Интеграция разных цифровых решений предлагает украинскому бизнесу лучшие решения для управления бизнес-процессами
Автоматизация и достижение максимальной эффективности бизнес-процессов – то, к чему стремится каждая компания. Одни начинают с замены бумажных документов электронными и начинают использовать цифровые сервисы документооборота, другие сперва внедряют системы управления.
Если правильно интегрировать эти два решения, это позволит запустить эти два процесса одновременно и быстрее перестроить работу компании.
Как это работает – на примере интеграции платформы ПланФикс и сервиса онлайн-обмена документами «Вчасно» рассказывает Николай Малый, руководитель компании ProcessFather.
Платформа для управления предприятия ПланФикс, кроме массы других функций, позволяет организовывать документооборот компаний. Но загвоздка в том, что платформа пока не умеет работать с квалифицированной электронной подписью (КЭП, раньше ЭЦП – электронная цифровая подпись). А «Вчасно» как раз позволяет подписывать любые юридически значимые документы. Поэтому мы решили провести интеграцию двух цифровых решений и таким образом избавить пользователей от локальной перегрузки файлов из одного сервиса в другой.
Как это работает
Много украинских компаний уже используют и систему управления, и электронный документооборот. Только до интеграции их работа с двумя отдельными решениями была сложнее. Для начала нужно было быть пользователем и ПланФикс, и «Вчасно». Если говорить непосредственно о документообороте, то сначала приходилось формировать документ по шаблону или выгружать его из отчета в ПланФикс, сохранять у себя на компьютере. Дальше нужно было открыть «Вчасно» и загрузить документ с компьютера, потом правильно выбрать контрагента. И только после этого можно было подписывать документ с помощью КЭП и отправлять.
Этим документам уже присвоены контрагент-адресат и номер, поэтому пользователю достаточно наложить подпись и отправить партнерам. А благодаря функции массового подписания это можно сделать в несколько кликов за пару минут.
Недавно в ПланФикс появился функционал, который позволяет добавить любую кнопку в задачу или процесс. Одним из вариантов его реализации стала кнопка «Отправить во «Вчасно»».
Почему именно электронный документооборот
Электронный документооборот – отличное решение для менеджеров, предпринимателей, бухгалтеров и всех, кто вовлечен в деловую деятельность в любой сфере. Даже небольшие компании готовы оцифровывать работу с документами. Это помогает избавиться от огромных стопок распечатанных договоров, счетов, актов выполненных работ, больше не покупать тысячи конвертов и не заниматься упаковкой бумаг, избавляет от необходимости совершать рейды на почту.
Переход на электронный формат позволяет хранить документы в «облаке», а также иметь к ним доступ в любое время с компьютера или телефона.
Уже в ближайшее время мы планируем доработать существующий функционал и отображать статус документа из «Вчасно» прямо в задаче ПланФикс.
Один из наших клиентов – компания по предоставлению юридических услуг – решил изменить бизнес-процессы. Сейчас все процессы, от первого контакта с потенциальным клиентом до отправки акта выполненных работ, отрабатываются в полуавтоматическом режиме. Единственным «внешним» элементом системы была платформа «Вчасно», для использования которой приходилось покидать привычную операционную рабочую среду.
После появления интеграции между ПланФикс и «Вчасно» стало легче передавать документы из одной системы в другую, ушли рутинные действия по сохранению и пересылке документов.
Благодаря интеграции платформ пользователи получили экономию времени и минус три шага в процессе работы с документами. А для бизнеса время и эффективные процессы – один из самых ценных ресурсов.
ПланФикс ― это многофункциональный и эффективный инструмент-конструктор систем управления коллективной работой. С помощью ПланФикса можно организовать совместную работу над проектами, задачами и поручениями, а также легко вести учет различных параметров деятельности компании. ПланФикс обеспечит своевременное уведомление о предстоящих делах и задачах, облегчит организацию встреч и корпоративных событий, поможет отслеживать важные для сотрудников и клиентов даты. ПланФикс всегда помнит нужные контакты и хранит все обсуждения по проектам и задачам.
«Вчасно» – онлайн-сервис для обмена, подписания и хранения любых юридически значимых документов (соглашений, актов выполненных работ, счетов и т. п.). Работает со всеми видами ключей КЭП (квалификационной электронной подписи) и услугой Mobile ID. Проект бизнес-направления компании EVO. Уже сейчас на электронный документооборот только через «Вчасно» перешли более 62 тысяч компаний Украины.
