Какие современные IT-решения помогают руководителю бизнеса снизить затраты, ускорить процесс передачи и подписи разнообразных документов и сделать работу предприятия более эффективной? В первую очередь это электронный документооборот
 |
Оксана Ферчук, руководитель проекта “Вчасно”, рассказывает, почему ее сервис нужен всем без исключения бизнесам и как электронный документооборот меняет нашу страну и нашу реальность. |
EVO.company – группа компаний, известная благодаря крупнейшим украинским маркетплейсам Prom.ua, Bigl.ua, онлайн-маркетплейсу для заказа услуг Kabanchik.ua, площадке для продажи хендмейда и антиквариата Crafta.ua, торговой площадке для проведения государственных и коммерческих закупок Zakupki.Prom.ua. Новый проект EVO.company – система электронного обмена документами “Вчасно”. Как она появилась, каковы перспективы ее развития, что уникального система предлагает украинским предпринимателям, мы выясняли у руководителя “Вчасно” Оксаны Ферчук.
Оксана, расскажите, откуда в компании, которая до этого традиционно занималась проектами, связанными с e-commerce, появилась идея создать систему электронного обмена документами?
Идея пришла как вариант решения собственной проблемы, что часто случается со стартапами. EVO.company ежемесячно генерирует огромный поток документов для клиентов и контрагентов, обрабатываемый вручную. Мы решили этот процесс упорядочить и удешевить. Изучили существующие сервисы и обнаружили, что они нас не удовлетворяют. Возникла идея создать универсальный сервис подписания и обмена электронными документами, который бы полностью решил эти задачи. Клиенты, которых мы подключили к новому сервису “Вчасно”, не просто оказались довольны нововведением, а стали задавать вопросы, можно ли им использовать “Вчасно” и в своей работе. Так пришло понимание, что сервис востребован и будет полезен любому украинскому бизнесу.
В чем суть сервиса “Вчасно”?
Заключая сделку, украинское предприятие обменивается неким набором документов со своим контрагентом. Думаю, всем знакомы ситуации “А был ли уже курьер?”, “Кто забрал мои документы у секретаря?”, “Подскажите, получили ли вы уже наш договор?”. Все сталкивались с потерянными актами, перепутанными адресами и тому подобными недоразумениями. Любой продавец мечтает о ситуации, когда документы с новым клиентом подписаны через несколько минут после заветного “да”. А мечта бухгалтера – все документы отчетного периода подписаны контрагентом за несколько минут и хранятся в легкодоступном но надежном месте.
Наша команда реализовала эти “хотелки”.
“Вчасно” исключает “накладки” с курьерами, потерю, опоздания, необходимость срочно что-то куда-то отправлять, а потом снова переотправлять что-то исправленное. Документ в электронном виде загружается в сервис, вы подписываете его своей электронно-цифровой подписью (ЭЦП), моментально доступ к документу получает ваш контрагент, может подписать документ с помощью своей ЭЦП, задать вопросы в чате сервиса. Все документы хранятся в надежном электронном архиве, не занимают физическое пространство, позволяют легко искать нужный объект и всю информацию, с ними связанную. Все участники транзакции получают уведомления – о том, что в систему поступил новый документ, что он подписан, или к нему появились комментарии.
А законы Украины позволяют обмениваться документами в электронном виде?
Конечно. Электронный документ, подписанный в соответствии с требованиями законодательства, имеет такую же значимость, что и бумажный. Вся первичная документация может вестись и храниться как в бумажной, так и в электронной форме. Об этом говорится в законах Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» и “Про електронний цифровий підпис”.
Обязав предприятия подавать отчетность в электронной форме, ГФСУ научила украинских бухгалтеров не бояться электронных документов и пользоваться ЭЦП. Теперь мяч на стороне бизнеса: нужно просто перевести в электронную форму все первичные документы.
Что именно вас не устраивало в других сервисах, предлагающих электронный документооборот?
Если коротко – дорого, сложно или совсем примитивно. (Улыбается.)
