Зменшили витрати на логістику документів у 16 разів. Що змінилося у компанії Dictum після інтеграції сервісу «Вчасно»

Юридична компанія Dictum інтегрувала сервіс електронного документообігу «Вчасно» у хмарну систему автоматичного управління операційною діяльністю Planfix.

Світлана Мороз, керуючий партнер Dictum, розповіла, навіщо компанія перейшла на електронний документообіг, які вигоди від цього отримала та як переконує контрагентів відмовитися від паперу.


Чому перейшли на електронні документи

Наша компанія підписує та відправляє електронні документи через сервіс «Вчасно» з 2018 року. До цього ми обмінювалися паперовими документами з контрагентами «Укрпоштою».

Внедрение электронного документооборота. Опыт компании Dictum
Світлана Мороз

Я прихильник ідеї, що кожен працівник має виконувати роботу, яка прямо впливає на розвиток компанії.

У нас немає штатного бухгалтера, залучаємо на аутсорсі в разі потреби. З документацією працює офіс-менеджер. До співпраці зі «Вчасно» вона добру частину робочого часу витрачала на формування актів наданих послуг, друк, пакування в конверти, відправку поштою. А перед тим треба було ще запитати у контрагента, на яку адресу відправляти.

Далі потрібно було контролювати повернення оригіналу екземпляру акту. Це займало надто багато часу, який можна використати з більшою користю для компанії.

Наразі, коли у нас все стало «Вчасно», і потім ще й інтегрували «Вчасно» в Planfix, офіс-менеджер має можливість займатися питаннями розвитку, не витрачаючи весь свій час лише на нудні дії з паперами. Наприклад, вона збирає необхідні дані, проводить аналітику та здійснює контрольні закупки у конкурентів.

Яку користь отримали від «Вчасно»

Відправлення в один клік. На відправлення одного листа «Укрпоштою» працівник витрачає приблизно 30 хвилин робочого часу. З «Вчасно» наші юристи роблять це за лічені секунди. Клієнт отримує миттєвий сервіс, а працівник — більше часу на цікаву роботу.

Без зайвих витрат. Послуги «Укрпошти» чи «Нової пошти» з відправлення листів складають близько 25–30 грн. Dictum не витрачає зайвих грошей на логістику, адже з «Вчасно» вартість одного листа складає 1,8 грн, що оптимізує бюджет у 16 разів.

Все дійде до адресата. Не потрібно перейматися, чи дійшли документи до отримувача, система робить це за нас. Людський фактор нівелюється.

Підписання під контролем. Ми знаємо, як інколи важливо отримати підпис вчасно. І як дратує, коли неможливо контролювати цей процес. Від вас не залежить, як довго доставлятиме документи пошта, чи зможе кур’єр знайти адресата для підпису. Саме тому ми раді можливості підписувати документи дистанційно. Особливо в умовах пандемії. Так ми можемо точно планувати час підписання.

Нічого не загубиться. Хмарне рішення зберігає всі необхідні папери, а отже, документи не губляться.

Потрібне — завжди під рукою. Більше ніяких тек, архівів і стосів паперів. Ми у Dictum можемо переглянути потрібний документ в будь-який час з будь-якого пристрою з будь-якої точки світу.

Для клієнтів безкоштовно. Для клієнтів Dictum, які взаємодіють через «Вчасно», відправлення документів здійснюється на безоплатній основі.

Чому вирішили повністю автоматизувати роботу з документами

Ми вже відчули полегшення, коли почали підписувати та відправляти документи онлайн. Проте залишилися певні незручності. Щоб відправити акт виконаних робіт або рахунок контрагенту, необхідно було кожен документ завантажити спочатку в комп’ютер, а потім у «Вчасно».

Ми витрачали багато часу на це та існувала можливість помилитися та завантажити не той документ. Саме тому замислилися про повну автоматизацію роботи з документами. Щоб їх можна було підписати і відправити відразу після створення в обліковій системі.

Так виникла ідея інтегрувати «Вчасно» із нашою обліковою системою Planfix, в якій формуємо первинні бухгалтерські документи — договори, акти, рахунки.

Карантин прискорив впровадження цієї ініціативи. Тепер відправляємо контрагентам документи одразу з Planfix. І не кожен документ окремо, а всі згенеровані в системі одразу. Створення і відправка займає 2–3 хвилини.

Що дала інтеграція облікової системи та «Вчасно»

Тепер отримуємо повідомлення про статус відправленого документу — підписав його контрагент чи відхилив — в облікову систему. Це дуже зручно. Не треба телефонувати чи писати і запитувати.

Всі документи зберігаються в одному місці, завжди можна легко та швидко знайти потрібний. Це вже не чотири великі коробки з паперами, як було раніше. Наразі ми поступово переводимо на роботу із онлайн-сервісом і клієнтів.

Залучення клієнтів до обміну документами у «Вчасно» стало для нас та для наших клієнтів певним проявом турботи, ознакою клієнтоорієнтованості. Адже вони також заощаджують операційний час на електронному документообміні з нами. Тут виграють всі учасники взаємодії.

Як долаємо заперечення контрагентів

На жаль, досі не всі компанії в Україні усвідомлюють переваги електронного документообігу. Найчастіше стикаємося з тим, що контрагент все ще працює з паперовими документами або використовує іншу систему роботи.

У першому випадку пишемо контрагенту, що відтепер всі наші документи будуть в електронному вигляді, наводимо плюси відмови від паперових, чому це буде вигідно всім і просимо нам також надсилати документи в цифровому форматі.

У другому випадку пояснюємо, що підписати та відправити нам документи через «Вчасно» можна безкоштовно, що це дуже легко, швидко, інтерфейс сервісу зрозумілий та простий.

Зазвичай це спрацьовує. Переконані, що поступово всі компанії відмовляться від неефективної роботи з папірцями та автоматизують свої рутинні процеси.

Більш детально про інтеграцію «Вчасно» у Planfix ми розповіли на вебінарі.


Читайте також: EVO та Rozetka запустили школу електронної комерції. Для кого вона та як проходитиме навчання.

Долучайтесь до Telegram-каналу EVO.Business, щоб не пропустити нові матеріали.