Mobile ID и электронный документооборот: опыт lifecell

Компания lifecell полгода тестирует электронный документооборот и работает над технологией Mobile ID – с помощью сервиса онлайн-обмена документами «Вчасно»

lifecell тестирует Molile ID и электронный документооборот - фото
nashkiev.ua

Один из трёх крупнейших мобильных операторов – компания  lifecell – перевела часть документов в электронный вид и обменивается ими с партнерами именно в таком формате. Причем для подписания со стороны lifecell используется технология Mobile ID.

Тамара Кучугурная, Вчасно - фото Как происходит этот процесс, рассказывает Тамара Кучугурная, директор по развитию онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно».

Первые шаги к электронным документам

Внедрение электронного документооборота в компании  lifecell пока находится на стадии пилота. В течение полугода они обмениваются со своими партнерами  юридически значимыми документами с помощью сервиса «Вчасно».

Пока это всего два вида документов, и если говорить в цифрах  – это порядка тысячи документов в месяц. Но в планах – перевести в электронный вид более 30 процессов.

«Основные преимущества электронного документооборота для нас – это экономия времени, прозрачность ведения документации и повышение эффективности процессов в компании.

Электронный документооборот помогает сэкономить большую часть рабочего времени сотрудников и партнеров, работающих с договорами, счетами, накладными и т.п. В результате на поиск, согласование и утверждение документов онлайн тратятся секунды, а время на их передачу не тратится вообще.

Не последнюю роль в решении перейти на электронный документооборот сыграла также экологическая составляющая – как социально ответственная компания мы рады, что внедрение подобного решения помогает нам сберечь природные ресурсы»,  – рассказывают в lifecell.

Особенности работы с документами в lifecell

У  lifecell – нестандартная процедура подписания документов. И заключается она в том, что несколько руководителей должны ставить свои электронно-цифровые подписи (далее ЭЦП  – ред.). В связи с этим команда «Вчасно» разработала специальный функционал – последовательность подписания.

Суть его в том, что пока документ не подписан одним руководителем, не может подписать второй, третий – и документ не может автоматически отправиться контрагенту. Если по факту, то документ вообще не появляется у второго подписанта, пока не подпишет первый. Как только первая ЭЦП наложена, приходит оповещение о необходимости подписать второму участнику процесса, и так по цепочке.

Опыт внедрения электронного документооборота

В пилоте подключения lifecell ко «Вчасно» предполагалось участие более 200 партнеров. Сейчас, по факту, электронный документооборот реализован с 83% из них. Большинство партнеров с радостью восприняли возможность перехода на онлайн-обмен документами и оперативно подключились к системе. С частью партнеров процесс находится в стадии переговоров.

«Удивительно, но самая большая сложность, с которой мы столкнулись в пилоте, – это бюрократические процессы в крупных компаниях, на изменение которых требуется время. Мы сами находимся на этом нелегком пути, но с гордостью можем отметить большой прогресс в этом вопросе», –  рассказывают в lifecell.

2-3 недели занимал процесс с момента подготовки документа до получения подписанного двумя сторонами документа. Сегодня это занимает не более 1-2 дней

Кроме того, мы экономим на бумаге, почтовых затратах и т.д. Отдельно руководители, задействованные в пилоте, отмечают удобство пользования системой и значительную экономию своего времени на подписание документов.

Тестирование технологии Mobile ID внутри компании

Важной особенностью работы lifecell с электронным документооборотом является то, что руководители компании используют технологию Mobile ID. Она позволяет подписывать  документы в течение нескольких секунд прямо с мобильного телефона  – благодаря тому, что ключ ЭЦП хранится прямо на SIM-карте.

Преимущество этой технологии  – в дополнительной безопасности и удобстве. Во-первых, для ЭЦП не нужна отдельная флешка или другое устройство, которые необходимо носить с собой и есть риск забыть или потерять. С флешки можно скопировать ЭЦП и скомпрометировать человека. Скопировать ЭЦП с SIM-карты невозможно, поскольку SIM-карта является надежным защищенным носителем.  

Mobile ID – это удобно, поскольку подписать документ можно в любое время и в любом месте, используя только свой смартфон

Как рассказывают в компании  lifecell, тестирование Mobile ID в сервисе «Вчасно» нужно, чтобы понять и ощутить на себе, как будет работать технология. Чтобы, пройдя все этапы на собственном опыте, можно было объяснить пользователям, зачем им Mobile ID, как технология облегчит им жизнь и оптимизирует работу с документами и еще много других бизнес-процессов.

Важность цифровой трансформации компаний

В компании  lifecell считают, что для того, чтобы цифровые процессы стали более массовыми, бизнесу необходимо доносить информацию о  безопасности и выгоде такого подхода для своих предприятий. Цифровая трансформация постепенно набирает обороты и в нашей стране, и для эффективной работы рано или поздно все компании будут вынуждены максимально автоматизировать свои внутренние процессы. Выиграет тот, кто раньше осознает важность этих изменений.