«Клуб закупівельників», що відбувся у Києві 26 березня був присвячений перевагам і недолікам електронних закупівель
Спікерами заходу стали представники агропромхолдингу «Астарта», телеком-оператора Lifecell Ukraine та групи компаній нафтогазового сектору Smart Energy. Вони розповіли як інтегрувати закупівельні систему в компанію, побороти опір колег і налагодити роботу з постачальниками.
Як все починалося
Компанія «Астарта» використовує елемент електронних закупівель з 2011 року.
«Стимулом всьому є лінь. Нам набрид процес торгу: дзвониш одному, другому, третьому постачальнику – і так раз за разом», – зазначає Роман Кравець, начальник управління закупівель агропромхолдингу «Астарта-Київ». – «Те, що люди зазвичай робили цілий день і не завжди ефективно, майданчик дозволив звести буквально до півгодини».
Що стосується інтеграції системи в роботу компанії, то опір було невеликим. Роман зазначає, що пов’язане це було скоріше зі страхами людей, які раніше не робили нічого подібного.
У Lifecell Ukraine впровадили систему ще в 2005 році. «У нас не було часу на страхи і побоювання, нам просто дали команду. За 10 років ми змінили кілька майданчиків, щоб, методом помилок знайти кращий», – зазначає Наталія Подгорна, начальник відділу корпоративних та комерційних закупівель компанії Lifecell Ukraine.
«Якщо компанія маленька, то можна не переходити на електронну систему закупівель. Але коли вона переростає в середню і велику, тоді це стає обов’язковим елементом. І з часом автоматизації прийдуть усі компанії», – говорить Дмитро Марченко, начальник відділу закупівель групи компаний Smart Energy. Там розглядали електронну систему з 2012 року, а в 2014 році почали публікувати перші торги.
Переваги автоматизації та як їх використовувати
У «Астарта» всі закупівлі, незалежно від того відкриті або закриті, відбуваються в системі. Вона повністю інтегрована з іншими системами компанії. У ній працюють закупівельники, внутрішні і узгоджені замовники (керівництво, фінансові директори тощо).
«Система дозволяє підв’язувати процеси і контролювати їх. Тобто можна взяти історію торгів і цін і подивитися, хто поставляв, закуповував тощо. Це окремий шматок роботи, до якого потрібно бути готовим, щоб використовувати систему, як аналітику своїх SKU», – розповідає Роман Кравець, начальника управління закупівель агропромхолдингу «Астарта-Київ».
Lifecell Ukraine ж використовує майданчик для залучення нових клієнтів і для проведення тендерів. Все що стосується контролю бюджету, розміщення заявок і замовлень, контракту, розміщення замовлень, облікової системи, поставки – реалізовано в SAP.
«Для нас важливо, щоб майданчик не давав можливості учасникам бачити ставки конкурентів. Наприклад, нам іноді доводиться закуповувати обладнання. Головні постачальники – Китай і Європа. Вони дають різну якість і ціну. Ми розуміємо, що хочемо європейське, але потрібно знизити вартість і випрошувати ціну. І тут Китай приходить нам на допомогу, знижуючи ціну до тих пір, поки не буде першим – таким чином створюючи бажання у конкурента робити те саме», – ділиться Наталія Подгорна, начальник відділу корпоративних та комерційних закупівель компанії Lifecell Ukraine.
Постачальники: знайти та перевірити
Стати новим постачальником досить легко. На сайті кожної з компаній є спеціальна графа або вказана пошта, куди можна відправляти свої пропозиції і зареєструватися в системі. Для цього обов’язково потрібно завантажити свої документи та обрати бажані категорії.
Для роботи з постачальниками в компанії «Астарта» є модуль «Контрагент», який дозволяє аналізувати постачальників: де вони брали участь, скільки перемог, чи виконували обіцяне. Роман Кравець також зазначає, що керівництво хоче додати статуси: надійний постачальник, перевірений, ненадійний.
«У нас є напрямки, куди нові постачальники приносять найкращі ціни, ніж поточні. Буває опір з боку закупівельника або внутрішніх клієнтів. Але ми завжди робимо перевірки, дивимося якість продукції, запитуємо про поточні клієнтів, просимо референс», – розповідає Наталія Подгорна, начальник відділу корпоративних та комерційних закупівель компанії Lifecell Ukraine.
«У закупівельників взагалі повинно бути в інструкції прописано – постійне дослідження ринку, за який вони відповідають. При закупівлі якихось стандартизованих товарів контролювати нових постачальників нескладно. Чорні списки дуже корисні: знаючи які в минулому були помилки, можна їм запобігти в майбутньому», – ділиться Дмитро Марченко, начальник відділу закупівель групи компаний Smart Energy.
Підсумки та рекомендації
Роман Кравець, начальник управління закупівель агропромхолдингу «Астарта-Київ»: «Вважаю, що будь-яка автоматизація, закупівельна чи ні, приносить користь. Але разом з тим це не прибирає завдання, які стоять перед закупівельниками. Автоматизація не може робити ту експертизу, яку робить людина. Також потрібно ставити собі чіткі цілі. Перше, що можна досягти дуже швидко – грошовий ефект, а потім вже відточувати систему, займатися аналітикою тощо».
Наталія Подгорна, начальник відділу корпоративних та комерційних закупівель компанії Lifecell Ukraine: «Автоматизація – завжди добре, бо це усунення людських чинників, максимальна прозорість процесу. Завжди дивіться й аналізуйте ситуацію, в якій перебуваєте, шукайте найбільш ефективний шлях. Обираючи майданчик, глибоко проаналізуйте наявний досвід, можливі плюси і мінуси, наскільки він підходить конкретно під ваші завдання. Згодна, що опір обов’язково буде, але якщо ви дасте людям очолити цю революцію – тоді все пройде більш гладко».
Дмитро Марченко, начальник відділу закупівель групи компаний Smart Energy: «Так є плюси в автоматизації, але не забувайте, що це не штучний інтелект і на середньому рівні – додаткова робота закупівельника та топ-менеджерів. Але також це публічність, яка додає вартість акцій вашої компанії».
