
  • витратні накладні.

Онлайн-обмін суттєво пришвидшить співпрацю та мінімізує помилки. І, звичайно, скоротить витрати на логістику документів.

Загальні цифри економії залежатимуть від обсягу замовлень та документів. За підрахунками одного з клієнтів сервісу, його компанія заощаджує 6% чистого доходу, використовуючи Вчасно.EDI. В середньому можна говорити про щонайменше 100 тис. грн економії на рік.