Упрощение ежедневной работы с документами и переход на электронный документооборот – это экономия ресурсов и времени
Об опыте внедрения электронного документооборота и о бонусах, которые приносит новая система, рассказывают представители компании «Пост Финанс», входящей в Группу компаний «Нова Пошта».
Болезни роста: нужна оптимизация
Решение о внедрении электронного документооборота во всей Группе компаний «Нова Пошта» было логичным и своевременным. Оно стало следствием мощного роста компании в последние годы – документооборот с контрагентами рос стремительно и беспощадно. Тогда мы задумались о сервисе электронного документооборота – и почти выбрали M.Е.Doc. Однако вирусная атака (вирус Petya, поразивший многие компьютеры именно через эту программу. – Прим. ред.) вынудила подумать еще раз и выбрать сервис «Вчасно».
Первым в структуре Группы компании «Нова Пошта» на принятое решение откликнулся «Пост Финанс» – каждый месяц с приближением сроков отправки документов сотрудники этой компании целыми днями заклеивали конверты с актами выполненных работ. Внедрение «Вчасно» прошло быстро: документы этой компании наименее трудоемкие во всей ГК «Нова Пошта».
Как работает электронный документооборот
«Вчасно» – система электронного документооборота, с помощью которой «Пост Финанс» теперь легко обменивается документами с большинством контрагентов. Вместо привычной многоуровневой системы «подготовь документ – поставь печать – подпиши – положи в конверт – отправь» работает простой алгоритм: документ из 1С загружается во «Вчасно», там на него накладываются электронные печать и подпись – и контрагент получает сообщение о том, что для него во «Вчасно» есть документ.
Его дальнейшие шаги просты: согласовать и там же наложить подпись и печать, или не согласовать – и внести правки, которые тут же доступны в «Пост Финанс». И так до тех пор, пока не будет найдено компромиссное решение, после чего подписанный документ затянется в систему «Пост Финанс». Благодаря постоянно доступному статусу каждого документа, коммуникацию с каждым из партнеров легко контролировать, не теряя время на ожидание.
Нюансы внедрения
Для того, чтобы заработал электронный документооборот, нужно совершить несколько простых действий. В частности, предоставить разработчикам из «Вчасно» печатные формы документов, которые используются в обороте. Те заливают их в свой сервис – и электронные формы интегрируется с учетной системой компании.
Система электронного документооборота «Вчасно» – это облачный сервис. Для внедрения электронного документооборота через «Вчасно» не требуется установка дополнительных программ на компьютер и их настройка – нужен лишь доступ к интернету. Благодаря этому «Вчасно» не может быть «проводником» для компьютерных вирусов; документы хранятся на облачном сервисе и надежно защищены.
Переходной период, во время которого происходили настройки интеграции, в «Пост Финанс» длился месяц. Но после началось самое сложное – взаимодействие с контрагентами.
Как убедить контрагентов перейти на электронный документооборот
Причины не соглашаться на электронный документооборот были разнообразны. Кто-то привычно сопротивлялся новому, кто-то был убежден в большей надежности и достоверности бумажных документов, другим не хотелось получать электронную подпись и регистрироваться в системе «Вчасно».
Сейчас в «Пост Финанс» продолжается процесс перехода контрагентов на «Вчасно»: из 1500 на бумаге еще работают около 350-ти. Сократить и эту цифру менеджерам «Пост Финанс» помогают обучающие видеоматериалы, представленные разработчиками сервиса – это видеоролики про его удобство, простоту и преимущества.
В то же время преимущества для самой компании более чем очевидны:
- вместо 25 пачек бумаги уходит всего 5,
- время работы над документами сократилось в такой же пропорции – с 25 до 5 минут,
- суммарная экономия ресурсов составляет порядка 50 тысяч гривен в месяц.
Еще один важный аргумент – повышенный уровень лояльности сотрудников «Пост Финанс» по отношению к компании, где им теперь не приходится заниматься бумажной работой в прямом смысле слова. Цель компании – перейти на полностью электронный документооборот, довести этот процесс до полного автоматизма и при этом сократить время работы с каждым контрагентом до минимума. И с качественными сервисами это – легко.