Например, один из игроков украинского рынка – “МЕДОК”, сфокусирован на ведении налоговой документации и отправке налоговых отчетов. А вот система обмена документами между предприятиями у него вторична, реализована, на наш взгляд, неудобно, “по старинке”.
Для работы с сервисом необходимо оплатить покупку программы, докупить модуль документооборота, установить ПО на компьютере сотрудника, есть требования к рабочей станции, не на каждом предприятии можно установить ПО самостоятельно. В общем – куча преград. А теперь представьте, что вы переводите в электронный вид документообмен с 50 000 клиентов. Вам необходимо уговорить их синхронно купить одинаковое ПО, установить его на рабочих станциях своих сотрудников, обучить их пользоваться подобным, прямо скажем, не простым сервисом. К тому же рынок жалуется, что сервис часто “подвисает”, а обслуживание (если до него удается добраться) – не ориентировано на клиента.
Более современный вариант – “Папка 24”. Там обратная проблема: сервис очень простой, фактически ориентирован на частных предпринимателей, перечисляющих деньги внутри системы “Приват 24”. Нам категорически не хватало его функционала.
Поэтому мы создали сервис, с одной стороны, современный и интуитивно понятный в использовании, с другой – полнофункциональный, отвечающий требованиям крупного и среднего предприятия. Для маленьких предприятий и частных предпринимателей мы – простой в использовании облачный веб-сервис. Для более крупного бизнеса мы существенно расширили набор функций: работаем как с pdf, так и с xml-файлами, добавили панель статистических данных для анализа и управления контрагентами, организовали мультиаккаунт (множественный доступ внутри одного предприятия), внедрили “массовые действия” – возможность подписи группы документов, что важно, когда ты работаешь с большим количеством объектов.
Были у конкурентов и пробелы в надежности, которые нас не устроили. Например “Папка 24” позволяет наложить любую подпись на любой документ. Допустим, вы ждете подписанный документ от “Укртелекома”, а сотрудник по ошибке подписал документ своей личной ЭЦП (как частный предприниматель). Система это примет, не заметит ошибки. И никто не заметит, если вручную не проверит.
В сервисе “Вчасно” при каждой подписи мы сверяем реквизиты ключа и документа и не даем возможности подписать документ ошибочным ключом. Это очень важно при массовых действиях, мы исключаем возможность глупой ошибки или злого умысла.
Таким образом, у “Вчасно” появилась своя уникальность на рынке?
Да. Мы создали современный, интуитивно понятный и функциональный сервис. А все, что доступно и просто – становится массовым. Если ты госпредприятие или монополист, то твои клиенты и контрагенты будут работать в той системе, в которой ты скажешь. Но если ты конкурентный бизнес, который заботится о своих клиентах, – ты будешь искать универсальное, простое и недорогое решение, не требующее всех этих танцев с бубнами. Мы соединили в одном продукте то, что называется out-of-the-box-solution и SaaS (software as a service) технологию. Получилось удобное решение на основе цифровых технологий.
Возможность использования сервиса “Вчасно” не зависит от того, какое оборудование у ваших контрагентов или клиентов, есть ли у них IT-команда или ERP-система. Мы поддержим любой вариант. Если твой поставщик частный предприниматель или маленькое предприятие – он будет пользоваться веб-сервисом в любое удобное для него время из любого места. Если клиент – среднее предприятие, у которого установлена программа 1С, – он сможет провести интеграцию с нашим сервисом и получать нужные документы в 1С.
На практике это означает, что, переходя на электронный документооборот, ты можешь не дробить свою базу и обеспечить все 100% своих клиентов сервисом электронного обмена документами “из одних рук”.
Ну и важная деталь: если ты как предприятие принял решение о работе в сервисе “Вчасно”, то твои клиенты смогут работать в сервисе и подписывать твои документы бесплатно. А также получат все преимущества работы с электронными документами: электронный архив, быстрый поиск, быстрый доступ. Для тех, кто сомневается – есть возможность по старинке распечатать подписанный сторонами документ и положить его в папку, чтобы спалось спокойнее (улыбается).
Сколько времени занимает разработка такого проекта, какая команда нужна для этого?
