Часть поставщиков готова обмениваться информацией по заказу с помощью сервиса EDI, другие – только по телефону или емейлу. А расходную и товарно-транспортную накладную вообще большинство готовит и подписывает на бумаге, а отправляет курьером или с водителем. Знакомая ситуация?
Сегодня обмен данными о заказе между ритейлером и поставщиком включает в себя ручные действия, такие как “перенабрать и утвердить поставку”, “отправить по факсу подтверждение”, “отправить курьера”, «передать документы водителю». Это существенно замедляет работу и делает ее однообразной. Но если правильно подойти к выбору сервиса EDI, обе проблемы можно ликвидировать. Как это сделать – рассказывает Антон Скоков, руководитель команды по внедрению онлайн-сервиса обмена документами «Вчасно».
Погрузить всех без исключения поставщиков в EDI – реально
Технология EDI (Electronic data interchange, электронный обмен данными) упрощает взаимодействие торговых сетей с поставщиками и предназначена для приема и обработки заказов. Все крупные ритейлеры Украины со своей стороны уже наладили этот процесс в электронном виде. Но на текущий момент у сетей осталось до 30% небольших поставщиков, которые работают «по старинке» – принимают заказы с помощью электронной почты или телефона.
Главная причина, по которой они отказываются переводить процесс в электронный вид – сложность интеграции. Есть небольшие компании, у которых отгрузка может быть, например, на 200 грн в месяц. Убедить таких предпринимателей завести еще отдельную систему крайне тяжело.
Если говорить о реальных примерах, то с подобной ситуацией столкнулась Rozetka.ua. Но решение нашлось. В ходе сотрудничества с командой «Вчасно» для поставщиков, которым не нужна интеграция и настройки, процесс организовали в web-версии. И сделали его бесплатным. То есть, если клиент очень маленький, он может автоматизировать свои процессы и при этом не потерять в деньгах и не нанимать дополнительных сотрудников.
Все сообщения и документы в электронном виде и на одном сервисе
Взаимодействие торговой сети с поставщиком предусматривает до 10 точек контакта. Это прайс, формирование заказа, подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, отправка расходной накладной и ее подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП), уведомление о принятии товара, заказ на возврат и его подтверждение, подписанная КЭП накладная на возврат и акт сверки взаиморасчетов.
Если все эти процессы осуществляются с помощью почты и телефона, то компания теряет много времени на обработку каждого заказа. А это сказывается на оперативности взаимодействия с конечным потребителем. Электронный сервис позволяет реагировать на запросы моментально, а также исключает ошибку ввода данных.
При этом цифровой формат можно применять даже шире, чем это принято сейчас. Например, многие поставщики используют только несколько документов из цепочки EDI, которые позволяют им отгрузить товар для сети. Остальные же документы готовятся и подписываются на бумаге. Наиболее распространенный случай, когда заказ и его подтверждение осуществляется в сервисе EDI, а расходную накладную поставщик передает водителем. Проверить документы на наличие ошибок представитель сети может только на месте. Если расхождения есть, процесс работы с документами начинается сначала.
Более прогрессивный вариант – использовать сервис, где можно не только сделать заказ, уточнить и подтвердить его, а еще и подписать и согласовать расходные и товарно-транспортные накладные. Это существенно ускоряет процесс. Кроме того, все данные по сделке хранятся в одном месте и доступны на любом устройстве.
Кейс компании Rozetka.ua
На сайте Rozetka.ua в данный момент опубликовано порядка 3,5 млн товарных позиций от разных компаний, и каждый день они все обновляются. То есть поставщик, если у него изменилось наличие, цена и какие-то условия, присылает нам прайс. Благодаря сервису EDI информация актуализируется на сайте автоматически. Если поставщик указывает, что у него нет в наличии этого артикула, отметка о наличии сразу снимается с сайта.
Все остальные процессы, кроме фактической поставки товара, тоже происходят в виде дискуссии о заказе в сервисе. Rozetka.ua отправляет запрос на покупку нужной позиции, там же согласовывается цена, и отправляется подтверждение заказа поставщику. Последний начинает собирать товар, высылает уведомление об отгрузке, там же корректирует количество товара, если оно поменялось в процессе его операционных действий. Вместе с этим он отправляет уже подписанную квалифицированной электронной подписью (КЭП) расходную накладную.
После приема товара поставщику тут же уходит уведомление об этом, а Rozetka.ua подписывает расходную накладную не нужно ждать возврата водителя с этим документом. На основании приема товара поставщик может скорректировать данные в расходной накладной и повторно подписать её, или же сотрудник компании высылает акт разногласий, если товар по каким-то причинам принят не был. Также в сервисе EDI формируются и отправляются поставщику заказы на возврат.