Наша команда написала первую версию продукта за 2 месяца, через 3 недели открыли сервис для клиентов. Первым лояльным и терпеливым клиентом стали Zakupki.Рrom.ua. Именно им мы обязаны быстрым выходом в массы и набором пользователей. Затем подключили клиентов Prom.ua.
Неоценимое преимущество – это возможность работать со своими первыми клиентами на одной площадке, моментально корректировать продукт на основании “живых” комментариев, самим чувствовать все плюсы и минусы сервиса. Это сэкономило кучу времени и позволило сделать сервис максимально удобным и функциональным со старта!
Есть еще одно преимущество, или лайфхак: 70% нашей команды – это ребята, уже работавшие в проектах Evo.company, плюс команда менторов (не путать с дементорами :)), которая помогала запустить проект. Мы не потеряли ни минуты на настройку административных процессов, знакомство или “притирку” – могли заниматься исключительно разработкой, с помощью менторов до сих пор получаем моментальную помощь и поддержку.
Ну и самое главное – собралась уникальная команда. У нас есть спец с глубокой финансовой экспертизой, свой “тренер”, “гуру” разработки, есть продажи и обслуживание, дизайн и управление продуктом, маркетинг и PR. Почти каждый из нас – “человек-оркестр”, отвечает не только за свой участок, но и за соседние. Мы все ежедневно чему-то учимся: друг у друга, у клиентов, у соседних проектов. И верим в “безбумажное” будущее.
О безопасности: где хранятся документы в «безбумажном» будущем, есть ли вероятность, что они будут утеряны?
Вероятность такого события близка к нулю. Обмен данными происходит по протоколу https, сами документы хранятся в облачном сервисе Amazon. Конечно, остается “человеческий фактор”, пароль и логин к системе можно “передать”. Чтобы уменьшить этот риск, по желанию клиента мы можем настроить более строгие правила авторизации сотрудников.
Любой стартап “допиливается” в процессе создания, в том числе с помощью обратной связи. Были ли идеи для улучшения, которые вы получили от своих пользователей?
Отклики и требования наших существующих и потенциальных клиентов – это и есть наш roadmap развития. Без преувеличений. Мы видим комментарии наших клиентов в онлайн, ежедневно общаемся с новыми клиентами на встречах и по телефону, видим их потребности и опасения. Регулярно собираемся командой и приоритезируем эти запросы по степени влияния на популярность (насколько больше пользователей сможем привлечь) и удовлетворенность сервисом. И отправляем в разработку.
Иногда требуется основательно поработать, иногда же клиенты предлагают очень простое решение, которое сильно меняет их восприятие. К примеру, у нас попросили «визуализацию» печати на подписанных документах: людям хотелось привычной «отметки». Несложное решение, которое помогает клиентам легче адаптироваться в новой схеме документообмена.
Есть какая-то специфика в ожиданиях клиентов? Чего они ждут от сервиса?
Клиенты ждут от вас удобных цифровых решений. Они уже готовы к использованию цифровых облачных сервисов в бизнесе и в повседневной жизни. Их научили облачные CRM-системы, почтовые сервисы, облачные дата-центры – вы можете продолжить сами. Каждое предприятие в Украине использует ЭЦП. А до конца года индивидуальную ЭЦП получит и каждый мобильный клиент, а значит, каждый платежеспособный украинец. Важно не упустить этот тренд.
Знаете, какая ассоциация у меня по поводу “Вчасно”? Работая в телекоме, я не раз видела внедрение CRM-систем. Еще 10 лет назад CRM-система стоила 100-200 тыс. долларов. Для ее развертывания приезжали специалисты, несколько месяцев проводили интервью, писали технические задания, согласовывали спецификации, дописывали модификации, учили с ней работать наших экспертов… А потом появились облачные CRM-системы, типа Битрикса, АМО CRM, Salesforce. Они за вменяемую абонплату в 20-30 долларов в месяц моментально продают тебе нужный функционал. Тебе не нужна сложная интеграция, не нужны IТ-спецы и продакт-менеджеры на полгода.
Такой подход дал возможность воспользоваться услугами CRM-систем огромному количеству средних и мелких бизнесов, которые раньше об этом и не мечтали.
“Вчасно” стало именно таким решением. Нет сложных интеграций, многостраничных спецификаций и месяцев напряженной работы с непредсказуемым результатом. Регистрируешься в сервисе, настраиваешь доступ для своих сотрудников, предупреждаешь партнеров – и пользуешься сервисом уже сегодня.
По идее, появление такого простого универсального сервиса должно способствовать тому, что все больше предприятий будут переходить на электронный документооборот…
Да, практически уверены в этом. В последующие 3-4 года украинский бизнес массово перейдет на новую технологию. При этом сегодня только единицы пользуются электронными документами. Мы оцениваем емкость рынка услуг по обмену электронными документами в 40 млн долл., хотим занять долю в 30%. Основное внимание будем уделять тем, кто еще не знает о преимуществах цифровых бизнес-процессов, тем, кто считает что электронный документооборот – это дорого и долго. Наша задача – рассказать рынку, что теперь это просто, доступно и современно. И в этом помогает экспертиза EVO.company – мы признанный эксперт и лидер в массовых цифровых сервисах.
Какова стоимость сервиса?
У нас много вариантов. Для небольших бизнесов или как тестовый вариант доступна опция “10 документов в месяц бесплатно”. Небольшое предприятие, которое не понимает своего объема документов и не хочет покупать пакет, может платить за каждый документ, загруженный в сервис, тариф начинается от 2 грн. Если компания понимает свой объем – удобным решением становится годовой абонемент, он начинается от 2880 грн в год и зависит от количества документов. При этом на стоимость не влияет количество твоих контрагентов – ты можешь подключить к сервису любое количество партнеров, и они смогут работать с твоими документами бесплатно.
Как по-вашему, что глобально в стране и в мире изменится, если “Вчасно” добьется своей цели?
Существенно изменится ситуация в трех аспектах.
Первое: наличие бумажного документооборота оставляет возможности для махинаций. Можно “задним числом” подписать акты, можно их потерять, заменить. Что с одной стороны оставляет возможность манипуляций со стороны сотрудников, с другой – “дает пищу” при налоговых проверках: утерянный или некорректный акт – это штраф для предприятия и налоговые последствия.
Введение электронного обмена документами и, как следующий шаг, введение электронных налоговых проверок повысит прозрачность взаимодействия бизнеса с бизнесом, бизнеса с налоговой, нивелирует “человеческий фактор” и снизит коррупционные риски. В США проверяется 1 процент предприятий. Один! А не 99, как у нас. Остальные проверки проходят в автоматическом режиме.
Мы уже обсуждаем возможность загрузки документов из нашей системы в электронный кабинет ДФСУ. И если документ есть у тебя в системе, проверяющий уже не придумает его отсутствия или его некорректности. Все становится прозрачным. Как говорят коллеги в ProZorro: хотите убрать коррупцию? Фиксируйте каждый шаг и делайте его прозрачным.
Второй аспект. В Украине большое количество деловодов – это люди, которые за минимальную зарплату заняты перекладыванием бумажек с места на место. А ведь основной ресурс государства на глобальном рынке – это его граждане и добавочная стоимость, которую они ежедневно создают на рабочем месте. Электронный документооборот позволяет отдать рутинную работу машинам, освободив время сотрудников для интеллектуальной и в конечном итоге высокооплачиваемой деятельности. Сотрудники в бизнесе должны создавать ценность для клиента!
Ну и третий аспект – экологический. Каждое предприятие тратит на документооборот огромное количество бумаги, которое нужно потом где-то хранить, при этом иметь возможность как-то найти, и время от времени утилизировать. Бухгалтеры и финансовые директора просто фантастически реагируют на возможность сэкономить тонны бумаги и гектары леса. Потенциально это колоссальный экологический бонус. Плюс улучшается платежный баланс страны: практически вся закупаемая бумага – импортная.
Так что начинаем перемены с себя, предлагаем меняться бизнесу, вместе с продвинутым бизнесом изменим страну.
